Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Lőrincz Zsuzsa: Iratkezelés – levéltáros szemmel / 359–365. o.

364 Lőrincz Zsuzsa sítva, és ha van, akkor nem elég szakképzett erőkkel. Munkába kell tehát állítani olyan munkaerőket, akik elméleti és gyakorlati tudással egyaránt fel vannak vértezve és meg tudnak küzdeni a különböző nehézségekkel. Nehezíti az iratkezelők munkáját az a tökéletes értetlenség, ami körülveszi őket az ügyintézők és a vezetők részéről. Nem tartunk még ott, hogy mindenütt tisztában legyenek az iratkezelés jelentőségével és azért erre a munkára igen sok esetben a másutt már- nem használható alacsony képzettségű dolgozókat állítják be. Ha mégis hozzáértő iratkezelő áll munkába, az nem kapja meg azt a támogatást, amire szüksége lenne a pontos iratkezelés kialakításához, ezért hamarosan feladja a kilátástalan küzdelmet, és más hely után néz. Innen a nagy fluktuáció .az iratkezelők körében. Egy egységes iratkezelési rendszer mellett hasonló iktatási formák begyakorlása után az iratkezelők munkája új helyre kerülés után könnyebb lehetne. Ugyanakkor könnyebben lehetne begyakoroltatni az egyes iktatási rendszerek alapjait is. Ez azonban nem látszik elegendőnek. Az irattári tervek azonos tételeinek összevetése, őrzési idejüknek a meghatározása még a jövő feladata. Vitatott kérdés még az, hogy egy ágazaton belül esetleg egy tárcán belül meg lehet-e majd valósítani az azonos vagy legalábbis hasonló irattári tervet. Rendkívül sok szól a megvalósítás mellett,, de ugyanakkor nem kevés az ellene felhozható és igen megalapozott érvelés sem. Sok előnyt jelentene, ha egy tárcához tartozó vállalatok irattáraiba kerülő anyag azonos tételszámok alatt kerülne lerakásra, mert hiszen az a későbbiek során a gépesítés első lépéseihez adna segítséget. Ugyanakkor gondolva a« régi közigazgatási és csoportszámos iktatási formák hibáira, a különböző szintű és nagyságú vállalatok azonosítása sem lenne problémamentes. (Különben az azonos tételek megállapításával kapcsolatos felméréseket már megkezdtük az irattári tervek alapján.) Mindenesetre akár az irattárak munkáját nézzük, akár a levéltárakra gondolunk, nem küszöbölhetjük ki a nem is közeljövő, hanem a távoljövő tervezésénél a gépesítés gondolatát. Nem győzhetjük azonban eleget hangsúlyozni, hogy a gépesítés kialakításához a tárgyi kategóriákba sorolt iratanyag az első feltétel. Amíg ez meg nem valósul, addig a gépi adatfeldolgozásról beszélni sem lehet. Meggondolandó még a gépesítés rendkívül költséges volta,, ami kétségtelenül akadályozza és hátráltatja a gépek hasznosítását az iratkezelésnél. Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, .hogy a lyukkártyarendszer elsősorban a számvitelnél és a kereskedelemben vált be. Az új szisztémájú, nagy helyet, nagy anyagi befektetést igénylő gépeknek az iratkezelésben történő felhasználása hazánkban még el sem kezdődött (bár kísérlet már volt). Úgy véljük, hogy erre még hosszú ideig nem nyílik lehetőség. Sokkal inkább bevált a fotózás ott, ahol nagy mennyiségű iratforgalom van. Az iktatókönyvet nem helyettesítheti a film, de jelentős segítséget nyújthat az iratok filmrevétele a beérkezés után. A filmek szortírozása biztosítja a visszakereshetőséget. Külkereskedelmi vállalatok igen nagy iratforgalmukkal nehezen küzdenek meg. AJbtózást, amennyiben az érkeztetést és nem az iktatást pótolja, célszerű alkalmazni. Külön problémát jelent az iratok filmrevétele olyan célból, hogy azokat idő előtt meg lehessen semmisíteni. E kérdés részletes kifejtése nem tartozik a cikk kereteibe,, mindenesetre a jelenlegi gyakorlat fenntartása egy ideig még megváltoztathatatlannak látszik. Az eddig kialakult álláspontunk az, hogy a levéltári értékű iratokat megsemmisíteni nem hagyjuk, még filmrevétel esetén sem. Más a helyzet a csak az ügyvitelhez szükséges iratoknál. Ha olyan iratokat óhajtanak filmrevétel után megsemmisíteni, amely csak az ügyvitel szempontjából szükséges, akkor a levéltár hozzájárul, amennyiben az illető szerv felügyeleti hatósága és az Igazságügyi Minisztérium is