Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 85 még rendezettebbé. Továbbrendeznek pl. akkor, amikor az időrendi alapon evrendezett levéltári anyagot — megmaradva az időrendi alapon — hónapok és napok szerint tagolják kisebb részekre. Továbbrendeznek akkor is, amikor a nagyobb tárgykörű tárgyi egységeket kisebb tárgykörűekre bontják fel, pl. a kiküldetési ügyek iratait tartalmazó tárgyi egységeket két kisebbre tagolják: a bel- és külföldi kiküldetési ügyek irataira. A továbbrendezés különböző levéltári szintekig lemenőén történhetik, különböző szintű rendezés lehet. Az átrendezés olyan levéltári rendezés, amelynél a rendezésre kerülő levéltári anyag rendszerezési alapját és rendszerét megváltoztatva teszik az anyagot még rendezettebbé. Átrendeznek pl. akkor, amikor az időrendi alapon rendezett anyagból tárgyi alapon alakítanak ki levéltári egységeket. Ez kétféleképpen történhetik. Evrendezett anyag tárgyi alapon történő átrendezésének pl. egyik módja az, hogy egy-egy év anyagát bontják tárgyi egységekre. Ebben az esetben a kialakított új egységek kisebbek, alacsonyabb szintűek lesznek az átrendezett régieknél. A másik lehetőség pedig az, hogy az evrendezett anyag bontása során kialakított tárgyi egységek közül az azonos tárgyúakat közös egységbe vonják össze. Ebben az esetben a kialakított új egységek nagyobbak, magasabb szintűek lesznek az átrendezett régieknél. Az átrendezés mindkét fenti módjánál megmaradhat az átrendezett anyag korábbi rendszere is. Az egyik esetben az évrendi egységek változatlanul maradnak, csak tovább tagolódnak tárgyi egységekre. A másik esetben pedig az évrendi egységek tárgyi alapon kialakított részei maradnak meg, s a belőlük kialakított tárgyi egységeken belül évrendben kerülnek egymás mellé. Az átrendezett anyag az átrendezés előtt csak időrendi alapon, évek szerint tagolódott. Az átrendezés után két alapon tagolódik: időrendin és tárgyin. Az egyik esetben először évek, azokon belül tárgyak szerint. A másik esetben pedig először tárgyak, azokon belül évek szerint. Mint minden levéltári rendezésnek, az átrendezésnek is az a célja, hogy az anyag használatát megkönnyítse. Előfordul azonban, hogy nem minden használó elégedett az átrendezéssel. Van olyan kutató, aki bosszankodik azon, ha az időrendben levő misszilis leveleket a levéltár címzettek és levélírók szerint átrendezi, és az időrendet csak az így kialakított egységeken belül tartja meg. A fentiekben tárgyalt különböző fajta rendezések során gyakran előfordul, hogy valamely levéltári egység rendszerbeli helye megváltozik, régi helyéről újra kerül. Ilyenkor a régi helyen utalni szoktak az újra. Az utalás többféleképpen történhetik. Egyik módja az új helynek a segédletben való feltüntetése a helyét változtató egységről szóló helyen. Másik módja az utalásnak utalólap helyezése a régi helyre. Az utalólapon fel kell tüntetni a kérdéses egység régi és új leváltási jelzetét. A vertikális levéltári rendezés, a levéltári anyag vertikális tagolása során egy vagy több új levéltári szint alakul ki. A rendezési szint az a legalsó levéltári szint, ameddig lemenőén a levéltári rendezés történik. A rendezési szintek tehát a levéltári szinteknek felelnek meg, azok nevével nevezik őket. A rendezési szint alapján, vagyis aszerint, hogy a rendezés milyen levéltári szintig lemenőén történik, a levéltári rendezésnek számos fajtáját különböztetik meg. Ezek közül legjelentősebb a fondszintű rendezés. A fondszintű rendezés, amelyet fondok kialakításának is neveznek, a levéltári anyagnak fon dókig lemenő rendezése, amelynek során levéltári fondokat alakítanak ki,