Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 73 A dosszié kifejezésnek a tételnek nevezett levéltári egységen kívül további két jelentése is van, bizonyos fajta irattárolási eszközt, továbbá raktári egységet is neveznek dossziénak. A dosszié mint irattárolási eszköz egy-egy elő- és hátlappal, továbbá három oldallappal rendelkező, kemény papíranyagból készült, rendszerint vászonszalaggal átkötött iratőrző. Mint raktári egység a dosszié azt a levéltári anyagot jelenti, amelyet egy dossziénak mondott tárolási eszközben helyeznek el. A dossziét mint raktári egységet úgy szokták kialakítani, hogy egy levéltári, illetve irattári egységnek vagy tételnek feleljen meg. Ebben az esetben a dosszié mint levéltári egység azonos a dossziéval mint raktári egységgel. A tételek között, velük azonos szinten, gyakran találunk, különösen a gazdasági szervek iratai között, olyan levéltári egységeket, amelyek lényegileg nem tételek, hanem csak ügyiratok. A gazdasági szervek irattárában az egyes ügyfelekkel folytatott levelezés iratait általában egy-egy dossziéban (tételben) helyezik el. Akad olyan dosszié, amelyben csak egyetlen üzletkötés, sőt csupán egyetlen levélváltás iratai vannak. Az ilyen dossziék lényegileg ügyiratok, nem pedig tételek, rendszerbeli helyük alapján mégis tételeknek minősülnek, a tételek sorában tartjuk nyilván őket. A tételek szintjén készülő segédletekbe azonban nem mindig kerülnek bele. A Magyar Országos Levéltárban pl. a Helytartótanácsi levéltár anyagáról készített áttekintő raktári jegyzékből kimaradtak azok a fonsok (tételek), amelyek egy-egy egyedi ügynek az iratait tartalmazzák, tehát nem tételek, hanem ügyiratok, noha ugyanúgy fons a nevük, mint a több rokon tárgyú egyedi ügy irataiból kialakult tételeknek. A tételek általában az iratképzőknél természetesen kialakult egységek, vannak azonban kisebb egységek összevonásával vagy nagyobb egységek részekre bontásával, a levéltári rendszerezés során mesterségesen kialakított tételek is. A fondok részben közvetlenül, részben állagaikon vagy sorozataikon keresztül, az állagok részben közvetlenül, részben sorozataikon keresztül, a sorozatok közvetlenül tagolódnak tételekre. Vannak olyan fondok, állagok és sorozatok, amelyekben nincsenek tételek. Az alsó vagy mély szintű levéltári egységek: az ügyirat, az ügyiratdarab és az egyes irat. Az ügyirat valamely iratképző szerv vagy személy működése során valamely egyedi üggyel kapcsolatban hozzá érkezett vagy nála keletkezett és rendeltetésszerűen nála maradó iratoknak az együttese. Az ügyek intézése során rendszerint nem csupán egy, hanem két vagy több iratképzőnél keletkeznek ugyanazzal az egyedi üggyel kapcsolatos iratok. Annyi ügyirat jön létre, ahány iratképző a kérdéses egyedi üggyel foglalkozik. Valamely iratképzőnél bizonyos egyedi üggyel kapcsolatban keletkező iratok között vannak olyanok, amelyek rendeltetésszerűen nála maradnak, és olyanok, amelyek más iratképzőhöz kerülnek. Az általa más iratképzőhöz írt iratoknak ennek a másik iratképzőnek az iratai között van a rendeltetésszerű helye. Előfordul azonban, hogy az iratképző a hozzá írt irat hátlapjára írja válaszát, és az iratot visszaküldi annak, akitől kapta. Ebben az esetben a kérdéses iraton, mint fizikai egységen, mint egyes iraton, két irat van, amelyeket, hogy az egyes iratoktól megkülön-