Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 35 A tagolást szétválasztásnak és csoportosításnak is szokták nevezni, a terminológia egysége érdekében azonban helyesebb kerülni e kifejezéseket. A levéltári anyag tagolása kétféle irányban: függőlegesen és vízszintesen történhetik, s ennek megfelelően kétféle: vertikális és horizontális tagolódását különböztetjük meg. A vertikális tagolódásnál a levéltári anyag különböző nagyságrendű részekre, egységekre tagolódik, amelyek különböző szinteken, egymás alatt és fölött helyezkednek el. A vertikális tagolódás során új részek vagy egységek, új szintek keletkeznek. A vertikális tagolás, amelynek eredménye a vertikális tagolódás, kétirányú tevékenység: részben fölülről lefelé, részben alulról felfelé halad. A rendezés során részben a levéltári anyag nagyobb részeit kisebb részekre bontják, részben kisebb részeit nagyobb részekbe vonják össze. Ha pl. egy családi levéltárban található missilis leveleket azok cízettjei, az egyes címzettekhez írtakat pedig azok írói alapján akarjuk rendezni, kétféleképpen járhatunk el. Az egyik mód az, hogy előbb a nagyobb részeket, a címzettek szerintieket alakítjuk ki, azután ezeket bontjuk az írók szerinti kisebb részekre. A másik mód az, hogy előbb a kisebb részeket, az írók szerintieket alakítjuk ki, azután ezeket vonjuk össze a címzettek szerinti nagyobb részekbe. A horizontális tagolódásnál a levéltári anyag azonos nagyságrendű részei vagy egységei ugyanazon a szinteri, egymás mellett helyezkednek el. A horizontális tagolódásnál nem keletkeznek új részek vagy egységek, új szintek, hanem a vertikális tagolódás során keletkezett azonos szintű részek vagy egységek egymás közötti rendje alakul ki. A fentebbi példánál maradva, a missilis levelek címzettek és írók szerint kialakított részeit vagy egységeit horizontálisan úgy szokták tagolni, hogy a címzettek és az írók nevének betűrendjében helyezik őket egymás mellé vagy után. A levéltári intézményekben folyó, nevezzük úgy, hogy levéltárbeli, rendezésnek vagy tagolásnak, és az annak alapján kialakuló rendezettségnek vagy tagolódásnak, a levéltárbeli rendnek, két területét különböztetjük meg: a levéltárit és a raktárit. A levéltári rendezés vagy tagolás a levéltárbeli rendezésnek vagy tagolásnak az a része, amely a levéltári anyag belső, szerves — a raktári elhelyezéstől, a tárolástól független — rendjét, rendezettségét vagy tagolódását alakítja ki. A levéltári rendezés vagy tagolás során, amelyet belső vagy szerves rendezésnek vagy tagolásnak is nevezhetnénk, a levéltári anyag levéltári rendje, rendezettsége vagy tagolódása alakul ki. A levéltári tagolódás levéltári egységek bontásának és csoportosításának, levéltári rendszerbe foglalásának az eredménye. A levéltári rendezés vagy tagolás a levéltári intézmények kettős alaprendeltetése közül elsődlegesen a levéltári anyag minél használhatóbbá tételét szolgálja. Kétféle levéltári tagolódást különböztetünk meg: vertikálisát és horizontálisát. A vertikális levéltári tagolódásnál a levéltári anyag különböző nagyságrendű levéltári egységekre, különböző levéltári szintekre tagolódik, különböző nagyságrendű levéltári egységek különböző szinteken, egymás alatt és fölött helyezkednek el. E tagolódás során új levéltári egységek, új levéltári szintek keletkeznek. Ilyen tagolódás pl., amikor egy fond állagokra, azok sorozatokra, azok évekre, azok tételekre, azok alapszámokra, azok iktatószámokra tagolódnak. - A horizontális levéltári tagolódásnál a levéltári anyag azonos nagyságrendű levéltári egységei ugyanazon a szinten egymás mellett helyezkednek el. E tagolódás során nem keletkeznek új levéltári egységek, új levéltári szintek, hanem a vertikális levéltári tagolódásnál keletkezett azonos szintű levéltári egységek egymás