Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

A levéltári egységek kérdéséhez 221 élő iratkezelésben történik, akár a levéltári munka során, alapvető jelentőségű iratrendszerezési munka, amelynek jól vagy rosszul történő elvégzése döntően határozza meg az iratok használhatóságát mind az iratképzők ügyvitelében, mind pedig a levéltárakban. A tételek kialakítása, az iratanyag tárgyi rendszerezése többféle alapon történhetik. Ezekre itt nem térhetek ki, csak egyet említhetek. Kialakíthatók tételek irattani alapon, azaz iratfajták szerint is. Az így kialakított tételek egy része sorozatnak, illetve egyes sorozatok bizonyos esetekben tételeknek is minősülhetnek, attól függően, hogy az irattári rendszerben milyen összefüggésben szerepelnek, milyen helyet foglalnak el. A tételek nem olyan levéltári egységek, amelyek minden fondban vagy állagban megvannak. * A tétel véleményem szerint közép szintű levéltári egység, a közép szint alsó határán foglal helyet, utána már alsó szintű levéltári egységek következnek a levéltári iratanyag vertikális tagolódásában. Eme alsó szintű levéltári egységek közül az ügyiratot tartom a legmagasabb szintű levéltári egységnek, amely az alsó szint felső határán helyezkedik el. Az ügyirat fogalmát így határozom meg: valamely szerv vagy személy valamely egyedi tárgyú üggyel kapcsolatos iratainak az összessége. Egyedi tárgyú ügynek pedig az olyan ügyet tekintem, amelynek egyedi, azaz csak egyetlen tárgya van. Annak az eldöntése, hogy valamely ügy egyedi tárgyú-e, vagy sem, hogy csupán egyetlen tárgya van-e, vagy több, gyakran nem könnyű. Lássunk néhány példát. Egy levéltári dolgozó egy évben két alkalommal kér fizetés nélküli szabadságot. Minden hasonlóság ellenére két egyedi tárgyú ügyről van szó. Egy levéltár egy kutató használatára egy másik levéltártól iratokat kér kölcsön, két részletben kapja meg és küldi vissza azokat. Egy egyedi tárgyú ügyről van szó. Ha azonban a második részlet visszaküldésekor újabb iratok kölcsönzését kéri, minden hasonlóság ellenére már egy másik üggyel állunk szemben. Ezek viszonylag egyszerű esetek. Sokszor előfordulnak azonban sokágú, hosszú ideig elhúzódó olyan egyedi tárgyúnak minősített ügyek is, amelyeknél erősen vitatható, vajon nem több hasonló vagy rokon tárgyú egyedi ügyet jelentenek-e. Ilyen pl. az iratfertőtlenítő gázkamra építésének az ügye az Országos Levéltárban, amelyet egyedi tárgyú ügyként kezelünk, inkább gyakorlati, mint elvi meggondolásból. Noha nem mindig könnyű megkülönböztetni az egyetlen tárgyú egyedi ügyet a több hasonló vagy rokon tárgyú egyedi ügyet összefogó ügycsoporttól, az előbbinek az iratait az utóbbinak az irataitól, az ügyiratot a tételtől, mégis úgy gondolom, hogy ezt a megkülönböztetést meg kell tennünk. Ügy és ügycsoport, ügyirat és tétel között lényeges, minőségi különbséget látok. Nézetem eltér Borsa Ivánnak az álláspontjától, amelyet tanulmányában fejteget. Borsa Iván is látja ugyan, hogy az ügy és a tárgy — így nevezi őket — nem egészen azonos fogalmak. Az ügyirat szerinte egy ügynek az iratait jelenti, a dosszié pedig — azaz a tétel — egy tárgynak az iratait. Nem mondja meg azonban, hogy mit tekint ügynek és mit tárgynak. Fejtegetéséből azt lehet kikövetkeztetni, vagy inkább kiérezni, hogy bizonyos íratképzők ügyvitelében, iratkezelésében ügyek iratai alakultak ki, másokéban pedig tárgyak iratai. A közigazgatási szervek iratkezelésére az ügyek iratait tartja jellemzőnek, a vállalati szervek ügyvitelére a tárgyak iratait. Ebben van is igazság. De nem az következik belőle, amit Borsa Iván mint következtetést levon. Hogy ti. egyik szervnél vannak ügyek iratai, a másiknál tárgyak