Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

A levéltári egységek kérdéséhez 225 darabokat, sőt magukat az ügyiratokat is a gyelok rangjára, csak azért, hogy gyeloink „minden levéltári anyagnál" legyenek. Genetikusan, történeti fejlődésükben vizsgáljuk a levéltári szinteket, a levéltári egységeket. Vegyük tudomásul, hogy nem lehet őket uniformizálni. A történeti fejlődésnek megfelelően igen sok válfajuk van, de ezek közül rendkívül kevés az olyan, amely minden levéltári iratanyagnál megtalálható. Sem a tétel, sem az ügyirat nem tartozik ezek közé. * Befejezve eme hosszúra nyúlt polémiát, amelynek célja annak bizonyítása volt, hogy tétel és ügyirat egymástól lényegesen különböző levéltári egységek, a tétel a közép szint alsó, az ügyirat pedig az alsó szint felső határán, továbbá hogy közülük egyik sincs meg valamennyi levéltári anyagban, folytatom a levéltári egységek ismertetését. Immár az alsó szinthez tartozók következnek. Az ügyirat. A bő polémia után talán felesleges is mondani, hogy problematikus levéltári egység. Megismétlem, mit tartok ügyiratnak : valamely szerv vagy személy valamely egyedi (azaz egyetlen tárgyú) üggyel kapcsolatos iratait. Természetesen kialakult, nem pedig mesterségesen kialakított levéltári egység. Levéltári rendszerezés során nem szoktak ügyiratokat kialakítani, annál inkább a már az irattárakban kialakult ügyiratok megbomlott rendjét helyreállítani. Az iratkezelés fejlődése folyamán nálunk elég későn alakul ki az ügyirat, sok esetben ki sem alakul. Inkább a közigazgatási szervek iratkezelésében találkozunk vele, a gazdasági szerveknél és a személyeknél viszont a legritkább esetben fordul elő. A minisztériumi iratkezelésben alapszámoknak nevezzük az ügyiratokat, az irattári jelzetükül szolgáló alapszámok alapján. Az ügyiratdarab. Kevésbé vitatott, de azért nem problémamentes levéltári egység. Valamely egyedi (egyetlen tárgyú) ügy egy részének, egy darabjának az iratait jelenti valamely szervnél vagy személynél. Az ügyek intézése gyakran több fázisban bonyolódik le. Ezeket a fázisokat nevezzük az ügyek darabjainak, ügydaraboknak, a velük kapcsolatos iratokat ügyiratdaraboknak. Az ügyintézés egy fázisa az ügy intézése során bizonyos időpontban megtett intézkedéseket jelenti. Egy későbbi időpontban megtett intézkedések az ügyintézésnek már egy újabb fázisát jelentik. Az olyan iratkezelési rendszereknél, amelyeknél iktatnak, általában az ügyintézésnek csak azokat a fázisait szokták iktatni, amelyek külső szervekkel vagy személyekkel történő iratváltással kapcsolatosak. Olykor azonban a belső intézkedéseket, a róluk készülő ún. pro domo feljegyzéseket is iktatják. A szám szerinti iktatásnál az ügyintézésnek ugyanabban a fázisában tett intézkedéseket azonos szám alatt iktatják. Az iktatószámokat az ügyintézés iktatott fázisaival kapcsolatos iratokra is rávezetik. Az általános szóhasználat szerint nem is az ügyintézést, annak fázisait iktatják, hanem a velük kapcsolatos iratokat. Hazai ügyvitelünkben a szám szerinti iktatás bevezetése óta általános gyakorlat, hogy minden beadvány beérkezését, illetve magát a beadványt külön szám alatt iktatják, s ugyanezt a számot kapja a beadvány elintézése, illetve az azzal kapcsolatos egy vagy több kiadvány. De nem akarok az iktatás kérdéseivel részletesebben foglalkozni, már csak azért sem, mert ügyiratdarabok kialakulhatnak iktatás nélkül is. Inkább egy-két példa. Ügyiratdarab pl. egy pro domo feljegyzés és az azzal kapcsolatos egy vagy több kiadványnak a fogalmazványa. Természetesen mind a pro domo