Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

224 Ember Győző Borsa Iván szerint ezekben az esetekben az egyes iratokat lehet és kell ügyiratoknak tekinteni. Ennek indokolásaként arra hivatkozik, hogy a gyelok is lehetnek egyes iratok. Ez igaz. De az ilyen eset kivételes. A szovjet levéltári rendszerek legjelentősebb levéltári egysége, a gyei о általában nem egyes irat, mégcsak nem is ügyirat, a gyelo a tételnek megfelelő levéltári egység. A gyelok rendszerében persze előfordulhat, hogy a rendszer valamelyik tagja egyes irat, de ez a tény a rendszer jellegét, a gyelok lényegét nem változtatja meg. A magyar kancellária 1770 előtti kiadványfogalmazatainál, az urbáriumok és összeírások említett gyűjteményénél ezzel szemben szinte kivétel nélkül egyes iratokkal van dolgunk. Rendszerük jellege, lényegük alapjában véve más, mint a gyelok rendszerének a jellege, mint a gyelok lényege. Vagy mint a mi ügyiratdarabjainké, ügyiratainké, tételeinké. íme, mire vezet az a követelmény, hogy ügyiratokat „minden levéltári anyagnál — kortól és levéltári rendszertől függetlenül — meg kell állapítani"! Kialakul egy olyan hibrid levéltári egységnek a fogalma, amelynek a fogalmi körébe belefér az egyes irattól kezdve az ügyiratdarabon és az ügyiraton át a tételig legalább négyféle levéltári egység, amelynek különbözőségét nem szünteti meg, ha közös néven ügyiratnak nevezzük őket. Mert az egyes irat alapjában véve mindig egyes irat marad, az ügyiratdarab mindig ügyiratdarab, akár beletartoznak valamely ügyiratba vagy tételbe, akár nem. Az egyes iratot csupán kivételes esetben, az iratrendszerben elfoglalt helye alapján tekinthetem ügyiratdarabnak, ügyiratnak vagy akár tételnek is. De az egyes iratok egész rendszerét nem azonosíthatom ügyiratdarabok, ügyiratok és tételek rendszerével csupán azért, mert a kérdéses levéltári anyagban e magasabb szintű rendszerek hiányoznak. Borsa Ivánt láthatólag befolyásolja az az elgondolás és a belőle fakadó törekvés, hogy bizonyos levéltári szinteknek, levéltári egységeknek a világ minden levéltári anyagában meg kell lenniök, mindenütt meg lehet és kell állapítani őket. Ez helyes felismerés, indokolt törekvés. О négy ilyen szintet, négy ilyen levéltári egységet nevez meg: a levéltári intézmény anyagát, a fondot, az ügyiratot és az egyes iratot. Ezeket konstans levéltári szinteknek, egységeknek mondja. A levéltári intézmény anyaga, a fond és az egyes irat el is fogadható ilyen konstans levéltári szintnek, levéltári egységnek. Ezek valóban megvannak minden levéltári iratanyagnál. Nem így az a levéltári szint, az a levéltári egység, amit ő ügyiratnak nevezett el. Ez a szint, ez az egység — tekintsük azt a mi terminológiánk szerint akár tételnek, akár ügyiratnak — a magyar fejlődésben nincs meg minden levéltári iratanyagban. Figyelembe kell vennünk, hogy a levéltári iratoknak, az iratkezelésnek, az iratrendszereknek a történeti fejlődése nálunk más volt, mint Oroszországban, Németországban, az Egyesült Államokban és még sok más országban, amelyeket szintén tekintetbe lehetne venni. A gyelo és társai — amelyeknek magyar megfelelőjét keresi Borsa Iván — a tárgyi alapra épült iratkezelésnek, iratrendszereknek a jellegzetességei. Nálunk pedig — jól tudjuk — a tárgyi alapra épült iratkezelés, iratrendszer még ma is kivételnek számít, legalábbis a közigazgatásban. Más a helyzet a vállalatoknál. Ez a magyarázata, hogy a gyelo megfelelőjét a közigazgatási iratanyagban hosszú időn át hiába keressük, később is csak eltérő változatban — a kútfőkben, a tételekben — találjuk meg. A gyelok igazi megfelelői a vállalati iratanyagban kialakult dossziék. Ahol pedig nincs, ott ne keress. Ne emeljük fel az egyes iratokat, az ügyirat-