Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Lőrincz Zsuzsa: Iratkezelés – levéltáros szemmel / 359–365. o.

Iratkezelés — levéltáros szemmel 363 helyzet. Mert ahogy remélni lehet és kell is, hogy a KSH iratkezelése és dokumentációs rendszere stabilizálódni fog, úgy előfordulhat, bár nem kívánatos, hogy a KNEB iratkezelésében is zavarok keletkeznek. Ez tehát nem lehet irányadó. Jelenleg az a megoldás látszik a legelfogadhatóbbnak, ha a szerveknél mindenütt megőriztetjük a történeti értékű iratokat és a levéltárba kerülésük után selejtezzük ki a másolatokat. Mindezeknek a problémáknak a megoldása nem is könnyű, és tisztában vagyunk azzal, hogy nem történhet egyik napról a másikra. Szembe kell néznünk mindannyiukkal, és keresni kell a kivezető utat. II. A jövő feladatait a jelenlegi helyzet határozza meg. Az iratkezelési szabályzatok elkészülése után azok végrehajtásának ellenőrzésére került sor. Mint az előzőkben már megállapítottuk, az iratkezelési szabályzatok nem mindenütt készültek el kifogástalanul. Ezeket a hiányosságokat az iratkezelési szabályzatok átdolgozásával ki kell küszöbölni. Az irattári tervek esztendőnkénti felülvizsgálása azonban feltétlenül szükséges minden intézménynél, ha azt akarjuk, hogy az irattári terv ne szakadjon el a gyakorlattól, s az iratkezelésnek ne gátjává, hanem segítőjévé váljon. Ha az iratkezelési szabályzatok megváltoztatása jelenleg nem is célszerű, egy idő múlva kétségtelenül szükségesség fogja tenni sok szervnél az a körülmény, hogy nem ismerték fel, melyik iratkezelési rendszer lenne számukra a legalkalmasabb. Mi pedig most már a helyi ismeretek birtokában énnél a kérdésnél s segítséget fogunk tudni nyújtani. Minden bizonnyal ez csak akkor jelent majd előnyt számunkra és a szerv számára is, ha érvényt tudunk majd szerezni elképzeléseinknek. Az egyes szervek iktatási formájának megválasztásánál okozhat nehézséget sok helyen a túlzott egyszerűsítésre, vagy az indokolatlan biztosításra való törekvés. Hosszú idő fog eltelni még. amíg elérjük, hogy a köztudatban a pontos iratkezelés ne legyen egyértelmű a bürokráciával. A szakemberek számára világos, hogy a pontos iratkezelés éppen a bürokrácia ellensége, mert a jó nyilvántartás egyszerűsíti a munkát és mert ott gondoskodnak többszöri iktatással, felesleges nyilvántartások vezetésével az iratok biztonságáról, ahol az iratokat nehezen találják meg és nehezen keresik elő. Ahol azonban jó a szervezés és az iratkezelés az ügyintézésnek a kiszolgálója, ahol tudomásul veszik, hogy az iratkezelés van az ügyintézésért, ott ahol teljes harmóniában van az ügyviteli munka két fő része: az ügyintézésés az ügyiratkezelés, és helyesen oldották meg a szervezési feladatokat, ott bürokráciáról nem lehet szó. Ellenőrzéseink azt mutatják, ahol ragaszkodnak az iratok többszöri iktatásához, ott az iratkezelés nem pontos és nem biztonságos. Fel kell lépnünk a többszöri iktatás, tehát a többszöri nyilvántartás ellen, mert ez feleslegesen növeli az adminisztrációt, de nem szolgálja a biztonságos megőrzést sem. Hasznosnak látszana az iktatási formákat — egyelőre csak egy tárcán belül — idővel egységesíteni. Tekintettel arra, hogy a szervek többsége két-három iktatási forma közül választja ki a maga számára a legalkalmasabbat, nem ütközhetne ez különösebb nehézségbe. Gyakorlati előnye azonban számtalan lenne. Nemcsak a technikai feltételek megteremtésére gondolok (iktatókönyvek, mutatókönyvek beszerzésére, tárolási módok biztosítására), hanem a személyi feltételek megteremtésére is, A jó iratkezelés kialakításának egyik feltétele a jó iratkezelők megléte. Jelenleg ez okozza a legtöbb nehézséget. A személyi ellátottság igen sok helyen nincs bizto-