Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

A levéltári egységek kérdéséhez 227 lehetnek: korszak, évszázad, évtized, év, hónap, nap. Leggyakoribb időrendi kategória a levéltári anyag tagolásánál az év. Az évnek, mint időrendi levéltári kategóriának a felhasználása különböző szinteken lehetséges. A minisztériumok iratrendszerében gyakori az olyan eset, amikor a minisztérium egész általános iratanyaga először évekre tagolódik, az éveken belül kútfőkre, azaz sorozatokra, azokon belül tételekre és így tovább. Ebben az esetben egy év iratanyaga közép szintű levéltári egység, a közép szint felső határán helyezkedik el. A helytartótanácsi departamentumok általános anyaga is először évekre tagolódik, és csak azokon belül kútfőkre és így tovább. Egy év iratanyaga ebben az esetben is közép szintű levéltári egység. A vállalatok iratrendszerében a dossziék, azaz a tételek tagolódnak évekre. Egy év iratanyaga itt már alsó szintű levéltári egység, az alsó szint felső határán foglal helyet. Egy személy fondjában a hozzá írt levelek között egy levélírónak egy évi levelei ugyancsak alsó szintű levéltári egységet jelentenek. A levélíró összes levelei jelentik a legalsó közép szintű levéltári egységet. Egy hónapnak és egy napnak a levéltári iratanyaga rendszerint alsó szintű egység. Egy korszak levéltári anyaga ezzel szemben felső, szintű levéltári egység szokott lenni. Az évszázad és főleg az évtized nagyon ritkán szereplő, közép vagy alsó szintű levéltári kategória. A volt raktári egységek. Gyakran találkozunk olyan levéltári egységekkel, amelyeknek anyaga korábban valamilyen raktári egység volt. Eléggé általános gyakorlat volt a feudális korban, hogy a raktári egységeket levéltári egységekül is felhasználták. Pl. az iratokat egy ládába (ladula), dobozba (cista), kötegbe (fasciculus) stb. rakták, amíg az illető raktári egység tele lett, azután a raktári egység számát vagy egyéb jelét az iratokra írták. Egy raktári egység anyaga így egyben levéltári egység lett. Az ilyen raktári és egyben levéltári egységekbe került és általában folyamatosan leszámozott egyes iratok között rendszerint semmi közelebbi összefüggés sem volt. Ezeket a levéltári egységeket így csak ritkán tudjuk olyan levéltári egységnek minősíteni, amely nem raktári egységből lett azzá, hanem eredetében is az volt. Előfordul azonban, hogy az ilyen ladulák, cisták, fasciculusok stb. sorozatoknak, vagy tételeknek tekinthetők. Ilyen esetben közép szintű levéltári egységek, egyébként az alsó szintűek közé tartoznak. A tárgyi levéltári egységek. Az eddigiekben csak mellékesen merült fel egyes esetekben az a nem lényegtelen kérdés, hogy a levéltári egységek kialakulása, vagy kialakítása hogyan, milyen alapon, vagy alapokon történik. Szó volt például iratfajták szerinti sorozatokról, amelyeknek a kialakulásánál vagy kialakításánál irattani kategóriákat veszünk alapul, az iratfajtákat. Szándékosan nem tértem ki a levéltári egységek alapjának a kérdésére, mert ez a kérdés már a levéltári iratanyag rendszerezésének a kérdéskörébe tartozik, azzal pedig ebben a tanulmányban nem kívánok foglalkozni. A levéltári rendszerezés és egyben a levéltári egységek alapjának egyik kérdéséről mégis szólnom kell némely a levéltári egységekkel kapcsolatos fogalmak tisztázása végett. Levéltári munkánk során sokszor felmerül ez a kifejezés: legkisebb tárgyi egység. Legfontosabb segédleteinket: a repertóriumokat és az áttekintő raktári jegyzékeket a legkisebb tárgyi egységekig lemenőén, azoknak — és a legkisebb raktári egységeknek — a szintjén készítjük. Mit nevezünk tárgyi egységnek és melyik a legkisebb tárgyi egység? Tárgyi egységeknek azokat a levéltári egységeket nevezzük, amelyeknek a kialakulása vagy kialakítása tárgyi alapon történt, vagyis úgy, hogy olyan kisebb levéltári egységeket vontak össze nagyobb levéltári egységekbe, vagy pedig nagyobb levéltári 3 Levéltári Közlemények