Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

50 Ember Győző Az iratfajtai alap érvényesítésénél azt veszik figyelembe, hogy a levéltári anyagnak milyen a fajtája. Ezt az alapot elsősorban iratanyag rendszerezésénél érvényesítik, de érvényesíteni lehet más levéltári anyag — pl. térképek, tervrajzok - rendszerezésénél is. Ezen az alapon általában középszintű levéltári egységeket, mégpedig sorozatokat szoktak kialakítani. Kialakítanak azonban fondokat és állagokat is, mégpedig gyűjteményes jellegűeket, ezen az alapon. A magyarországi központi kormányhatóságoknál a feudalizmus idején, a szám szerinti iktatás bevezetéséig, ami a XVIII. század utolsó harmadában történt, általánosan iratfajtai alapon alakították ki a legjelentősebb irattári egységeket. Külön sorozatokban helyezték el a beadványokat, a kiadványok fogalmazványait és a többi belső ügyviteli iratot, jegyzőkönyveket, segédkönyveket stb. Ez utóbbi iratfajtai sorozatok: ülésjegyzőkönyvek, iktatókönyvek, különféle segédkönyvek még ma is gyakoriak. Hasonlóképpen gyakoriak még ma is az iratfajtai alapon kialakított gyűjteményes fondok és állagok: oklevelek, térképek, tervrajzok, fényképek, filmek stb. gyűjteményei. Családi levéltárak rendezésénél is gyakran alkalmazzák az iratfajtai alapot, pl. amikor a missilis levelekből vagy a számadásokból alakítanak ki sorozatokat. Az iratfajtai rendszerezési alap érvényesítésével kialakított levéltári rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltári egységeket, az így létrejött levéltári rendet is iratfajtainak nevezhetjük. A tárgyi alap érvényesítésénél a levéltári anyag tárgyát veszik figyelembe. A levéltári anyagnak tárgyi alapon történő rendszerezésével és rendezésével, részekre bontásával és részeinek összevonásával, tárgyi levéltárrészeket, tárgyi levéltári egységeket alakítunk ki. Tárgya minden levéltári egységnek van, de nem minden levéltári egységet tekintünk tárgyi egységnek. A'levéltári egységeknek kétféle tárgyát különböztetjük meg, egyedit és közösét, ennek megfelelően beszélünk egyedi és közös tárgyú levéltári egységekről. Az egyedi tárgyú levéltári egységek egyetlen ügynek az iratait tartalmazzák. Ilyen ügy pl. egy személy alkalmazása valamely intézménynél. A közös tárgyú levéltári egységek több azonos jellegű ügynek, egy ügykörnek az iratait tartalmazzák. Ilyen ügykör pl. a dolgozók alkalmazása valamely intézménynél. Egyedi tárgyú levéltári egységek az egyes iratok, az ügy iratdarabok és az ügyiratok. Közös tárgyú levéltári egységek csak az ügyiratoknál magasabb szintűek lehetnek. Az egyedi tárgyú levéltári egységeket, az egyedi ügyek iratait, nem tekintjük tárgyi levéltári egységeknek. Egy ügyirat nem tárgyi levéltári egység. Tárgyi levéltári egységeknek csak a közös tárgyú levéltári egységeket, az ügykörök iratait tekintjük. Egy személy alkalmazásának iratai valamely intézménynél nem minősülnek tárgyi levéltári egységnek, a dolgozók alkalmazásának az iratai ellenben igen. A levéltári egységek közös tárgyai, a nekik megfelelő ügykörök, azaz a tárgyi levéltári egységek, egyszerűek és összetettek lehetnek. Egyszerű tárgyi levéltári egységek pl. az árubehozatali és az árukiviteli ügyek iratai. Összetett tárgyi levéltári egység pl. a külkereskedelmi ügyek irategyüttese, amennyiben ezen az egységen belül elkülönülnek egymástól az árubehozatali és az árukiviteli ügyek iratai. Ha nem különülnek el, a külkereskedelmi ügyek irategyüttese is csak egyszerű tárgyi levéltári egység. Viszont az