Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

48 Ember Győző főleg pedig tételeket alakítanak ki. A funkcionális alapon kialakított levéltári egységek tárgya inkább nagyobb, a tárgyi alapon kialakítottaké pedig inkább kisebb tárgykör. Nagyobb tárgykör pl. a külkereskedelem, kisebb a libamájkivitel. A szervezeti alaphoz az kapcsolja a funkcionális alapot, hogy a fondképzo szervek szervezete rendszerint azok funkcióján alapszik, annak megfelelően épül fel, a szervezet egységei, a szerv részlegei, a hatáskör nagyobb részeinek, ügyköreinek felelnek meg. A Művelődésügyi Minisztérium hatáskörének levéltári ügyköre jelenti pl. a minisztérium Levéltári Osztályának az ügykörét, a funkcióját. A funkcionális rendszerezési alap érvényesítésével kialakított levéltári rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltári egységeket, az így létrejött levéltári rendet is funkcionálisnak, hatáskörinek vagy ügykörinek nevezhetjük. A szervezeti alap érvényesítésénél a fondképzo szerv — iratanyag esetében az iratképző szerv - szervezetét, szervezeti felépítését, szervezeti egységeit, részlegeit veszik figyelembe. Ezt az alapot egyrészt szervek — de nem személyek — fondjainak tagolásánál, másrészt az ilyen fondok csoportosításánál szokták érvényesíteni. A fondot olyan részekre tagolják, amilyen szervezeti egységei, részlegei a fondképzo szervnek vannak vagy voltak. Csoportosítani pedig olyan fondokat szoktak ezen az alapon, amelyeknek a fondképzői között szervezeti kapcsolatok vannak vagy voltak. A szervezeti alapon történő rendszerezés és rendezés során magas szintű levéltári egységeket: szekciókat, levéltárakat vagy fondcsoportokat és állagokat alakítanak ki. Szervezeti alapon bontják pl. egy minisztérium iratait főosztályok és osztályok, valamint más szervezeti egységek, részlegek irataira, a minisztérium fondjának állagaira. Ezen az alapon alakította ki pl. a Magyar Országos Levéltár a Külügyminisztérium és az alája rendelt külképviseletek (követségek, konzulátusok) fondjaiból a Külügyminisztériumi levéltárat. Amennyiben a szervezet a szerv funkciójára, hatáskörére épült, a szervezeti alap egyben funkcionális, hatásköri alap is. A szervezeti rendszerezési alap érvényesítésével kialakított levéltári rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltári egységeket, az így létrejött levéltári rendet is szervezeteinek nevezhetjük. Az ügyintézői alap érvényesítésénél a fondképzo szerv — iratanyag esetében az iratképző szerv - ügyintézőit vagy referenseit, azaz a szerv hatáskörébe tartozó ügyekkel érdemben foglalkozó, az ügyekben döntő vagy a döntést előkészítő tisztviselőit veszik figyelembe. Ezt az alapot általában szervek — nem pedig személyek - iratainak a tagolásánál szokták érvényesíteni oly módon, hogy a szerv ügyintézői által intézett ügyek irataiból egymástól elkülönülő részeket, levéltári egységeket alakítanak ki, mégpedig rendszerint középszintűeket, sorozatokat és tételeket. Ügyintézői alapon nem a levéltári intézményekben, hanem az iratképző szerveknél rendszerezik az iratokat. Az élő ügyek intézését segíti, teszi egyszerűbbé és gyorsabbá, ha az egyes ügyintézők által intézett ügyek iratai együtt vannak, vagy maguknál az ügyintézőknél vagy a kiadóhivatalban, ahol a kimenő iratokat, a kiadványokat letisztázzák, a fogalmazványokkal összeolvassák, és a tisztázatokat postázzák, elküldik rendeltetési helyükre.