Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

226 Ember Győző feljegyzésnek, mind a kiadvány fogalmazványoknak mellékletei is lehetnek. Ügy­iratdarab pl. egy beadvány, az azzal kapcsolatos pro domo feljegyzések és a kiadvá­nyok fogalmazványai, mellékletekkel egyetemben. Egyik levéltár ír a másiknak, iratokat kér kölcsön, a másik válaszol, iratokat küld kölcsön. A kölcsönadó levél­tárnál mindezzel kapcsolatban egy ügyiratdarab keletkezik. Az iratok visszaérkezé­sével kapcsolatos iratok a kölcsönadó levéltárnál már egy újabb ügyiratdarabot jelentenek. Az ügyiratdarab természetesen kialakult levéltári egység. Mesterségesen, levéltári rendszerezés során nem szoktak ügyiratdarabokat kialakítani. — Az ügy­iratdarab nem olyan levéltári egység, amely minden fondban megtalálható. A hazai ügyvitelben a közigazgatási szervek iratkezelésére a jellemző, de abban is elég későn alakul ki. A magyar kancelláriánál csak 1770-ben tértek át az ügyiratdarab rend­szerre, amit azután egészen 1848-ig, illetve 1867-ig megtartottak. Az 1867 utáni minisztériumi iratkezelésnek is jellegzetes egységei az ügyiratdarabok, amelyeket irattári jelzeteik alapján iktatószámoknak neveznek. Az ügyiratdarabokat azonban ügyiratokba, az iktatószámokat alapszámokba fogják össze. A közigazgatási irat­kezelésnek még napjainkban is ez nálunk a legjellegzetesebb formája. A gazdasági szervek és a személyek ezzel szemben általában nem kezelik irataikat ügyiratdara­bokban és ügyiratokban, nem is iktatnak. Ami természetesen nem jelenti azt, hogy irataik között potenciálisan, ki nem alakítottan nincsenek ügyiratdarabok, ügyiratok. Mint ahogyan ugyanilyen módon minden személy és szerv iratai között vannak. Levéltári egységeknek azonban csak az olyanokat tekinthetjük, amelyek ténylegesen kialakultán vagy kialakítottan léteznek. Az egyes irat. A legkisebb levéltári egység, a levéltári iratanyag vertikális tago­lódásában a legalsó szinten foglal helyet. Egyes iratnak nevezünk minden külön fizikai irategységet. Egy iratnak a mellékleteit, amennyiben külön fizikai irategységek, külön egyes iratoknak tekintjük. Az egyes irat fogalmán túlmenően meg kell külön­böztetnünk egy további iratkategóriát is. Gyakran előfordul ugyanis, hogy egy fizikai irategységen nem egy, hanem több irat van. Sok szerv gyakorlatában elő­fordult pl., hogy a beadványokra a választ úgy adták meg, hogy a beadványok hátlapjára írták, s visszaadták azokat a beadóknak. Egy ilyen fizikai irategységen két irat van: egy szervhez intézett beadvány és az illető szerv egy kiadványának a tisztázata. Vagy pl. a királyi könyvek egy kötete egy fizikai irategység, egy egyes irat, amely azonban igen sok iratot tartalmaz. Hogyan nevezzük az ilyen iratokat, amelyek nem fizikai irategységek, hanem azokon túlmenők? Javasolom az egyedi irat kifejezést. Egyedi iratnak nevezhetünk minden külön keletkezett iratot, tekintet nélkül arra, hogy különálló fizikai egység-e, vagy sem. Az egyedi iratok természetesen nem levéltári egységek, minthogy a levéltári iratanyag rendszerében külön helyet csak akkor kaphatnak, ha fizikai irategységek. Ekkor azonban — a levéltári tagoló­dás szempontjából, a levéltári rendszeren belül — már egyes iratoknak minősülnek. Az egyes iratok természetesen kialakult levéltári egységek, amelyek minden levéltári iratanyagban megvannak. * Az eddiekben tárgyalt levéltári egységeken kívül szólani kell néhány olyan egy­ségfajtáról, amelyek általánosabb jellegűek, nincsenek meghatározott levéltári szint­hez kötve, a különböző szintű levéltári egységek további tagolására nyújtanak lehetőséget. Az időrendi levéltári egységek. A levéltári egységek túlnyomó többségét, a több egyes iratból állókat időrendi alapon részekre tagolhatjuk. Az időrendi kategóriák

Next

/
Thumbnails
Contents