Levéltári Közlemények, 40. (1969)
Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.
A levéltári egységek kérdéséhez 223 tárak iratanyagában is, a magyar fejlődésben nincsen meg, nem állapítható meg „minden levéltári anyagnál — kortól és levéltári rendszertől függetlenül". À magyar levéltártörténet fejlődésének főbb állomásait ma még nem ismerjük kellőképpen, még kevésbé részleteit. Annyit azonban így is tudunk, hogy a feudális kor legfőbb kormányszervei, amelyeknek pedig az ügyvitele, az iratkezelése feltehetően a legfejlettebb volt, csak későn jutottak el odáig, ha egyáltalán eljutottak, hogy iratrendszerükben megjelent az a kategória, amelyet Borsa Iván egyetlen levéltári egységnek, levéltári szintnek tart, és ügyiratnak mond, én pedig két különnek, és tételnek, illetve ügyiratnak nevezek. A magyar kancellária ügyvitelében és iratkezelésében pl. 1526-tól kezdve 1848-ig, sőt 1867-ig első, illetve végleges megszüntetéséig nem találunk sem tételt, sem ügyiratot, mind rendszeresen kialakult irattári egységeket. (Ami nem zárta ki, hogy az irattárban alakítottak ki egyes olyan kisebb részeket, amelyekben ügyirat-, sőt tétel-jellegű egységek is voltak. De ez kivételnek tekinthető, az általánosan jellemző az ügyiratok és a tételek nemléte volt.) A magyar kancellária iratrendszerében 1770 előtt még az az irattári egység sem alakult ki és vált általánossá, amelyet ügyiratdarabnak nevezek, s amelyről a továbbiakban még lesz szó. A példákat még sorolhatnám, s nem csupán a központi kormányszervek köréből. Borsa Iván, amikor példákat hoz fel arra, hogy a különböző levéltári rendszerekben melyek azok az egységek, amelyeket ügyiratoknak tekint, maga is rájön arra, hogy az az egység, amelyet eredetileg ügyiratként határozott meg, nincs meg minden levéltári rendszerben. Ebből azonban nem azt a következtetést vonja le, hogy az ügyirat nem olyan levéltári egység, amelyet minden levéltári iratanyagnál meg kell állapítani, hogy az ügyirat szintje nem konstans levéltári szint, hanem az ügyiratról adott meghatározását módosítja, az ügyirat fogalmát korrigálja. Elejti azt a követelményt, hogy az ügyirat egy ügyet, vagy egy tárgyat teljesen dokumentáljon, megelégszik azzal is, ha „esetleg csak részeiben" teszi azt. Ügyiratnak mondja azt a levéltári egységet, amely „alkalmas arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat — teljesen vagy esetleg csak részeiben — dokumentáljon." Az ügyirat fogalmi köre definíciónak eme — látszólag jelentéktelen, valójában azonban nagyon is lényegbevágó — korrekciója révén jelentős mértékben kitágul. Ebbe a körbe beleférnek már a fentebb említett ügyiratdarabok is, amilyenek pl. a magyar kancellária 1770 utáni iratrendszerében az iktatószámokkal jelölt egységek, amelyek az ügyeknek csak részeit dokumentálják ugyan, de még átfogó levéltári egységek, amelyek valamilyen szempont alapján összetartozó egyes iratokat foglalnak magukban. Csakhogy a magyar fejlődésben még a fogalmilag a fentiek szerint módosított ügyirat sem állapítható meg minden levéltári iratanyagnál. Van olyan levéltári iratanyag, amelyben nincsenek olyan átfogó levéltári egységek, amelyek alkalmasak arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat teljesen vagy esetleg csak részeiben dokumentáljanak. Ilyen pl. a magyar kancellária 1770 előtti anyagában a Conceptus expeditionura című állag, helyesebben sorozat. Vagy a magyar kamara archívumában az Urbaria et conscriptiones című fond. És a példáknak még hosszú sorát említhetném. Ezeknél maguk az egyes iratok azok a levéltári egységek, amelyek alkalmasak arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat — ha nem is teljesen, de legalább részeiben — dokumentáljanak.