Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

36 Ember Győző közötti rendje alakul ki. Ilyen tagolódás pl., amikor az évekre, hónapokra vagy napokra tagolódó levéltári anyag az évek, hónapok vagy napok számrendjében helyezkedik el. A raktári rendezés vagy tagolás a levéltárbeli rendezésnek vagy tagolásnak az a része, amely a levéltári anyag külső, raktári elhelyezési, tárolási — a belső, szerves rendtől független, bár ahhoz lehetőleg igazodó — rendjét, rendezettségét vagy tagolódását alakítja ki. A raktári rendezés vagy tagolás során a levéltári anyag raktári rendje, rendezettsége vagy tagolódása alakul ki. A raktári egységek bontásának és csoportosításának, raktári rendszerbe foglalásának az eredménye. A raktári rendezés vagy tagolás a levéltári intézmények kettős alaprendeltetése közül elsődlegesen a levéltári anyag biztonságos megőrzését szolgálja. Kétféle raktári tagolódást különböztetünk meg: vertikálisát és horizontálisát. A vertikális raktári tagolódásnál a levéltári anyag különböző nagyságrendű raktári egységekre, különböző raktári szintekre tagolódik, különböző nagyságrendű raktári egységek különböző szinteken, egymás alatt és fölött helyezkednek el. E tagolódás során új raktári egységek új, raktári szintek keletkeznek. Ilyen tagolódás pl., amikor a levéltári anyag raktárhelyiségekre, azokon belül állványfalakra, azokon belül polcoszlopokra, azokon belül polcokra, azokon belül dobozokra tagolódik. - A horizontális raktári tagolódásnál a levéltári anyag azonos nagyságrendű raktári egységei ugyanazon a szinten, egymás mellett helyezkednek el. E tagolódás során nem keletkeznek új raktári egységek, új raktári szintek, hanem a vertikális raktári tagolódásnál keletkezett azonos szintű raktári egységek egymás közötti rendje alakul ki. Ilyen tagolódás pl., amikor egy fondnak vagy egy állagnak a legkisebb raktári egységei (csomói, kötegei, dobozai, tékái stb.) sorszámuk rendjében helyezkednek el. A fentiekben csupán a levéltárbeli rendezés két fő területéről: a levéltári és a raktári rendezésről, valamint a levéltári anyag tagolódásának két fő módjáról: a vertikális és a horizontális tagolódásról volt szó. A rendezés vagy tagolás további fajtáinak ismertetésére a későbbiekben kerül majd sor. Rendszerezés és rendszer A levéltári intézményekben folyó rendezés vagy tagolás leglényegesebb fázisa a rendszerezés, amelynek során megállapítják a levéltári anyag rendszerét, azaz meghatározzák, hogy a levéltári anyagot milyen alapon tagolják részekre, és hogy a kialakult részeket miként csoportosítják, milyen rendszerbe foglalják. A rendszerezésnek, miként a rája épülő rendezésnek is, két fő területe van: levéltári és raktári rendszerezés. A kettőt közös néven levéltárbeli rendszerezésnek nevezhetjük. A levéltári rendszerezés a levéltári rendszer megállapítása, annak a meghatározása, hogy a levéltári anyag belső, szerves rendszere milyen legyen, a levéltári egységek kialakítása és csoportosítása miként történjék. A levéltári rendszerezés során a levéltári intézmények állást foglalnak a tekintetben, hogy a levéltári rendezésnél milyen rendszerezési elveket érvényesítsenek, milyen rendszerezési alapokat alkalmazzanak, milyen levéltári egységeket alakítsanak ki, elkészítik a rendezési vagy levéltári tervet, amely szerint a levéltári rendezést elvégzik. A raktári rendszerezés a raktári rendszer megállapítása, annak a meghatározása, hogy a levéltári anyag külső, raktári elhelyezési, tárolási rendszere milyen legyen, a raktári