Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

56 Ember Győző Az első változatnál az alapszám annyiszor változik, ahányszor az ügyiratnak újabb darabja keletkezik. A második változatnál az alapszám csak akkor változik, ha az ügyirat új évben gyarapodik újabb darabbal. A változó alapszámrendszer mindkét változatának egyebek mellett az a nagy hátránya, hogy az alapszám változásakor az új alapszámot az ügyirat minden darabjára, sőt minden egyes iratára rá kell vezetni. De nem szokták rávezetni, mert az sok munkát igényelne. Hogy e mulasztásból milyen zavarok és károk származhatnak, ha egy irattár vagy levéltár anyaga összekeveredik, arra nemcsak a háború pusztítása, hanem az emberek rendetlensége is bőven szolgál elrettentő példával. Arról nem is szólva, hogy az írásbeli ügyvitel egyik alaptörvénye, hogy minden iratnak az iratképzőnél történt keletkezése, illetve hozzá érkezése után azonnal meg kell állapítani rendeltetésszerű és végleges helyét az iratképző iratai között, és ezt a helyet ugyancsak azonnal fel is kell tüntetni rajta. Ha az alapszámrendszer változatai közül választunk, csakis a változatlan mellett döntsünk. Az irattári számrendszernek két változatát különböztethetjük meg: a ma is alkalmazottat, amely a szám szerinti iktatással kapcsolatos, valamint a már a szám szerinti iktatást megelőzően is alkalmazottat, amely lényegében nem is numerikus, hanem tárgyi rendszer volt, a számok csupán a tárgyi alapon kialakított irattári egységek jelölésére szolgáltak. A ma is alkalmazott irattári számrendszer a numerikus levéltári rendszerek egyik fajtája - amelyet — az alapszámrendszerhez hasonlóan — ügyiratszintű levéltári egységek horizontális tagolásánál alkalmaznak. Eredetileg irattári rendszer — miként az iktató- és az alapszámrendszer -, amelyet, azokhoz hasonlóan, rendszerint levéltári rendszernek is megtartanak. Ez az irattári számrendszer az iktatás sajátos módján, az irattári számos iktatáson alapszik. Az iktatás eme módjánál nem az ügydarabokat iktatják, évenként újrakezdődő folyamatos számokkal jelölve meg őket, hanem az ügyeket Az ügyeket jelölő iktatószámokat irattári számoknak nevezik, innen a rendszer neve. Az egyes ügyek fázisait, az ügydarabokat, illetve a nekik megfelelő ügyiratdarabokat pedig úgy iktatják, hogy az irattári számokat alszámokkal törik, és ezeket az alszámokat használják iktatószámoknak. Az ügy első darabjának iktatószáma az irattári főszám, a további darabok iktatószámai az irattári alszámok. Az ügyiratokat az irattári számok számrendjében őrzik. Az irattári főszámból és alszámaiból kialakított irattári, utóbb levéltári egységeket is irattári számoknak nevezik. Az irattári számrendszert - az iktató- és alapszámrendszerhez hasonlóan — mindig együtt alkalmazzák az időrendi évrendszerrel. Az irattári számok éveken belül újrakezdődő számrendben következnek egymás után. A feudális kori magyarországi központi kormányszervek irattáraiban hosszú időn keresztül, a szám szerinti iktatásnak a helytartótanácsnál (1769) és az udvari kancelláriánál (1770) történt bevezetését megelőzően, de egy ideig még az után is, általában iratfajtai, levelezőpartneri és időrendi alapon tagolták és őrizték az iratokat. A XVIII. század második felében azután, elsősorban a helytartótanácsnál, jelentkezett a gyakorlati igény arra, hogy a tárgyi alapot is érvényesítsék. Nemcsak magasabb szintű, állagoknak vagy sorozatoknak minősülő egységek (az Acta című, állagoknak minősített sorozatok) kialakításánál, hanem azokon belül kisebb egységeknél is. Ezeket a kisebb egységeket számoknak,