Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

34 Ember Győző Noha a rendezés a levéltári intézmények mindkét alaprendeltetését szolgálja, jelentősége az anyag könnyebb használata szempontjából nagyobb, elsődlegesen annak érdekében végzik azt a munkát, s csak másodlagosan járul hozzá az anyag biztonságának növeléséhez. A levéltári intézmények kettős alaprendeltetéséből nemcsak az következik, hogy a már őrizetükben levő levéltári anyag biztonságos megőrzéséről és minél használhatóbbá tételéről gondoskodjanak, hanem az is, hogy azt tegyék azzal az anyaggal kapcsolatban is, amely még nincs az őrizetükben, de idővel oda fog kerülni. Gondoskodniok kell arról is, hogy az illetékességi körükbe tartozó iratképző szerveknél keletkező és bizonyos ideig náluk maradó levéltári anyag rendje olyan legyen, amely a biztonság és a könnyen használhatóság követelményének optimálisan megfelel, hogy azt az anyagot, amikor őrizetükbe átveszik, ne kényszerüljenek átrendezni. A belső levéltári anyag rendezésénél és a külső levéltári anyag irattári rendjének kialakításánál ugyanazoknak a levéltártani elveknek kell érvényesülniök. Ennek a kívánalomnak gyakorlati megvalósulásától hazánkban, sajnos, még messze vagyunk. A rendezés a tudományos intézményeknek minősülő levéltáraknak tudományos igényű és jellegű tevékenysége. Mint ilyen meghatározott tudományos elvek alapján, tudományos módszerek alkalmazásával folyik. A tudományos levéltári munkának, így a rendezésnek is, az elveit levéltári elméletnek, a módszereit pedig levéltári gyakorlatnak nevezik. A levéltári intézmények őrizetébe tartozó levéltári anyag sokféle. Általában iratokat őriznek a levéltári intézmények, sokféle iratot. Aszerint pl., hogy az iratok milyen szerveknek vagy személyeknek a működése során keletkeznek, azaz az iratképzők alapján, megkülönböztetünk kormányzati, katonai, gazdasági, oktatási, egyházi, családi stb. iratokat. A rendezés elvei, elmélete mindezeknél az iratoknál azonosak, módszerei, gyakorlata azonban eltérőek lehetnek. Más módszereket alkalmazunk pl. a kormányzati, és másokat a katonai, a gazdasági vagy a családi stb. iratok rendezésénél. Egyes módszerek természetesen különböző iratfajták rendezésénél is alkalmazhatók. A következőkben a levéltári rendezésnek inkább a mindenféle rendezésre vonatkozó általános, elvi kérdéseivel, elméletével foglalkozom, nem pedig a csupán egyes iratfajták rendezésével kapcsolatos módszertani kérdésekkel. A gyakorlat egyes kérdései természetesen elválaszthatatlanok az elmélettől, ezeket az általános elvek tárgyalásánál is figyelembe kell venni. Rendezés és tagolás, rendezettség és tagolódás A levéltári intézmények a rendezés során a levéltári anyagot kisebb-nagyobb részekre választják szét, tagolják, és az így kialakított részeket csoportosítják, azok egymáshoz való viszonyát kialakítják, helyét az illető levéltári intézmény egész levéltári anyagán belül meghatározzák. A rendezés vagy tagolás során kialakul a levéltári anyag rendje, a levéltári anyag rendezetté, tagolttá válik. A rendezés vagy tagolás eredménye a rendezettség vagy tagolódás. Rendezés és tagolás, rendezettség és tagolódás lényegében azonos fogalmak, azonos jelentésű kifejezések.