Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása 487 Az iratok elrakása tárgyi alapokon, irattári fő- és alosztályok (fasciculusok és subfasciculusok) szerint történik. „Az alosztályokban az ügydarabok a beadványi számok aritnmeticai sora, és tárgyak szerint elrakandók, azaz minden ügydarab, amellyel valamely az illető alosztályba tartozó tárgy kezdődik, azon helyre rakatik be, hová az aritnmeticai számsorozat szerint esik, ellenben későbbi beadványok, melyek ugyanazon tárgyról szólanak, nem oda rakatnak, hová aritnmeticai számsorozat szerint tartoznának, hanem azon darabokhoz lajstromoztatnak és helyeztetnek, melylyel azon lajstromozási időszakban azon tárgy kezdődött, s ahhoz füzeteltetnek." (32. §.) Ez a — az új fogalmak jelölésére szükséges új kifejezések hiányában — meglehetősen homályosan fogalmazott mondat mai terminológiával élve azt jelenti, hogy az egyes irattári tételeken belül ügyiratokat kellett kialakítani, s azokat az ügykezdő iratok iktatószámainak növekvő rendjében elhelyezni. Az utasítás magyar nyelvű szövege az irattári főosztályokat (fasciculus) „csomag"nak, az alosztályokat (subfasciculus) „alcsomag"-nak nevezi. (Ma csomag helyett sorozatot, alcsomag helyett tételt mondanánk.) „A lajstromozó hivatalban minden ügydarab alól baloszlopán a csomagolási jeggyel (fasciculatúra) ellátandó" (irattári jelzetelés). „A csomagolási jegy áll a csomag számából, az alcsomag (alosztály) betűjéből, s azon darab beadványi számából, mellyel azon tárgy kezdetét vette (a törzsszámból), s melyhez mellékeltetnek később minden ugyanazon tárgyat érdeklő ügy darabok". Az irattári jelzet tehát a sorozat (római) számából, a tétel betűjeléből, és az ügyirat alapszámából állt. — „Az ügyek kiterjedéséhez képest a csomagok évenként, vagy kétévenként vagy háromévenként bezárandók, (ez képez egy lajstromozási időszakot), de ezen bezárás az egyész lajstromi hivatalban ugyanazon egy időben eszközlendő, ennélfogva nem lehet egy csomagot évenként- mást kétévenként bezárni." „Ha azután a közelebbi lajstromozási időszakban oly ügydarabok fordulnak elő, melyek egy előbbi befejezett lajstromozás beadványához tartoznak, nem szabad az újakat ezekhez mellékelni, hanem az újak az új lajstromozási időszak iij törzsszámait fogják képezni, s csupán csak az előbbeni tárgyalás könnyebb fellelése végett az új beadvány illető lapjára az elébbi iromány csomagolási jegye jegyzetként felteendő". (33. §.) Az irattári tételeket tehát nem okvetlenül évenként, hanem esetleg két- vagy három évenként kell lezárni, de mindenesetre valamennyit egyszerre. Az utasítás szerint ilyenkor az ügyiratokat is le kell zárni, s ha az ügynek az új irattározási időszakban folytatása van, az már az új alapszámon fut tovább, csupán utalni kell az előzmények irattári jelzetére. A szabályrendeleteket (hűen a „manipulatio nova" gyakorlatához) külön kellett gyűjteni, ugyanolyan tételrendben mint a többi iratot (36. §.) A „lajstromozás" szó az utasítás szövegében nem szabad, hogy megtévesszen bennünket. Lajstromok (regisztrumok) vezetéséről, amint az pl. a helytartótanács irattárában egészen 1848-ig dívott, itt már nincsen szó. A „lajstromozó hivatalnok" regestratort, irattárost, a lajstromozás irattározást jelent. „Hogy az irományok romlástól megóvassanak, a csomagokban kinyitott félívrétben tartandók, tábla-fedezettel ellátandók, melyre reá iratik a csomagszám, az alosztály betűje, s a benne foglalt ügydaraboknak nagyobb száma mellett a benne előforduló törzsszámok elsője, s utolsója, — és végre kenderzsinórral összekötendők". (37. §.) Az utasítás nyomán a közigazgatási iratok „fraktúr" (összehajtott) alakban való tárolását általában „normál" csomókban vaió tárolásuk váltotta fel. Ez az utasítás az irattározás terén jelentős újításokat vezetett be Magyarországon. Az utasítás függelékében közölt irattári terv-minta az első olyan osztályozási séma