Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 81 A rendezési terv feltünteti, hogy a rendezésre kerülő levéltári anyagot a rendszerezés és rendezés során milyen rendszerezési elvek és alapok érvényesítésével, milyen részekre: levéltári és raktári egységekre, szándékoznak mind vertikálisan, mind pedig horizontálisan tagolni, a tagolás során kialakított egységeket miként tervezik csoportosítani, a kialakított rendszerben és rendben kapott helyüket rögzíteni. A rendezési terv a rendszerezés és a rendezés során kiegészülhet, módosulhat, végső formáját a rendszerezés és a rendezés befejeztével nyeri el. A rendezési tervnek ugyanaz a jelentősége a levéltári anyagnak a levéltáron belüli rendszerezésében és rendezésében, mint az irattári tervnek az irattári rendszer és rend kialakításában. Rendezési sémának, rendezési váznak, levéltári tervnek is szokták nevezni a rendezési tervet. Egyik kifejezés használata sem ajánlatos, különösen nem az utolsóé, mivel a levéltári terv kifejezés más fogalom számára van lefoglalva, valamely levéltári intézmény egész munkájának valamely időszakra - általában 1 vagy 5 évre — szóló tervét jelenti. A rendezési tervben először azt kell eldönteni, hogy a rendezésre váró anyagból milyen fondok kerüljenek kialakításra. A továbbiakban minden kialakított fond számára külön rendezési tervet kell készíteni. Van olyan nézet, amely szerint a fondok kialakítása még a rendezés előkészítéséhez tartozik, rendezési terveket pedig csak a már kialakított fondok rendezéséhez, a fondon belüli rendezéshez kell készíteni. Akár a rendezési tervben, akár még a rendezési tervek készítése előtt, a fondok kialakítása kérdésében minden mást megelőzően dönteni kell, a rendezésre váró anyagot a fondok szintjén rendezetté kell tenni. A fon dókon belüli rendezéshez csak ennek megtörténte után szabad hozzáfogni. A Magyar Országos Levéltár sok többletmunkával fizetett azért, mert a Központi Gazdasági Levéltártól átvett anyagban talált, egységesnek és teljesnek vélt, fondoknak a rendezéséhez ügy fogott hozzá, hogy az egész anyag előzetes áttekintését, fondszintű rendezését, megtakaríthatónak vélte. A fondok kialakításakor, meghagyásuk vagy megszüntetésük eldöntésekor, nincsen probléma azokkal a szerves fon dokkal, amelyeknek a terjedelme 1 normál raktári egységnek a terjedelmét (14-20 iratcentiméter) meghaladja. Ezeket meg kell hagyni, akár teljes fondok, akár csak részfondok vagy fondtöredékek. A problémát a normál raktári egységnél (csomónál vagy doboznál) kisebb terjedelmű szerves fondok, fondrészek és fondtöredékek, továbbá - terjedelmüktől függetlenül — a szervetlen fondok, a gyűjtemények okozzák. A 14—20 iratcentiméternél kisebb terjedelmű szerves fondokat, a mennyiségi rendszerzési elv érvényesítésével, össze kell vonni, és belőlük egy vagy több, a fent megadottnál nagyobb terjedelmű szervetlen fondot, gyűjteményt kell kialakítani. Az ilyen szervetlen, gyűjteményes jellegű fondok kialakításánál abból kell kiindulni, hogy van-e az összevonásra kerülő szerves fondoknak, fondrészeknek és fondtöredékeknek valamilyen közös jellege, ami összekapcsolja őket. Ilyen alapon lehet összevonni pl. a szolgabíróknak, bankfiókoknak, szerzetesházaknak, családtagoknak, általános iskoláknak a fondjait. Közös jelleggel nem rendelkező szerves fondokból, időrendi alapon lehet nagyobb terjedelmű gyűjteményeket kialakítani. Ami a szervetlen vagy gyűjteményes jellegű fondok problémáját illeti, különbséget kell tenni a 14—20 centiméternél kisebbek és az annál nagyobb terjedelműek között. 6 Levéltári Közlemények 1980-81