Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 83 lehetne belőle kialakítani. Erre azonban nem került sor. Minden valószínűség szerint nem is fog sor kerülni, hacsak valamilyen katasztrófa következtében a két gyűjteményhez rendelkezésre álló, igen jól használható, az egyes iratok szintjén készült segédletek lajstromok és mutatók — meg nem semmisülnek, a róluk készült filmmásolatokkal együtt. Ezek a segédletek, amelyeket még a magyar kamara levéltárának tisztviselői készítettek, megóvták a két gyűjteményt attól, hogy fondszintű rendezésnek vessék alá és ennek során felrobbantsák őket, irataik túlnyomó többségét visszahelyezzék eredeti helyükre, azokba a szerves fondokba, amelyekből kiemelték őket. A más fondba kerülést csak a Mohács előtti iratok nem kerülhették el, igaz, nem csupán ennél a két gyűjteménynél, hanem a Magyar Országos Levéltárban őrzött más fondoknál sem. Az egyes iratok szintjén készült, jól használható segédletek nemcsak a fondszintű, hanem minden egyéb levéltári rendezés alól is mentesítették a két gyűjteményt. A Magyar Országos Levéltár úgy tartja nyilván e gyűjteményeit, hogy az egyes iratok szintjén rendezett, rendezésre nem szorul. Ez azonban nem felel meg a valóságnak. Valójában mindkét gyűjtemény rendezetlen, ha segédletei megsemmisülnének, nem azokat kellene pótolni, hanem az iratokat rendezni, majd új segédleteket készíteni hozzájuk. Segédletek megléte persze nemcsak a fondok kialakításánál, a fondszintű rendezésnél jelent problémát, hanem a fondon belülinél is. A rendezési terv készítésekor itt is szembe kell nézni vele. Levéltáraink', köztük a Magyar Országos Levéltár is, hosszú időn keresztül azt a gyakorlatot követték, sőt alkalmazzák még ma is, hogy a fondon belüli rendezést az anyag korábbi rendjének az iratokon található jelzetek alapján történő megállapításával kezdték, és ezt a régi rendet, ha az azt tükröző segédletek megvoltak, és az iratokon olvasható jelzetekre utaltak, feltétlenül megtartották, ha felbomlott, helyreállították, de általában akkor is ezt tették, ha a segédletek már nem állottak rendelkezésre. Uj rendezésre az anyagnak csak az a része került, amelynek korábbi, a levéltári intézménybe kerülés előtti rendje nem volt megállapítható és helyreállítható. A rendezésre kerülő fond így automatikusan két részre, mondhatjuk: állagra, tagolódott, a régi, a levéltárba kerülés előtti rendezésen átment, illetve az új, a levéltári rendezés során kialakult részre. Családi levéltárak esetében - a Magyar Országos Levéltárban 1945 előtt szinte kizárólag ilyen levéltárakat rendeztek — az első rész a ,,családi rendezés", a második a „levéltári rendezés" címet kapta. Ennek a gyakorlati haszna abban rejlett, hogy a rendezést, illetve annak egyik részét meggyorsította. Elméletileg azonban nem helyeselhető, nem ajánlható, hogy a most készülő rendezési tervekben is érvényesüljön. A régebbi rendet, illetve rendszereket természetesen át lehet venni, de csak akkor, ha ma is megfelelőnek bizonyulnak, nem pedig azért, mert rájuk épült jelzetek vannak az iratokon, e jelzetekre utaló segédletek állnak rendelkezésre. Az egyes fondok rendezési terveinek elkészítéséhez, azaz a fondon belüli rendezéshez, csak néhány általános szempont adható, egyebekben mindenegyes fondtípus rendezési tervét és rendezését a típus sajátosságai kell, hogy meghatározzák. Azonos típusú fondok számára azonban, amilyenek pl. a külképviseleti és külkereskedelmi szervek, az állami gazdaságok, a bányavállalatok, a felsőoktatási intézmények és a kutatóintézetek stb. iratai, közös rendezési típusterveket lehet készíteni.