Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 1. - Borsa Iván: A levéltári szintek kérdéséhez / 21–35. o.

26 Borsa Iván gyakori nominális ismérvekkel szemben. Az Aktenband ugyanúgy mint a szovjet gyelo, a levéltári nyilvántartás és segédletkészítés alapegysége. Minden Aktenband nyilvántartásba van véve és az általános segédletek (Findbuch) szintén Aktenbandig lemenő részletességgel készülnek. Az Amerikai Egyesült Államok fiatal levéltári gyakorlatában az ügyiratnak és dossziénak, illetőleg a gyelo-nak és Aktenband-nak megfelelője file unit (item).

s Egy file unit ugyan lehet egyetlen irat (piece) is, de általában a több, együvé hozott iratot nevezik így. Az egyes item-ek iratai általában még az iratokat létrehozó szerv működése során kerültek együvé. Itt is az a helyzet, hogy egy item valamilyen szempont alapján összetartozó egyes iratokat foglal magába, s alkalmas arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat teljesen, vagy esetleg csak részben dokumentáljon. S ha úgy tesszük fel a kérdést, vajon egy amerikai item egy magyar ügyirathoz vagy egy doszsziéhoz hasonlítható-e inkább, a válasz csak a dosszié lehet, mert egyaránt vannak olyan item-ek, amelyek egy ügy valamennyi iratát tartalmazzák, mint olyanok, amelyek a legkülönbözőbb szempontok szerint alakíttattak ki. E külföldi példák azt mutatják, hogy ezekben az országokban is van egy olyan legkisebb átfogó levéltári egység, amely valamilyen szempont alapján Összetartozó egyes iratokat foglal magába, mint a magyar közigazgatás ügyirata vagy a magyar gazdasági levéltárak dossziéja. A külföldi analógiák is azt húzzák alá, hogy a levéltári gyakorlatban van egy olyan legkisebb átfogó levéltári egység, amely általában több egyes iratot foglal magába, mint a magyar dosszié és mint a magyar ügyirat, s ennek a levéltári egységnek alsó határa ugyancsak az egyetlen irat. A fentiek figyelembevételével megkísérelhetjük a többszintű levéltári tagolódás alsó szintjeinek meghatározását. Az alsó szintek közül legmagasabbnak azt a legkisebb átfogó levéltári egységet tekinthetjük, amely valamilyen szempont alapján összetartozó egyes iratokat foglal magába s alkalmas arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat — teljesen, vagy esetleg csak részeiben — dokumentáljon. Ilyen a közigazgatási iratanyagban az ügyirat (alapszám), a gazdasági iratanyagban pedig a dosszié. E definíció segítségével más típusú levéltári anyag esetében is megkereshetjük az alsó szintek legmagasabbját reprezentáló levéltári egységet. Példának okáért: Eddig nem volt egyértelmű, miként ítéljük meg egy olyan levélgyűjtemény szintjeit, amely a levelek címzettjei, címzetteken belül levélírók szerint van rendezve, s egyes levélírók levelei időrendben sorakoznak. A fentiek alapján az egyes levélírók leveleinek együttesét tekinthetjük olyan legkisebb átfogó levéltári egységnek, amely valamilyen szempont (egyazon levélíró) alapján összetartozó egyes iratokat foglal magába, s alkalmas arra, hogy egy tárgyat (X-nek Y-hoz intézett közléseit) önmagában dokumentáljon. Ez a meghatározás hozzásegíthet bennünket ahhoz, hogy tudatosítsunk a magyar levéltári gyakorlatban egy olyan állandó jellegű, könnyen meghatározható, de ezideig kellő figyelemben nem részesített levéltári egységet mint levéltári szintet. Ez a levéltári egység azután egyaránt segítheti a módszertani és a gyakorlati munkát, sőt a levéltári munka szervezésében, idővel a tervezésstatisztikai kimutatások készítésénél is a jelenleginél szilárdabb alapot tudhat biztosítani. Ezt a levéltári egységet jobb kifejezés hiányában nevezzük ügyirat-nak (esetleg dossziénak?), kitágítva a szó eddigi értelmét, közelítve azt az orosz levéltári gyelo értelméhez. Az ügyiratra e T. R. Schellenberg: Modern Archives. Chicago 1957. 57. — Ezeket az egységeket a washingtoni National Archives mikrofilmjegyzékei általában „item"-nek nevezik.