Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

222 Ember Győző iratai, e kétféle irategységet azonos levéltári kategóriának, azonos levéltári szintnek lehet és kell tekinteni, minthogy mindkettő olyan „legkisebb átfogó levéltári egység, amely valamilyen szempont alapján összetartozó egyes iratokat foglal magában, s alkalmas arra, hogy egy ügyet vagy tárgyat — terjesen, vagy esetleg csak részeiben — dokumentáljon."

1 Ezt a levéltári egységet Borsa Iván ügyiratnak nevezi el, alsó szintű, az alsó szint felső határán helyet foglaló, konstans, azaz minden levéltári intézmény, minden fond anyagában meglevő levéltári egységnek, levéltári szintnek tartja. Az ügyirat kifejezés megfelelő, vagy meg nem felelő voltáról, az ügyiratnak nevezett levéltári egység, levéltári szint konstans jellegéről külön kívánok szólani. Előbb azonban a Borsa-féle ügyirat fogalmáról néhány megjegyzés. Az, amit Borsa Iván ügynek mond, az egyetlen tárgyú, az egyedi ügyet jelenti. Az pedig, amit ő tárgynak nevez, a több hasonló tárgyú egyedi ügyet összefogó ügycsoporttal azonos. Az egyedi ügyet nézetem szerint nem lehet azonos kategóriának tekinteni az egyedi ügyek csoportjával, mint ahogy más kategória a fa és más a fákból álló liget. Ebből következik, hogy az ügyiratot sem lehet azonos kategóriának minősíteni a dossziéval, azaz tétellel. Borsa Ivánt — feltehetően — az a körülmény befolyásolta nézete kialakításában, hogy a vállalati dossziékon belül általában nincsenek ügyiratok, hogy a dosszié után következő levéltári egység az egyes irat. A dossziékban azonban általában benne vannak az ügyiratok, egy-egy dossziéban több ügyirat van, ha nem is kialakítva, de kialakítatlanul. Egy dossziét általában több ügyirat összességének lehet és kell tekintetnünk még abban az esetben is, ha ezek az ügyiratok formailag nincsenek kialakítva, nem különülnek el egymástól. Ezzel szemben egy ügyiratban mindig csak egyetlen ügynek az iratait találjuk. Borsa Ivánt nyilván az a tény is befolyásolta, hogy a dossziék terjedelmüket tekintve közel állanak az ügyiratokhoz. A mennyiségi hasonlóság azonban nem moshatja el a minőségi, a lényegbeli különbséget, ami ügyirat és dosszié, azaz tétel között fennáll. Borsa Iván az ügyirat kifejezést javasolja annak a fogalomnak a számára, amelyet mint az ügyek, azaz az egyedi ügyek és a tárgyak, azaz az ügycsoportok dokumentálására alkalmas levéltári egységet határoz meg. Ez a kifejezés már foglalt egy másik fogalom számára. Nem lenne helyes egy újabb fogalom számára is igénybe venni. Borsa Iván azt állítja, hogy az általa ügyiratnak nevezett levéltári egység konstans levéltári szintet jelent, azaz olyan levéltári egység, amely minden levéltári intézmény iratanyagában, minden fondban megvan. Sőt, azt a követelményt állítja fel, hogy az általa ügyiratnak nevezett levéltári kategóriát „minden levéltári anyagnál — kortól és levéltári rendszertől függetlenül — meg kell állapítani." Ez a követelmény bonyodalomra és zavarra vezet. Kiderül ugyanis, hogy az a levéltári egység, amelyet Borsa Iván mint ügyiratot határoz meg,

2 s amelynek megfelelőjét kimutatja a szovjet, német és amerikai levél1 A meghatározásban a „teljesen vagy esetleg csak részeiben" betoldás eredetileg nem volt benn. Erről lentebb lesz még szó. 2 A meghatározás első formájában, amelyből a „teljesen vagy esetleg csak részeiben" betoldás még hiányzik.