Levéltári Közlemények, 42. (1971)

Levéltári Közlemények, 42. (1971) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása / 3–32. o.

A MOL Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi feldolgozása 13 mely számokhoz nem tartozik oklevél. Ennek mind a most ismertetett segédletnél, mind pedig a régi jelzetek szerint történő csoportosításnál hasznát látnánk. c) E segédlet elkészítése kapcsán megnyílik a lehetőség arra is, hogy ellenőrizzük: nem kallódott-e el más időrendi mutatólap is, olyan mutatólap, amely átírást vagy átírásokat tartalmazó oklevelek esetében készült. Több mutatólap esetében ugyanis megtörténhetett, hogy ugyanazon szám alatt őrzött oklevélről maradt ugyan egy vagy több mutatólap, tehát a fenti b) pont alatt leírt ellenőrzés során a hiány nem ugrik ki, de továbbiak esetleg elkallódhattak. — Az elkallodottak megállapítása céljából egybe kell vetni új segédletünk adatait a számkönyv adataival. Új segédletünk ugyanis megmutatja majd, hogy egy DL-számhoz jelenleg hány időrendi mutatólap tartozik. — Esetleges félreértések elkerülése végett fel kell hívni a figyelmet arra, hogy itt nem az egyes DL-számokhoz tartozó adatsorok száma az irányadó, mert egyetlen oklevélszöveg esetében két vagy több adatsor is lehetséges, ha több kibocsátója van az oklevélnek, vagy az oklevélkibocsátónak több rangja van, avagy egy DL-szám alatt több régi jelzet alól együvé került oklevél van. Tehát azt kell majd megállapítani az új segédlet alapján, hogy egy DL-számhoz hány darab különböző azonosító számmal ellátott időrendi mutatólap tartozik. — E feladat elvégzésében a gép is segítségünkre lehet. A programozás tárgyává lehet tenni: írja ki a gép azokat a DL-számokat, amelyekhez 2 vagy több azonossági szám tartozik, sőt azt is kiírathatjuk vele, hogy mely számhoz hány (2—3—4 vagy hány) mutatólap tartozik. A ki nem írt DL-számok esetében tehát csak egyetlen mutatólap van. Ezt a gép által készített kimutatást kezelői munkával egybe kell vetni a számkönyv megfelelő adataival. A Diplomatikai Levéltár megalapításakor szükségét látták olyan segédlet megalkotásának, amelyben minden DL-szám esetében rögzítették, hogy az oklevél mely dobozban, illetőleg csomóban található, s hogy hány időrendi mutatólap készült az oklevélről. A számkönyv ugyanis DL 1-től DL 39 447-ig a „Czéduíák számai" című rovatában közli az időrendi mutatólapoknak akkoriban adott sorszámokat. DL 39 448-tól pedig azt közli, hogy egy-egy DL-számhoz milyen keltezésű időrendi mutatólapok készültek. Ha e sorszámok, illetőleg keltezések darabszámát egybevetjük a gép által kiírt, az előző bekezdésben vázolt táblázat adataival, s valamelyik DL-számnál kiderül, hogy a számkönyv több „kék céduláról" tud, mint a táblázat, akkor megállapíthatjuk, hogy ott mutatólap kallódott el, amit természetesen pótolni kell. Van arra is példa, hogy egy oklevélszöveghez két időrendi mutatólap készült, (így pl. a DL 74 151 számhoz a 081457 és a 081458 azonosító számú időrendi mutatólap.) Ez a hiba is ki fog ugrani, mégpedig oly módon, hogy egy DL-számnál több adatsor fog szerepelni, mint ahány mutatólapnak a számkönyv adatai szerint lennie kell. Meg kell azt is állapítani, hogyha egyazon DL-szám esetében ugyanannyi többletmutatólap van, ahány elveszett, ez a hiba nem fog napvilágra kerülni. Feltételezhető, hogy ennek valószínűsége óly csekély, hogy nem is érdemes lehetőségével foglalkozni. 3. Az oklevélkibocsátók szerinti rend. Mint fentebb már szó volt róla, az oklevélkibocsátók egységesített adatai az adatsorokban a hagyományostól eltérő, általában azzal ellentétes sorrendben jelentkeznek. (Pl. érsek—esztergomi—György.) A gép első feladata az volna, hogy az adatsorokat az okíevélkibocsátó rovatban szereplő legmagasabb egységek szerint szedje rendbe. (Ezekről a legmagasabb egységekről egyébként az előkészítési stádiumban nyilvántartás készül.) Ez esetben együvé kerülnének a kirá-