Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései Minthogy az egyes ügyintézők rendszerint nem csupán egy, hanem több ügykörnek a referensei, az ügyintézői alapon rendszerezett irategyüttesek tárgyilag többnyire nem homogének, többféle ügykörre vonatkoznak. Ez a magyarázata, hogy amikor az ügyintézőktől vagy a kiadóhivataltól átkerülnek a kérdéses szerv központi irattárába, ott funkcionális vagy tárgyi alapon átrendezik őket. Ez történt a magyar királyi helytartótanácsnál is. Ennél a kormányhatóságnál az 1750-es évek közepe óta, amikorra az ügyek intézésében a referens tanácsosok szerepe jelentékenyen megnőtt, a kiadóhivatal referensek szerint csoportosítva kezelte az iratokat. Az irattár azonban, miután az iratokat a kiadóhivataltól átvette, átrendezte azokat, részben iratfajtái, részben pedig funkcionális alapon kialakított sorozatokba vagy állagokba osztva be őket. Ez az átrendezés azonban az 1783. évi nagy ügyviteli reformot megelőző néhány év anyagánál elmaradt. Eme évek iratai ma is ügyintézői rendben találhatók a Magyar Országos Levéltárban őrzött Helytartótanácsi levéltárban, Acta secundum referentes címen. Az ügyintézői rendszerezési alap érvényesítésével kialakított levéltári rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltári egységeket, az így létrejött levéltári rendet is ügyintézőinek nevezhetjük. A levelezőpartneri alap érvényesítésénél azt veszik figyelemben, hogy a fondképző - iratanyag esetében az iratképző — szerv vagy személy milyen más szervekkel vagy személyekkel van kapcsolatban, hova küld, illetve honnan kap iratokat. Ezen az alapon középszintű levéltári egységeket, sorozatokat és tételeket szoktak kialakítani. Magas és mély szintű levéltári egységek kialakítására ez az alap nem megfelelő. A feudális kori magyarországi központi kormány hat óságok irattáraiban az a gyakorlat alakult ki, hogy a jelentősebb levelezőpartnerektől érkezett iratokból alakítottak ki külön önálló irategyütteseket, irattári egységeket. A magyar királyi udvari kancelláriánál pl. az 1526-1770 közötti időszakban az udvari hatóságok átiratait, a magyarországi nádoroknak, érsekeknek és püspököknek, megyéknek és szabad királyi városoknak stb. az uralkodóhoz intézett felterjesztéseit osztották önálló irattári egységekbe. A kevésbé jelentős levelezőpartnerektől érkezett iratokat pedig egy közös irategyüttesbe, irattári egységbe sorolták. Ugyancsak egyetlen közös irattári egységbe kerültek a levelezőpartnerekhez küldött kiadványoknak a fogalmazványai. Az uralkodótól, a legjelentősebb levelezőpartnertől, érkezett leiratokat, rendeleketeket a feudalizmus idején minden kormányzati szerv külön sorozatban helyezte el és őrizte irattárában. A hozzá intézett felterjesztések fogalmazványait azonban együtt kezelték a többi kiadvány fogalmazványaival. A polgári korszakban a gazdasági szerveknél volt legáltalánosabb a levelezőpartneri alapon kialakított irattári rendszer és rend. E szervek levelezőpartnerei elsősorban üzletfeleik voltak. A tőlük érkezett iratokat együtt kezelték a hozzájuk intézett iratok fogalmazványoknak tekinthető, az illetékes ügyintézők által kézjeggyel ellátott, másodpéldányaival. Ezeket az általában tételeknek minősülő irattári egységeket rendszerint dossziékban tárolták. A levelezőpartneri rendszerezési alap érvényesítésével kialakított levéltári rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltári egységeket, az így létrejött levéltári rendet is levelezőpartnerinek nevezhetjük. 49 4 Levéltári Közlemények 1980-81