Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

Közigazgatásunk polgári kori ügyvitelt-és iratkezelési módszereinek kialakulása 493 alkalommal ki kellett tölteni az iktatókönyv első négy rovatát. A kiadott és elintézett ügy darabokat azután a kiadóhivatal legalább hetenként egyszer köteles volt átadni az iktatóhivatalnak, s ez alkalommal történt meg az elintézett ügydaraboknak az iktatókönyvből való „kivezetése". < A megyék számára kiadott ügykezelési utasítás immár harmadszor kötelezte a megyéket irataik iktatására (az 1786-os és 1850-es utasítások után). Ettől kezdve az iktatás a megyéknél valóban általánossá vált és állandósult. 1862-ben — mondhatnánk — lezárult az a mintegy száz évig húzódó folyamat, amelynek során közigazgatásunkban az iratok iktatását bevezették. Voltak királyi biztosok, akik már 1861 őszén, a megyei bizottmány feloszlatása • után intézkedtek az iktatás bevezetése tárgyában. így Szabolcs megye királyi biztosa az elnöki iktatást 1861. október 1-vel, a „nagyiktatót" pedig november 2-vel indította el, a törvényszéknél pedig három külön iktatókönyv felfektetését rendelte el (ezek közül a telekkönyvi iratok iktatása december 1-vel, a polgári perek, gyámsági- és gondnoksági ügyek iratainak iktatása 1862. január 1-vel, a bűnügyi iktató ugyancsak 1862. január 1-vel indult).

57 A legtöbb megyében azonban csak a helytartó körlevelének vétele után vezették be az iktatást, még pedig külön az elnöki, külön a „folyó" ügyek, s külön a törvényszéki ügyek számára. Ugyanakkor a fő- és alszolgabírákat is kötelezték, hogy „a hozzájuk érkező ügydarabokra nézve egy külön közigazgatási és egy külön törvénykezési iktatókönyvet vezetni kötelesek".

58 2. Az ügyek elintézése. A visszaállított helytartótanács működésének első hónapjaiban hagyományosan tanácsilag döntött, s interimális intézkedéseit kurrens módon adta ki. Láttuk, hogy az iktatás osztályok szerint csoportosítva történt, ugyanígy tárgyalta a tanács is az ügyéket. Az ügyek tárgyalásra való előkészítése, a votumok elkészítése az osztályok feladata volt. A tanácsosok „büro"-it most már osztályoknak nevezték, minthogy a szervezés, az ügykörök felosztása nem az 1848 előtti módon, hanem az azóta kialakult gyakorlatnak megfelelően történt. Minden osztály — amenynyire a lehetőség engedte —^ egy „departamentum" ügyeit intézte, a tanácsosi agenda általában megegyezett az ügyintézés minden fázisában érvényesülő tárgyosztályok valamelyikével, az elméleti és gyakorlati ügyfelosztás majdnem teljesen fedte egymást. Kezdettől fogva alkalmazta a visszaállított helytartótanács az 1848 óta bevezetett előadói íveket is, a különböző ügyviteli feljegyzések számára, s azért, hogy az ügy darabok egyes részeit (beadvány, mellékletek, kiadvány fogalmazat) egybefogják. Erre az előadói ívre írta az előadó a maga votum-át is. A visszaállított helytartótanácsnak tehát (a visszaállított kancelláriával ellentétben) nem voltak votum-ívei, és így ülésjegyzőkönyvei sem. Kollegiális testület tanácsülési jegyzőkönyv nélkül paradox jelenségnek tűnik, s már maga a jelenség is mutatja, hogy az országos közigazgatásban a testületi döntések ideje lejárt. A visszaállított helytartótanács ügyintézésében valóban egyre nagyobb lemaradás mutatkozott. A közigazgatás teendőit az ötvenes években hozott (és érvényben maradt) jogszabályok tetemesen megnövelték. Ennek folytán az elnökhelyettesek és a tanácsosok idejük jó részét a tanácsban és különböző bizottmányi ülésekben töl67 Uo. 1797. ikt. sz. ;;•'• : \ 58 Pest megyei főispáni helytartójának ügykezelési utaskása a fő- és alszolgabírák, számára. Uo. 1646. ikt. sz.