Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

86 Ember Győző illetve már korábban kialakítottakat kiegészítenek. E rendezés mindenféle levéltári rendezés alapja, minden levéltári intézmény első számú rendezési feladata. E feladat megoldását követi egyrészt a kialakított fondok csoportosítása, másrészt a fondon belüli rendezés, a fondok kisebb levéltári egységekre bontása, tagolása. A fondcsoportosítás a levéltári rendezésnek az a fajtája, amelynek során a levéltári fondokat nagyobb, a fondok szintjénél magasabb szintű levéltári egységekbe vonják össze. A fondok csoportosítása, náluk magasabb szintű egységek kialakítása nem feltétlen követelmény, csak akkor szükséges, ha számuk nagy, jellegük különböző, csoportosítás nélkül nehéz eligazodni közöttük. Ha csoportosítani nem is mindig szükséges a fondokat, egymás közötti sorrendjüket mindig meg kell állapítani. Ez fondszintű vertikális rendezésüket jelenti, és csoportosítás esetén a fondoknál magasabb szintű egységeken belül kell megtörténnie. A fondok csoportosítása során kialakított levéltári egységeket különböző néven nevezik: fondcsoportoknak, levéltáraknak, szekcióknak mondják. Ezek az egységek különböző szintűek is lehetnek. A Magyar Országos Levéltárban pl. fondcsoportokról nem beszélnek, ezeket levéltáraknak hívják. A szekciók itt a levéltáraknál is magasabb szintű egységek, általában több levéltárat fognak egybe, kivételesen azonban egyes, nagy terjedelmű, levéltárak egyben szekcióknak is minősülnek, mint pl. a Magyar és az Erdélyi Kancelláriai, valamint a Helytartótanácsi levéltár. A fondoknál magasabb szintű levéltári egységeket természetesen ugyanúgy horizontálisan is rendezni kell, mint a fondokat. Ezeknek az egységeknek a rendezés után kialakult rendszerét nevezik az illető levéltári intézmény egész levéltári anyaga tektonikájának, röviden levéltári tektonikának. k-^fondón belüli rendezés során, amelyet helytelenül a fondok megbontásának is szoktak mondani, többféle rendezési szintet alakítanak ki, és ezeknek megfelelően különböző szintű rendezéseket különböztetnek meg. Ennek megfelelően beszélhetünk állag-, sorozat-, tétel-, ügyirat-, darab- (ügyiratdarab-) és egyes iratszintű rendezésről. Miként a levéltári szinteket, a rendezési szinteket is 3 nagy kategóriába szoktuk összevonni, s ezeknek megfelelően beszélünk felső, közép- és alsó szintű rendezésről. A felső szintű rendezés a felső levéltári szintek — szekciók, levéltárak vagy fondcsoportok, fondok és állagok — valamelyikén történik. A középszintű rendezés a közép levéltári szintek — sorozatok, tételek — valamelyikén történik. Középszintűnek nevezzük továbbá az alsó levéltári szintek valamelyikén — rendszerint az ügyiratokén — történő rendezést is abban az esetben, ha az e szintet meghatározó levéltári egység (pl. az ügyirat) a kérdéses levéltári rendszerben a legkisebb raktári egységen (pl. csomón vagy dobozon) belül a legnagyobb levéltári egység. Ennek az a magyarázata, hogy középszintű rendezettségnek a levéltári rendezettségnek azt a fokát tekintjük, amelyen a kialakított legkisebb levéltári egységek általában nem nagyobbak a legkisebb raktári egységeknél. Más szavakkal: középszinten rendezett az a levéltári anyag, amely a legkisebb raktári egységeken belüli legnagyobb levéltári egységek szintjén rendezett. Az alsó szintű rendezés az alsó levéltári szintek — ügyiratok, ügyiratdarabok, egyes iratok — valamelyikén történik. Fentebb már volt szó róla, hogy az ügyiratok szintjén történő rendezés bizonyos esetben nem alsó, hanem középszintű rendezésnek minősül.