Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 1. - Borsa Iván: A levéltári szintek kérdéséhez / 21–35. o.

A levéltári szintek kérdéséhez 25 tozó egyes iratokat foglal magába, s alkalmas arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat — teljesen vagy esetleg csak részeiben — dokumentáljon. Ez a közös szerep nem lekicsinylendő, sőt alá szeretném húzni jelentőségét a levéltári szintek szempontjából. Ennek érdekében vessünk néhány pillantást más országok levéltári gyakorlatának analóg eseteire. A szovjet levéltári gyakorlatban általánosan, helyesebben mondva előírásosan elterjedt a gyelo (ügy), más elnevezéssel а единица хранения (őrzési egység). A gyelo az esetek többségében kötetté formált iratok egysége, de alkalmazzák nem kötött iratanyag esetében is, sőt bizonyos esetekben lehet egyetlen irat is. Az iratanyag gyelo-kra történő tagolásakor nemcsak a tárgyi szempontokat tartják szem előtt, hanem figyelembe veszik a raktári (kötetformálási) szempontokat is. Első pillanatban úgy tűnhetik, hogy itt egy-egy ügy iratait, tehát az ügyiratot fogják össze, minthogy a gyelo magyarul ügyet jelent. A helyzet azonban az, hogy az orosz, majd a szovjet gyakorlat a magyar közigazgatási gyakorlatnál sokkal szélesebb alapokra helyezte a gyelo-t, körülbelül úgy, ahogy nálunk a gazdasági levéltárak dossziéit alakították ki. A gyelo-t ugyanis ki lehet alakítani nominális ismérvek (iratfajták) szerint, tárgyi (elsősorban funkcionális) alapon, ügyfelek szerint, földrajzi, időrendi szempontok alapján és szerzők (levélírók) szerint — tehát elsődlegesen nem az egy ügy iratainak vagy azonos tárgyú egyedi ügyek együtt-tartása a cél.

4 (Megjegyzendő, hogy Bereg, Ugocsa, Ung megyék feudális kori levéltári anyagának a szovjet levéltári rendszer szerint történt átdolgozása alkalmával az egyes éveken belül jelentkező minden numerus-t önálló gyelo-nak tekintettek.) — A gyelo tehát lényegében olyan levéltári egység, amely valamilyen szempont alapján összetartozó egyes iratokat (dokument) foglal magába és alkalmas arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat teljesen vagy esetleg csak részeiben dokumentáljon. Ezen túlmenően a gyelo a szovjet levéltári nyilvántartás és segédletkészítés alapegysége. Minden gyelo nyilvántartásba van véve és az általános segédletek (opisz) is gyelo-ig lemenő részletességgel készülnek. A német levéltári gyakorlat sok szempontból a szovjet gyakorlathoz hasonlít. A levéltári tagolás és a raktári egység kialakítása között szorosabb kapcsolat van. A valamilyen szempont alapján Összetartozó egyes iratokat magába foglaló levéltári egység neve : Aktenband vagy Aktenheft, amennyiben egybekötött vagy egybefűzött iratokról, s Aktenbündel, ha szabadon levő iratokról van szó. Egy ilyen levéltári egység is alkalmas arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat terjesen, vagy esetleg csak részben dokumentáljon. Ezt a levéltári egységet Brenneke így definiálta: „mehrere Schriftstücke aktenmässig unter einem Begriff zusammengefasst".

5 Problematikus lehet, hogy miként értendő az „aktenmässig" kifejezés, vajon nem az egy ügyre vonatkozó iratok együtt-tartását jelenti? Ha ismerjük a régi német levéltári gyakorlatot és a két háború közt lezajlót Büroreform-ot, s figyelembe vesszük a brennekei meghatározásban szereplő „unter einem Begriff" kifejezést, nyugodtan megállapíthatjuk, hogy egy Aktenband-ban vagy Aktenbündel-ben sem egy ügy valamennyi iratát találjuk együtt, hanem az egy tárgyra vonatkozó egyes iratokat — esetleg ügyiratokat — meglehetős változatossággal. Talán megkockáztathatjuk azt a megállapítást, hogy e levéltári egység kialakításánál a német gyakorlatban nagyobb szerepet kapott a tárgyi (funkcionális) szempont a szovjet gyakorlatban 4 Belov—Loginova—Mitjajev—Prokopenko: A levéltárügy elmélete és gyakorlata a Szovjetunióban. (Fordítás.) Budapest I960. 34. 5 Adolf Brenneke: Archivkunde. Leipzig 1953. 7.