Levéltári Közlemények, 42. (1971)

Levéltári Közlemények, 42. (1971) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása / 3–32. o.

12 Borsa Iván tulajdonképpen ellenőrizné az időrendet, s azokat az adatsorokat, amelyek nincsenek megfelelő helyen — immár az emberi tévedés lehetőségét, a szubjektumot teljesen kizárva — a helyükre tenné. Megfontolandó volna: támasszunk-e a géppel szemben olyan igényt, hogy a teljesen azonos keltezésű okleveleket (adatsorokat) önmagukon belül rendszerezze-e és ha igen, hogyan. (Megjegyzendő, hogy jelenleg az azonos keltezésű mutatólapokon belül nincs intézményes rend.) A legcélravezetőbbnek az látszik, ha a gép az azonos keltezésű adatsorokat az oklevélkiböcsátók szerint rendezné azok ábécé-rendjében. Ha több azonos keltezésű és ugyanazzal az oklevélkibocsátóval rendelkező adatsor van, úgy a rendezés további alapjai a DL-számok volnának. Ezek azonossága esetén a régi jelzetek rendje adná az utolsó rendezési szempontot. — Alternatív megoldásként számításba jöhet az oklevélkibocsátók szerint történő rendezés kihagyása és az azonos keltezésű sorok DL-számok szerint való csoportosítása, s az azonos jelzetűek régi jelzetek szerint való rendezése. — Az 1. tábla az első megoldás szerint rendezve mutatja be az adatsorokat. A gép az előző bekezdésekben leírt művelet végrehajtása során a 180 000 adatsort szoros időrendbe szedve, immár tökéletes rendben leírja mind a 180 000 sort. A gépnek ez a produktuma tulajdonképpen a mai időrendi mutató ellenőrzött és javított kiadása, természetesen csak a mutatólapok feldolgozott adatai tekintetében. A különbség csak az, hogy a jelenlegi négyszázegynéhány doboz helyett néhány kötetbe tömörítve tartalmazza az adatokat. Említendő előnye, hogy az így leírt adatok jobban áttekinthetők, mintha egyes cédulákon egymás után volnának. Ennek birtokában csábító a gondolat, hogy a „kék cédulákat" ki lehetne selejtezni. Ez azért még egy kicsit korainak tűnik. Minthogy a gépi feldolgozás számára az adatrögzítés a mutatólapok segítségével történt, bármiféle ellenőrzés szüksége esetében elengedhetetlen lesz a visszakeresés a mutatólapokban. 2. DL-számok szerinti rend, A gépnek e produktumában a mintegy 180 000 adatsor DL-számok rendjében sorakoznék egymás után. Rögtön felmerül a kérdés, mi történik abban az esetben, ha egy DL-számhoz több adatsor tartozik, minthogy a jelzet alatt több oklevélszöveg található. Ez esetben a gép — ilyen utasítást kapván a gépi programban — az azonos DL-számú sorokat időrendben írná ki. — Az eredmény ugyanannyi kötet volna, mint az 1. alatt leírt esetben. Milyen előnyei volnának egy ilyen segédletnek? a) Ha valakit az érdekel, hogy egy megadott DL-számú oklevélnek mi a régi jelzete —• s ez nem ritka igény — felüti a megfelelő kötetben a keresett számot;, s annak sorában a régi jelzet rovatban megkapja az oklevél régi jelzetét. b) Az adatsoroknak DL-szám szerint történő csoportosítása esetén ki fog tűnni,, hogy melyek azok a DL-számok, amelyekhez nem tartozik egyetlen időrendi mutatólap sem. Ezek ugyanis hiányozni fognak a DL-számok sorából. — Ezt meg lehet állapítani úgy is, hogy 1-től végig átnézzük* a számokat és kiírjuk a hiányzókat, de annak is megvan a lehetősége, hogy a gépi programban gondoskodjunk arról, hogy a gép írja ki azokat a DL-számokat, amelyek nem szerepelnek. — Levéltárosi feladat lesz ellenőrizni, hogy miért hiányoznak ezek a számok, vajon azért, mert e számon valamilyen oknál fogva nincs oklevél elhelyezve vagy pedig azért, mert az oklevélről nem készült időrendi mutatólap, vagy a készült mutatólap időközben elkallódott. Utóbbi esetben pótlásuk szükséges, előző esetben viszont érdemes volna pótlásként bevinni az adatsorok közé olyan csonka adatsorokat, amelyek csak azt mutatnák, hogy