Levéltári Közlemények, 42. (1971)

Levéltári Közlemények, 42. (1971) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása / 3–32. o.

A MOL Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi feldolgozása 19 lenőrizni, hogy a Diplomatikai Levéltár oklevelének szövege publikáltatott-e valóban a vele együtt kiírt publikációs jelzet alatt. E gépi segítséggel feltétlenül gyorsabban lehetne elkészíteni azt a sokak által régóta áhított levéltári segédletet, amelyből meg lehetne állapítani, hogy a Diplomatikai Levéltár valamelyik oklevele (vagy valamenynyi Mohács előtti oklevél) hol jelent meg nyomtatásban, mintha a munkát a hagyományos módszerekkel kívánná valaki elvégezni. Végül, de nem utolsósorban, magyar viszonylatban ez lenne az első kísérlet az elektronikus gépi adatfeldolgozás nyújtotta lehetőségeknek levéltári területen történő alkalmazására. Ebből a kísérletből tapasztalatokat lehetne szerezni arra vonatkozólag is, hogy egy ilyen újszerű eljárás milyen mértékben segíti a levéltáros és milyen mértékben a kutató munkáját. Milyen előkészítő és milyen utólagos, értékelő munkát igényel, mik alkalmazásának korlátai, milyen előfeltételek biztosítása fokozza eredményességét és így tovább. — Vonatkozik ez elsősorban magában a Diplomatikai Levéltárban rejlő további adatok gépi úton történő feldolgozására. Két kérdést kell még megvizsgálni, illetőleg két kérdésre kell még választ adni. A gépi adatfeldolgozás alkalmazása a jelen esetben jelenti-e tekintélyes menynyiségű emberi munka megtakarítását? A gépi adatfeldolgozás alkalmazása a jelen esetben ki tudja-e küszöbölni, illetőleg jelentős mértékben csökkentem tudja-e az emberi munkával szükségszerűen együttjáró hibákat, szubjektív jellegéből eredő fogyatékosságokat? A jelen elgondolás első intézeti vitáján (1970 októberében) olyan javaslat is elhangzott: nem volna-e gazdaságilag előnyösebb megoldás, ha az időrendi mutatólapokról xeroxeljárással 4—4 példányban másolat készülne, s ezekből egy példányt szoros időrendbe, a másikat DL-számok, a harmadikat kibocsátók, a negyediket pedig régi jelzetek rendjébe sorolva kezelnénk. Ezzel a megoldással biztosítani lehetne azt a négy segédletet, amit a jelen elgondolás elsődlegesen maga elé tűzött. Anélkül, hogy ennek a ki nem dolgozott ötletnek a taglalásába bocsátkoznék, csak arra kívánom felhívni a figyelmet, hogy vajon mennyi emberi munkát jelentene ennek az ötletnek a kivitelezése? Ha nem is számítjuk a mintegy 160 000 mutatólap xeroxozásának emberi munkáját, de gondoljunk arra, hogy annak az előkészítő levéltárosi munkának, amely a kibocsátók és a régi jelzetek terén mutatkozó fogyatékosságok kiküszöbölését hivatott biztosítani, nagy részét ezúttal is el kell végezni. Ezután kerülhet sor az időrend ellenőrzésére, amelynek hibalehetőségeiről már történt említés. Ezt követően kellene egy sorozatot DL-számok rendjébe rakni, majd a 3. és 4. példányt kibocsátók, illetőleg régi jelzetek rendjébe szedni. Itt azonban felmerül majd, hogy több kibocsátó vagy több rang esetében több lapra volna szükség, s ugyanez az igény áll elő több régi jelzet esetében is. Ezt csak úgy lehetne áthidalni, hogy ezekről az utalólapokról nem 4, hanem 5—6 vagy több példányban készülne másolat. Ennek az igénynek a kielégítése viszont csak úgy volna lehetséges, ha az előkészítés során az előkészítő levéltáros ezt az igényt külön feltüntetné, ami nem csökkentené az előkészítő munkát. Hogy milyen emberi munkát igényel mintegy 180 000 lapnak négy ízben megadott rendben való elrendezése, azt mindenki érzékelni tudja, aki életében legalább egyszer néhány tízezer cédulából álló mutatót saját kezűleg elrendezett. Levéltári gyakorlatban erre időelőirányzat még nem alakult ki, de feltétlenül nem kevés munkahónapra volna szükség. Kétségtelen, hogy zömében nem levéltárosi, 2* I-