Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

58 Ember Győző nél erősen érvényesül az a hátránya, hogy egy egységen belül a következő alacsonyabb szinten csak tíz kisebb egység kialakítását teszi lehetővé. Ennek következtében az egységeket minden szinten úgy kell kialakítani, hogy számuk a tizet ne haladja meg. Már pedig a levéltári egységeket tagolva nehéz a tízes kereten belül maradni. Nem minden rendszerezési alapon lehet a levéltári egységeket úgy tagolni, hogy a következő szinten keletkező egységek száma ne legyen nagyobb tíznél. Évrendi alapon pl. egyetlen szinten sem lehetne a tizedes rendszerbe foglalni szánt levéltári anyagot rendszerezni, ha kora a 10 évet meghaladja. Ma már ott is - pl. az Amerikai Egyesült Államokban —, ahol hosszú ideig alkalmazták levéltári rendszerként a tizedes rendszert, rájöttek, hogy erre a célra nem alkalmas, és már az iratkezelésből, mint irattári rendszert is száműzték. A tizedes rendszer magyarországi irattári alkalmazására történt kísérletek kudarccal végződtek. Ilyen kísérlet volt az 1940-es évek végén és 1950-es évek elején az iratkezelésben országosan bevezetett csoportszámos rendszer, amely nem volt tisztán decimális, de ilyen elemeket tartalmazott. Ez a rendszer, amelynek egyik variánsát közigazgatási számrendszernek nevezték, olyan tárgyi alapon kialakított rendszer volt, amelynek kategóriáit tizedes alapon kialakított számok csoportjaival, csoportszámokkal jelölték. Ez a rendszer nem valamely meghatározott szerv vagy személy, még csak nem is szerveknek vagy személyeknek meghatározott típusa, hanem az országon belül minden iratképző szerv és személy iratanyaga számára közös rendszerként szolgálni volt hivatott. E rendszer számára annak készítői meghatározták azokat az ügyköröket, amelyekkel az iratképzők foglalkoznak. Ezeket azután tizedes rendszerbe foglalva csoportosították, így minden ügykör kapott egy számot. Bizonyos száma volt pl. a levéltárügynek, egy másik a személyzeti ügyeknek. E két szám együtt - csoportban -jelentette a levéltári vonatkozású személyzeti ügyeket, illetve az ilyen ügyek iratait. A csoportszámos rendszernél minden irat képző szervnek vagy személynek volt egy, főfunkciója alapján központilag megállapított tizedes rendszeren belüli száma. A maga irattári számrendszerét azután úgy alakította ki, hogy minden irattári egységének a csoportszámát ezzel a számmal kezdte. Az irattári egységek csoportszámának további részét azután — részben az országos rendszerben szereplő tárgyi kategóriák és az azokat jelölő számok, részben a saját maga által végzett további tárgyi rendszerezés révén kialakított egységek, illetve a nekik a tizedes számrend figyelembevételével adott számok felhasználásával — maga határozta meg. A csoportszámokkal jelölt irattári egységek, miként a helytartótanácsi Irattári számok, majd az őket felváltó kútfők, egy-egy tárgyi tételnek vagy pedig egy-egy ügyiratnak feleltek meg. A csoportszámos rendszer magyarországi alkalmazása, amellyel együttjárt a hagyományos iktatás megszüntetése, és helyébe a csoportszámoknak, valamint a hozzájuk tartozó egyes iratoknak külön lapokon történő nyilvántartása lépett, kudarcot vallott. Bebizonyosodott, hogy egy ország valamennyi iratképzőjének iratait közös irattári terv szerint kezelni gyakorlatilag lehetetlen, nem utolsósorban az iratkezelők képzetlensége következtében. A betűrendi alap érvényesítésénél a betűrendet veszik figyelembe. A számrendi alaphoz hasonlóan a betűrendi alapot is egyaránt alkalmazzák mind a levéltári, mind a