Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

228 Ember Győző egységeket olyan kisebb levéltári egységekre bontottak le, amelyeknek tárgyai között bizonyos hasonlóság, rokonság állapítható meg. Tárgya minden egyedi iratnak és az egyes iratok túlnyomó többségének is van. Az egyedi vagy egyes iratokból az ügyiratdarabok és az ügyiratok tárgyi alapon alakulnak ki. Az ügyiratdarabhoz és az ügyirathoz tartozó minden egyes iratnak a tárgya ugyanaz. Lényegében tehát az ügyiratdarabok és az ügyiratok is tárgyi levéltári egységek. Ezideig mégsem tekintettük őket azoknak. Nem tekintettük azért, mert azonos a tárgyuk, mert csak egyetlen egyedi tárgyuk van. Tárgyi levéltári egységeknek ezideig csak azokat neveztük, amelyek több hasonló vagy rokon tárgyú egyedi ügynek az iratait tartalmazzák. Csak a közös tárgyú tárgyi levéltári egységeket tartottuk tehát tárgyi levéltári egységeknek, az egyedi tárgyúakat: az ügyiratokat és az ügyiratdarabokat és természetesen az egyes iratokat nem. Vagyis csak az alsó szintűeknél magasabb szintűeket. Ha tehát pontosan akarjuk meghatározni azt a fogalmat, amit ezideig legkisebb tárgyi egységnek neveztünk, vagy azt kell mondanunk, hogy a legkisebb közös tárgyú tárgyi levéltári egység, vagy azt, hogy az alsó szintnél magasabb szintű legkisebb tárgyi levéltári egység. Egyszerűbbnek találom az első kifejezést. Javaslom, hogy különböztessünk meg kétféle tárgyi levéltári egységet: egyedi tárgyút és közös tárgyút. Egyedi tárgyú levéltári egységeknek nevezzük az alsó szintűeket : az ügyiratokat, az ügyiratdarabokat és az egyes iratokat. Közös tárgyúaknak pedig a közép és a felső szintű tárgyi levéltári egységeket, a tételektől felfelé. A tételt, mint levéltári egységet mindezek figyelembevételével fentebb már úgy határoztam meg, hogy az a legkisebb közös tárgyú tárgyi levéltári egység. Legkisebb közös tárgyú tárgyi levéltári egység helyett az egyszerűség kedvéért tételt mondhatok. Repertóriumaink és áttekintő raktári jegyzékeink a tételek és a legkisebb raktári egységek szintjén készülnek. Ha tételek nincsenek, az utánuk következő első magasabb szintű levéltári egységek szintjén. * Az eddigiek alapján összeállíthatjuk a levéltári egységek szintek szerinti skáláját : Magas szint Levéltári intézmény iratanyaga Szekció Levéltár Fond Állag Közép szint Sorozat Tétel Alsó szint Ügyirat Ügyiratdarab Egyes irat