Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 57 numerusoknak nevezték, irattári számoknak tekinthetjük őket. Egy-egy ilyen irattári számba azonos tárgyú ügyek (pl. valamely folyó szabályozásával vagy valamely város polgárjogának megszerzésével kapcsolatos ügyek) iratai kerültek. Középszintű tárgyi egységek, amelyeket ma tételeknek nevezünk, voltak ezek az irattári számok. Akadt közöttük olyan is, miként a mai tételek között is akad, amelyben csak egyetlen ügynek, nem pedig több azonos egyedi ügyből álló ügykörnek, az iratai voltak, amely tehát nem középszintű tétel, hanem csak mély szintű ügyirat volt, a mai alapszámnak felelt meg. A numerusoknak nevezett irattári számokhoz tartozó egyes iratokat 1-gyel kezdődő folyamatos alszámokkal jelölték meg. A helytartótanács írásbeli ügyvitelében a numerusoknak nevezett irattári egységeket nemcsak az irattárban kialakított Acta-sorozatokon (állagokon) belül alkalmazták, hanem a kiadóhivatalban 1754 és 1783 között kialakított előadók (referensek) szerinti, lényegében az Acta-sorozatoknak megfelelő, irategyütteseken belül is. Amikor 1783-ban, II. József intencióinak megfelelően, az egész ügyvitelben, annak írásbeli részében is, a departamentális rendszert vezették be, az irattári departmentumokon belül, amelyek lényegében a korábbi referensek szerinti, illetve Acta-sorozatoknak feleltek meg, a numerusok helyébe a kútfők (fonsok) léptek, amelyeket ugyancsak évenként 1-gyel kezdődő folyamatos sorszámokkal jelöltek meg. Ezek a kútfők, miként elődeik, a numerusok, általában középszintű, tárgyi alapon kialakított irattári egységek voltak, amelyeket mai terminológiával tételeknek nevezünk. Gyakran előfordult azonban, hogy a tételek között alacsony vagy mély szintű irattári egységek is akadtak, amilyeneket mai terminológiával ügyiratoknak mondunk. Mindkétfajta (mai tétel és ügyirat) kútfőn belül a kisebb egységeket tételeknek (positiones) nevezték, ezek mai terminológiánk szerint ügyirat darab oknak feleltek meg, azonos iktatószámú iratok együttese (esetleg csupán egyetlen egyedi irat) jelentett egy tételt. Azzal már nem foglalkozom e helyen, hogy a helytartótanácsi departamentumból mikor és hogyan lett kútfő, a kútfőből pedig tétel. A tizedes vagy decimális rendszer nem valamely meghatározott rendszerezési alap érvényesítésével kialakított rendszer, hanem bármilyen alapon, akár különböző alapokon is, kialakított rendszernek tizedes számkeretbe való foglalása. Levéltárakban ez a rendszer csak levéltári rendszerezésnél alkalmazható, raktári rendszerezésre nem alkalmas. E rendszer érvényesítésénél a levéltári anyagot úgy tagolják, hogy a legmagasabb szinten van a tagolásra kerülő egész levéltári anyag, mint egy levéltári egység. Ezt az egységet legfeljebb tíz - 0—9 számokkal jelölt — azonos szintű egységre bontják. Ezek a második szint egységei. Minden ilyen második szintű egységet újra legfeljebb 10 ugyancsak 0—9 számokkal jelölt — egységre bontanak. így keletkeznek a harmadik szint egységei. Ezt az eljárást tovább folytatják egészen a tizenegyedik szintig. Az így kialakuló tizedes számkeretbeli számok jelölik a levéltári egységek helyét a levéltári anyagban. A 3784 jel pl. azt jelenti, hogy a

v vele jelölt levéltári egység a második szint harmadik egységébe, azon belül a harmadik szint hetedik egységébe, azon belül a negyedik szint nyolcadik egységébe, azon belül az ötödik szint negyedik egységébe tartozik. A tizedes rendszernek kétségtelenül vannak előnyei, de ezek inkább a könyvtári, mint a levéltári anyag rendszerezésénél érvényesíthetők. A levéltári anyag rendszerezésé-