Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 69 Előfordul, hogy a mennyiségi rendszerezési elv érvényesítésével, túl kis terjedelmű fondokat a fondok között nyilvántartani nem akarva, teljes egészükben fennmaradt, kis terjedelmű, azonos jellegű szerves fondokat vonnak össze egy gyűjteménybe, egy gyűjtemény jellegű szervetlen fondba, amelynek keretében az összevont szerves fondok mint állagok, sőt — ha a mennyiségi elv alapján még állagoknak sem minősíthetők — mint sorozatok szerepelnek. Ez történik pl. akkor, amikor egy családi levéltáron belül az egyes családtagok kis mennyiségű iratait, amelyek elvileg egy-egy szerves fondot jelentenek, öszszevonják, s az így kialakított irategyüttest „Családtagok iratai" címen mint gyűjteményt, mint szervetlen fondot szerepeltetik. Az egyes családtagok iratai a gyűjteményen belül — terjedelmüktől függően — állagoknak vagy sorozatoknak minősülnek. Az állag felső szintű, nagyobb terjedelmű levéltári egység, a fondnak önálló jellegű része. A fond valamely részének önálló jellegét több tényező adhatja meg, minősítheti állagnak az illető fondrészt. A fondképző valamely szervezeti egységének önállóan kezelt, nagyobb terjedelmű iratait tartjuk állagnak. Állagok pl. a helytartótanács departamentumainak vagy a minisztériumok osztályainak. így a Művelődési Minisztérium Levéltári Osztályának az iratai. Az ilyen állagokat, különösen akkor, ha a fenti három ismérven kívül még irataikhoz keletkezésükkel egyidejűleg külön nyilvántartások vagy más segédletek is készülnek, sokszor fondoknak tekintik, arai elméletileg ugyan helytelen; a gyakorlatban azonban nem okoz zavart. Az említett három tényező - szervezeti különállás, önálló iratkezelés és nagyobb terjedelem — közül az önálló iratkezelés — elsősorban a külön irattározás — a leglényegesebb. Az önállóan kezelt, külön irattározott iratokat még abban az esetben is állagnak minősítjük, ha nem valamely különálló szervezeti egységnek a működésével kapcsolatosak, és terjedelmük csekély. Ilyenek pl. a Magyar Országos Levéltár rezerváltan kezelt, bizalmas jellegű iratai, általában minden szervnél a titkosan kezelt iratok. Az állag rendszerint tárgyában is különbözik a fond többi részétől, továbbá abban is, hogy külön - irattári vagy levéltári — segédletei vannak. A tárgyi különállás és a saját segédlet azonban nem olyan tényezők, amelyek önmagukban elegendők arra, hogy a fond valamely részét állagnak minősítsék. Különösen nem azok a saját levéltári, tehát nem az iratok keletkezésével egyidejűleg készült segédletek. Az állag nem olyan levéltári egység, amely minden fondban megvan. Általában nagyobb szervek fondjaiban vannak állagok, amely szervek szervezeti egységei önállóan kezelik irataikat. Személyek fondjaiban elméletileg ugyan lehetnének állagok, a gyakorlatban azonban rendszerint nincsenek. Külön kérdés a filmtári állagoké. A Magyar Országos Levéltárban az az álláspont alakult ki, hogy a levéltári anyagról készült filmmásolatok gyűjtemény jellegű fondjában külön állagnak minősül minden olyan rész, amelynek eredetije önálló levéltári fondba vagy állagba tartozik. Ebből következik, hogy egyrészt a filmtári állagok száma a gyűjtemény terjedelméhez képest túl nagy, másrészt terjedelmük sokszor túl kicsiny. A gyűjtemény nyilvántartását és használatát azonban jelentősen megkönnyíti ez a gyakorlat. Miként fondot, úgy állagot is kétfélét különböztethetünk meg: szervest és szervetlent. A szerves állagot regisztratúra vagy irattár jellegű, a szervetlent pedig gyűjtemény jellegű állagnak is nevezzük.