Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

74 Ember Győző böztessük őket, egyedi iratoknak nevezzük. Az ilyen egyes iratnak a rendeltetésszerű helyét a rája írt legkésőbbi keltű egyedi irat hovatartozása határozza meg. Az ügyirat természetesen kialakult, nem pedig mesterségesen kialakított levéltári, illetve irattári egység. Levéltári rendezés során nem szoktak ügyiratokat kialakítani, annál inkább a már az irattárakban kialakult ügyiratok megbomlott rendjét helyreállítani. Az írásbeli ügyintézés, közelebbről az iratkezelés során nálunk elég későn alakult ki az ügyirat, sok esetben ki sem alakult. Inkább a kormányzati szervek iratkezelésében találkozunk vele, a gazdasági szerveknél és a magánszemélyeknél viszont ritkán fordul elő. A minisztériumi iratkezelésben alapszámoknak, más szerveknél irattári számoknak is nevezik az ügyiratokat, az irattári és levéltári jelzetükül szolgáló alap-, illetve irattári számok alapján. Az alapszám kifejezésnek kettős jelentése van. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az alapszámrendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot, amely az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok valamelyikének az iktatószáma. Az alapszám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet. Jelenti másrészt azt az ügyiratot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez, amelynek a rendszerbeli helyét mutatja. Ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység. Az irattári szám kifejezésnek ugyancsak kettős a jelentése. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az irattári számrendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot. Ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet. Jelenti másrészt azt az ügyiratot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez, amelynek a rendszerbeli helyét mutatja. Ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység. Az ügyiratdarab az ügyirat egy darabja, része, valamely iratképző szerv vagy személy valamely egyedi ügyének egyik fázisával kapcsolatban hozzá érkezett vagy nála keletkezett és rendeltetésszerűen nála maradó iratoknak az együttese. Az írásbeli ügyintézés során az ügyek rendszerint több részben, több fázisban intéződnek el. Az ügyintézés egyes fázisaival, az ügyek egyes darabjaival kapcsolatos iratokat nevezzük ügyiratdaraboknak. Ügyiratdarab pl. valamely ügyben az iratképzőhöz érkező beadvány és az arra válaszul írt kiadványnak fogalmazata. Ügyiratdarab, hogy másik példát említsek, valamely ügyben az iratképzőnél készült belső feljegyzés és az abban foglaltak értelmében írt kiadványnak a fogalmazata. Mind a beadványnak, mind a belső feljegyzésnek, valamint a kiadvány fogalmazatának lehetnek mellékletei, amelyek ugyancsak a kérdéses ügyiratdarabhoz tartoznak. Miként az ügyirat, az ügyiratdarab is természetesen kialakult, nem pedig mesterségesen kialakított levéltári, illetve irattári egység. Az iratkezelés fejlődése során nálunk nemcsak az ügyirat, hanem az ügyiratdarab is elég későn alakult ki, a Habsburgok bécsi udvarában 1526-ban szervezett magyar kancelláriánál pl. csak 1770-ben. Voltak és vannak szervek, amelyeknél egyáltalában nem alakult ki. Inkább a kormányzati szervek iratkezelésében találkozunk vele, a gazdasági szerveknél és a magánszemélyeknél viszont ritkán fordul elő.