Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása 471 A kútfők között az egyediek (fontes particulares seu speciales) mellett már igen korán megjelennek a „halmazatiak" (fontes cumulares) is. Míg az egyedi kútfő egyetlen ügy iratait tartalmazza (kútfő = ügyirat), a halmazati kútfő különböző beadók rokon tárgyú beadványait és azok elintézéseit fogja össze. A helytartótanácsi irattár 1804. évi utasítása a kútfők számának csökkentése érdekében nem tiltja ugyan halmazati kútfők kialakítását, de szigorúan meghagyja, hogy az így lajstromozott iratokat különös gonddal kell mutatózni.

20 A fejlődés oda vezetett, hogy a halmazati kútfőkből fokozatosan általános kútfők (fontes generales) alakultak ki, amelyek egy-egy ügycsoport iratait tartalmazták. Az 1810-es évektől kezdve kialakult az általános kútfők rendszere, nagyjából állandó, évről évre ismétlődően előforduló, s gyakran azonos számmal is ellátott kútfőkkel. Ilyen módon egyes departamentumok kútfőinek száma évenként 5—600-ról 25—30-ra csökkent. Egyedi kútfők azonban mindvégig maradtak az általánosok mellett, s volt departamentum, ahol általános kútfőket egyáltalában nem alakítottak ki.

20/a Minthogy az általános kútfőkön belül az egyes iratokat időrendben lajstromozták, ezeken belül az egyes ügyiratok fizikailag nem különülnek el. így az általános kútfők kialakításának irányába ható fejlődés újból az ügyirategységek felbontásához vezetett. A lajstromkönyveknek minden egyes tételnél az elő- és utóiratokra utaló bejegyzései figyelmeztetnek csak a kapcsolatra, amely az egyes ügydarabok között fennáll. 1785-ben, amikor a magyar kamarát egyesítették a helytartótanáccsal, a kamarai irattár a maga munkájával két évvel el volt maradva. Ezt a hátralékot már az egyesítés után, a helytartótanács irattári rendszerének megfelelően dolgozták fel. Ez a magyarázata annak, hogy a magyar kamara iratai már 1783-től kezdve abban a rendszerben találhatók, amely rendszert a helytartótanács a maga irataira nézve csak 1785 végén vezetett be. Ezt a rendszert a magyar kamara azután is fenntartotta, hogy 1791-ben újból különvált a helytartótanácstól. Az általános kútfők rendszerére a kamarán 1813-ban tértek át, a kamara elnökének rendeletére.

21 Az áttérés tudatosabb és konzekvensebb volt, mint a helytartótanácsnál : ettől kezdve a kamarai kútfők száma mindegyik departamentumban lényegesen lecsökken, s az egyedi kútfők szinte teljesen eltűnnek. Lehet, hogy a kamara bécsi mintát követett, s nincs kizárva, hogy a helytartótanács általános kútfőinek kialakítását viszont a kamarai gyakorlat befolyásolta. Nem követte azonban a helytartótanács irattára azt az ugyancsak 1813-ban bevezetett kamarai újítást, amely ott a lajstromozást megszüntette. Lajstromok híján a mutatókat részletesebben, gondosabban kellett készíteni. A tapasztalat bebizonyította, hogy az irattári lajstromozás munkáját meg lehet takarítani. Mindössze kútfőjegyzékeket kellett vezetni, amelyek csak a kútfők címét és számát tartalmazták, s amelyekbe az egyes kútfőkbe sorolt tételek számát is feljegyezték (a kútfőjegyzékeket később kiselejtezték). A kútfők jegyzékei, amennyiben az általános kútfők címe és száma évről évre bizonyos állandóságot mutat, bizonyos rokonságban vannak az irattári tervekkel, bár nem tekinthetők azoknak. A helytartótanácsi és a kamarai kútfőket induktív 20 OL C 69. (Helytartótanácsi levéltár, Kézikönyvtár) No. 10. Instructio pro officio regestraturae. 19. §. í0a Az általános kútfőket gyakran „tárgyi" kútfőknek nevezik. Ez a kifejezés helytelen. Minden kútfő tárgyi, köztük különbség aszerint tehető, hogy tárgyuk egyedi-e, vagy általános. 81 Nagy István i. m. 323. 1.