Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

84 Ember Győző A rendszerezés és rendezés vezérelve a proveniencia kell, hogy legyen, de annak nem merev változata. Ez azt jelenti, hogy a szerves fondokat megbontani nem szabad, de e fondokon belül már nem kell ragaszkodni az iratok keletkezésekor, illetve az irattárakban kialakult eredeti rendszerekhez és rendhez. A fondokon belüli rendszerezés alapjait úgy kell megválasztani, hogy az azonos vagy közös tárgyú iratok egymás mellett vagy egymáshoz közel legyenek, és amikor a kutatók rendelkezésére bocsátják őket, ne különböző helyekről kerüljenek elő, illetve oda vissza. A fondokon belüli magas szintű levéltári egységeket, az állagokat ajánlatos a fondképző szervek és személyek hatáskörét vagy funkcióját, illetve az arra épülő szervezetét véve alapul kialakítani. A középszintű egységek: sorozatok, alsorozatok és tételek kialakítására az iratfajtai és a tárgyi rendszerezési alap a legcélszerűbb. A mély szintű egységek kialakításánál pedig a számrendi és a betűrendi alap vehető elsősorban figyelembe. A levéltári rendezés fajtái Az előzőkben a levéltári rendezés előkészítéséről, a rendezésre kerülő levéltári anyag előzetes vagy első áttekintéséről és a rendezési tervről mondottak, bár elméleti vonatkozásuk is van, inkább a rendezési munka gyakorlati részéhez, a rendezés elveinek a gyakorlatban történő érvényesítéséhez, a rendezés módszertanához tartoznak. Vonatkozik ez a levéltári rendezés különböző fajtáira is, amelyekről a következőkben lesz szó. A levéltári rendezés fajtáit két csoportba sorolhatjuk. Az egyikbe azokat, amelyek a levéltári szintektől függetlenül, a levéltári anyag bármely szintjén végezhetők. Ezek: a vertikális, a horizontális, az ellenőrző, a kiegészítő, a tovább- és az átrendezés. A vertikális rendezés magasabb szintű levéltári egység bontása alacsonyabb szintű levéltári egységekre, vagypedig alacsonyabb szintű levéltári egységek összevonása magasabb szintű levéltári egységbe. Vertikális rendezés pl. egy fond bontása állagokra, vagy pedig ügyiratok összevonása egy tételbe. A horizontális rendezés azonos szintű levéltári egységek egymás közötti rendjének, sorrendjének a kialakítása. Ilyen rendezés pl. egy levéltáron (fondcsoporton) belüli fondok vagy egy fondon belüli állagok, avagy egy sorozatonbelüli tételek sorrendjének a kialakítása. Az ellenőrző rendezés a levéltári anyag, illetve valamely levéltári egység rendjének ellenőrzése, és amennyiben az megbomlott, helyreállítása. A rend ellenőrzése különböző szintekig lemenőén történhetik, az ellenőrző rendezés ennek megfelelően különböző szintű lehet. A kiegészítő rendezés a levéltári anyag bizonyos részének, amely valamilyen okból elkerült helyéről, oda történő visszahelyezése. Ezért visszahelyezésnek (reponálásnak) is szokták nevezni. A visszahelyezés (reponálás) kifejezés nemcsak a levéltári rendezés egyik fajtáját jelenti, hanem a levéltári ügyvitel és a levéltári kutatószolgálat egyik fázisát is, a levéltár irattárából vagy a levéltári anyagból valamilyen célra (pl. csatolásra, kutató használatára stb.) kiemelt irattári vagy levéltári anyagnak a helyére történő visszatételét. A továbbrendezés a levéltári rendezésnek az a fajtája, amelynél a rendezésre kerülő anyag rendszerezési alapját és rendszerét megtartva végzik a rendezést, teszik az anyagot