Levéltári Közlemények, 40. (1969)
Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.
A levéltári egységek kérdéséhez 229 Ezeken az egységeken kívül szerepelhetnek még egyebek is: időrendiek, volt raktári egységek szerintiek stb., amelyek tovább tagolhatják a levéltári iratanyagot. A kifejezések, amelyekkel az egyes levéltári egységeket jelölik, a legkülönfélébbek lehetnek. A tekintetben is nagy lehet az eltérés az egyes levéltári intézmények és az egyes fondók iratai között, hogy miként tagolódnak, milyen levéltári egységeik vannak, A levéltári intézmény egész iratanyagán kívül a fond és az egyes irat azok a levéltári egységek, amelyek minden levéltári intézményben megvannak. * Hátra van arról szólani, hogy a levéltári iratanyag rendezettsége és segédletekkel való ellátottsága tekintetében milyen szintekről beszélhetünk, s hogy a levéltári egységek ebben a kérdésben milyen szerepet játszanak. Magas szintű rendezettség. Magas szintű rendezettségről nem szoktunk beszélni. — Fondok és állagok szintjén rendezettnek akkor mondhatjuk a levéltári iratanyagot, ha a benne potenciálisan meglevő fondok és állagok ki vannak alakítva, ha egy-egy fondban vagy állagban más fondba vagy állagba tartozó iratok nincsenek. Közép szintű rendezettség. A közép szintű rendezettség tekintetében nem elégedhetünk meg azzal a követelménnyel, hogy a levéltári iratanyag a legkisebb közép szintű levéltári egység — általában a tétel — szintjén rendezett legyen. Van olyan iratanyag, amelyben a tételek még igen nagy terjedelműek és tovább tagolódnak viszonylag nagyobb terjedelmű alsó szintű levéltári egységekre. Abból kiindulva, hogy a közép szinten rendezett levéltári iratanyagban egy raktári egységnél nagyobb terjedelmű rendezetlen iratok ne legyenek, közép szinten rendezettnek azt a levéltári iratanyagot tekintjük, amely a legkisebb raktári egységen belüli legnagyobb levéltári egység szintjén rendezett. A vállalati iratanyagnál a dossziék (a tételek) szintje jelenti ezt a szintet. A minisztériumi iratanyagnál ellenben az alapszámok (az ügyiratok) szintje. Ha a minisztériumi nagy tételeket kisebbekre bontjuk, lehet, hogy ott is a tételek lesznek a csomókon belüli legnagyobb levéltári egységek. Alsó szintű rendezettség. Alsó szintű rendezettségről nem szoktunk beszélni. Az ügyiratok szintjén rendezett minisztériumi iratokat közép szinten rendezettnek mondjuk, pedig tulajdonképpen alsó szinten rendezettek. Darab szinten rendezettnek az ügyiratdarabok szintjén rendezett iratokat tekintjük. Egyes iratok szintjén rendezettnek végül akkor mondjuk az iratanyagot, ha minden egyes iratnak megvan a maga meghatározott reddszerbeli helye és azon a helyen megtalálható. Magas szintű segédletek. A magas szintű segédletek a fondok és állagok szintjén készülnek. Ilyenek a fondok és állagok különféle jegyzékei, az ismertetőleltár, az alapleltár és a tervezési statisztikai kimutatás. Közép szintű segédletek. A közép szintű segédletek közül a repertóriumok és az áttekintő raktári jegyzékek a legkisebb raktári egységek és a legkisebb közös tárgyú tárgyi levéltári egységek, a tételek szintjéig mennek le. Az egyszerű raktári jegyzékek szintje csupán a legkisebb raktári egység. Alsó szintű segédletek. Az alsó szintű segédletek általában az egyes iratok, olykor azonban az ügyiratdarabok szintjén készülnek. Darabszintű segédleteknek szoktuk őket nevezni, ami nem mindig pontos megjelölés. Ilyenek: a jegyzék, a lajstrom, a regeszta vagy katalógus és a mutató. * 3*
