Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

486 Sashegyi Oszkár Egyenlő állású vagy egyrendű (coordinált) hivatalok egymást e szóval: „Löblich" (tekintetes) köszöntik. Alárendelt hivatalok az országos hivatalokat e szóval: „Hochlöblich" (méltóságos), a minisztériumhoz e szóval: „Hohes" (magas) szólítják meg. Levél alakjában kiadott iratokban a hivatali előljáró személye azon címmel megszólítandó, mely őt közönséges társadalmi szokás szerint illeti." (18. §.) Az utasítás megengedte, hogy az elintézésfogalmazat magára a beadványra kerüljön abban az esetben, ha a beadványt más hatóságnak megküldeni nem kellett. Ilyenkor külön fogalmazati ívet nem fektettek fel. — A fogalmazónak egyébként a fogalmazati íven figyelmeztetnie kellett a kiadót arra, mely mellékletek csatolandók a kiadványhoz és melyek nem, ha pedig határidőt tűztek ki, azt is meg kellett jelölnie a fogalmazati ív külzetén, figyelmeztetésül a határidőnaplót vezető iktató számára. (19. §•) 3. Az elintézések kiadása. A kiadványok letisztázása az elintézési módnak megfelelő formában történt. A végzéseket magának a beadványnak hátlapjára tisztázták. Az egyéb típusú kiadványokat külön ívre tisztázták, kivéve azokat, amelyek a fogalmazatban „kísérő izenet"-nek vagy „kísérő értesítvénynek" voltak jelölve: ez esetben a kiadványt ugyancsak magára a beadványra kellett írni. (22. §.) Minden tisztázott kiadványt össze kellett olvasni. Az összeolvasott tisztázatot egyik sarkában „coll." (collatum) vagy vergl. (verglichen) jellel látták el, majd a hivatali elöljáró elébe terjesztették aláírás végett. (23. §.) Aláírás után a kiadó köteles volt „a kiadandó tisztázatokhoz mellékelni a fogalmazat jegyzetéi szerint avval együtt / elküldendő csatolványokat". (24.' §.) „Minden ügydarab csatolványaival együtt borítékba teendő, a boríték tisztán olvasható címzettel ellátandó, melyben bennfoglaltassák azon hivatal megnevezése, melytől a bocsátmány kiadatik, valamint azé is, melyhez intéztetik, az átadás helyével együtt, és kellőleg bepecsétlendő. — Ennél fogva többé nincs helye az eddigi szokásnak, mi szerint magának az ügydarabnak egyik oldala képezze a címzetet és pecsételtessék meg, mivel ezáltal az irományok felnyitásakor igen könnyen sérülést szenvednek." (26. §.) A kiadott ügy darabokról átadási naplót kellett vezetni, „melyben a hivatal felelősségének fedezésére az átvétel a felekhez történt közvetlen kézbesítéskor ezek által, közvetett kézbesítéskor pedig az által, ki a kézbesítést átvállalja, pl. a cs. kir. posta, futár stb. elismerendő". (27. §.) Az irat elküldését a kiadó fogalmazványon exp. (expediáltatott) jellel és a kiadás napjának feljegyzésével jelezte. Ezután átadta a fogalmazványt az esetleg ahhoz kapcsolt iratokkal együtt az iktatónak, akinek kötelessége volt azokat „a jegyzőkönyvből kiiktatni" vagyis az iktatókönyvnek az elintézésre és az esetleg kitűzött határidőre vonatkozó tételeit kitölteni. „Kiiktatás" után az iratok az irattárba kerültek. (28. §.) Az utasítás azt is előírta, hogy a kiadó a kiadott iratokról jegyzéket vezessen, amely az iktatószámokat, s az elküldés napját tüntesse fel. Olyan hivatalokban, amelyekben a kiadó és az irattáros egy személy volt, vagy legalábbis egymás melletti szobákban dolgoztak, egy harmadik rovatban feltüntethették a mutatókönyvbe való bevezetés megtörténtét, egy negyedikben pedig az irattári jelzetet. (29. §.) 4. Az irattári kezelés. Az utasítás szerint az irattárat kezelő hivatalnok első teendője az iratok mutatózása. Az általa vezetett betűrendes mutatókönyv személynevek, helynevek és tárgyak szerint vezetendő.