Levéltári Közlemények, 41. (1970)

Levéltári Közlemények, 41. (1970) 2. - Ember Győző: Levéltári feladatok az új levéltári törvény után / 199–212. o.

Levéltári feladatok az új levéltári törvény után 201 Az új levéltári törvénynek az a legnagyobb, döntő fontosságú jelentősége, hogy a még levéltáron kívül levő levéltári anyag védelmét is körültekintően, sokoldalúan szabályozza. A még levéltáron kívül levő levéltári anyag védelme azonban nem szabályozható az ezt az anyagot létrehozó, őrző és kezelő szervek iratkezelésének a szabályozása nélkül. Az új levéltári törvény tehát az iratképző szervek iratkezelését is szabályozza. A levéltárvédelem és az iratképző szervek iratkezelésének a szabályozása a legszorosabban összefügg egymással. Az iratkezelés szabályozása során az új levéltári törvény igen fontos szerepet bíz a levéltárakra. Először'is részt kell venniök az iratkezelés legcélszerűbb, a levéltári igényeket is kielégítő rendjének a kialakításában, az iratképző szervek iratkezelési szabályzatainak az elkészítésében. Azután folyamatosan és rendszeresen, részt kell venniök a gyűjtőkörükbe tartozó szervek iratkezelésének az ellenőrzésében. Mindkét feladat igazgatási jellegű. Az iratkezelés nem egyenlő az irattározással, az irattári munkával, több annál. Az irattározás csak egy része az iratkezelésnek. Az iratkezelés pedig része egy még nagyobb igazgatási területnek, az írásbeli ügyvitelnek, az írásbeli igazgatásnak, az írásbeliségnek az ügyvitelben, az igazgatásban. Annak, aki az iratkezelés kérdéseivel foglalkozik, feltétlenül foglalkoznia kell az egész írásbeli ügyvitel, írásbeli igazgatás kérdéseivel.

2 Az írásbeli igazgatás területe — ellentétben az igazgatás más területeivel — ez ideig külön szakfőhatóság nélküli, külön gazda nélküli területe volt az államigazgatásnak. Minden országos főhatóság, sőt sok esetben minden szerv úgy szervezte meg, úgy végezte az írásbeli igazgatást, azon belül az iratkezelést, és annak keretében az irattározást, ahogy éppen jónak látta. Olyan kaotikus helyzet alakult ki, amelyben nemcsak a levéltári anyag léte forgott veszélyben, hanem az igazgatás zavartalansága sem volt biztosítva, a népgazdaság is komoly károkat szenvedett. Ebben a káoszban törekszik rendet teremteni az új levéltári törvény, amikor leszögezi, hogy az iratok kezelését minden szervnél a Minisztertanács által megállapított általános irányelvek alapján kell szabályozni, hogy a szabályozásban részt kell vennie a művelődésügyi miniszternek, aki a szervek iratkezelését ellenőrizni is köteles. Sajnálatos, hogy a művelődésügyi miniszternek a hatáskörét mind az iratkezelés szabályozásában, mind pedig annak ellenőrzésében a kormányrendelet végleges 2 Az írásbeli igazgatás vagy ügyvitel, az általános igazgatásnak vagy ügyvitelnek az a része,, amely írásban történik, amelynek írásos, írásbeli lecsapódása van. Az általános igazgatás vagy ügyvitel (ügyintézés, ügykezelés) pedig azt a módot jelenti, ahogyan valamely szerv vagy személy önmagát igazgatja, ügyeit viszi, intézi, kezeli, ahogyan működik. Van az ügyvitel és az igazgatás kifejezéseknek más, tágabb körű jelentése is. Az ügyvitel (ügyintézés, ügykezelés) tágabb értelemben valamely szerv vagy személy működésének nem csupán a módját, hanem egész működését is jelenti, tehát azt is, hogy milyen ügyeket visz, intéz, kezel. • Az igazgatás kifejezés más értelemben a kormányzati tevékenységnek egyik ágát jelenti (közigazgatás, államigazgatás, központi igazgatás, egészségügyi igazgatás stb.). Az írásbeli igazgatás vagy írásbeli ügyvitel körébe tartoznak az irattározáson és az iratkezelésen kívül olyan kérdések is, hogy milyen ügyek intézéséről, az ügyintézés milyen fázisairól kell írásbeli feljegyzést készíteni, az ügyintézés milyen fázisait kell iktatni, a kimenő iratokról (kiadványokról) kell-e fogalmazványt készíteni, a fogalmazványt ki készíti, ki vizsgálja fölül, ki kiadványoz stb., stb. Talán nem kell több példa annak megvilágítására, hogy az írásbeli igazgatás vagy írásbeli ügyvitel sokkal többet jelent, mint az irattározás és az iratkezelés.