Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

220 Ember Győző ma is. Az iratfajták szerinti sorozatok általában természetesen alakult levéltári egységek. A tárgyi jellegűek ezzel szemben rendszerint kisebb levéltári egységek összevonásából mesterségesen kialakítottak. A sorozat nem olyan levéltári egység, amely minden fond vagy állag anyagában megvan. A tétel. Ugyancsak problematikus levéltári egység. Ezt és az ügyiratot illetően tér el véleményem elsősorban Borsa Iván említett tanulmányának az álláspontjától. Előbb elmondom a véleményemet, azután polemizálok. Tételnek nevezem a legkisebb közös tárgyú tárgyi levéltári egységet. Közös tárgyú tárgyi levéltári egységnek pedig az olyat tartom, amelyben több hasonló vagy rokon tárgyú egyedi ügynek az iratai vannak, amely több ügyiratot tartalmaz. Az ügyiratról mint levéltári egységről külön fogok szólani. Az, hogy egy tétel több ügyirat, több egyedi ügynek az iratait tartalmazza, nem azt jelenti, hogy ezek az ügyiratok a tételen belül ki is vannak alakítva. Az ügyiratok egyes darabjai a tételen belül egymástól elszakítva is lehetnek. Az iratkezelésben, legalábbis a magyarországiban, de a legtöbb külföldi országban is, általában korábban alakul ki a tétel, mint az ügyirat. Sőt, vannak olyan szervek, mint pl. nálunk egyes vállalatok, amelyeknek az iratkezelésében csak a tétel alakul ki, az ügyiratok csak potenciálisan vannak meg a tételeken belül. Azt a fogalmat, amelyet tételnek nevezek, a magyarországi iratkezelés történeti fejlődése során különböző nevekkel jelölték. Csak néhány példát említek. A helytartótanácsnál 1783 után kútfő (fons) volt a neve annak az irattári egységnek, amelynek egyik változata a tételnek felel meg. A fonsok egy részén belül több egyedi ügy ügyiratdarabjai voltak, ezeket hívták tételeknek (positio). "Az ügyiratokat azonban az ilyen fonsokon belül nem alakították ki. Voltak azután a helytartótanácsi iratkezelésben olyan fonsok is, amelyek csak egyetlen egyedi ügy iratait tartalmazták, amelyek ügyiratoknak feleltek meg. Az 1867 utáni minisztériumi iratkezelésben megtartották a kútfő és a tétel kifejezéseket, de más jelentéssel, mint a helytartótanácsnál. A minisztériumi tétel azt jelentette, amit jelenleg is annak mondok. A tétel kifejezést a minisztériumi iratkezelés terminológiájából vettem át. A minisztériumi tételekben is több egyedi ügy iratai voltak. Az ügyiratokat ki is alakították és alapszámoknak nevezték. A minisztériumi kútfők tételekből összevont nagyobb irattári egységek voltak, amelyeket mostani terminológiánkkal sorozatoknak mondhatunk. A vállalati iratkezelésben általában a dossziék felelnek meg a tételelcnek. Ügyiratokat a dossziékon belül rendszerint nem alakítottak ki. Egyes irattárakban irattári számoknak hívták a tételeknek megfelelő egységeket. A különböző szervek iratkezelésében szereplő és a fenti példákkal illusztrált tételek minőségileg mind azonosak, a legkisebb közös tárgyú tárgyi egységek. Mennyiségileg, terjedelemben azonban nagyon is különböznek egymástól. Egy minisztériumi tétel sokszorosa egy vállalati dossziénak. Ennek az a legfőbb magyarázata, hogy a vállalatok iratkezelésükben általában sokkal kisebb közös tárgyú tárgyi kategóriákat alakítottak ki, mint a minisztériumok. Ebből következik azután, hogy a vállalati dossziék igen gyakran nem közös tárgyú tárgyi kategóriák, hanem egyedi tárgyú ügyek iratai, ügyiratok. Ez a körülmény azonban mit sem változtat a dossziérendszer alapjellegén. A dossziérendszer lényegében tételrendszer annak ellenére, hogy a rendszer egyes tagjai, egyes dossziék nem tételek, hanem ügyiratok. A tételek általában természetesen kialakult, nem pedig mesterségesen kialakított levéltári egységek. Vannak azonban esetek, amikor a levéltári rendezés során alakítunk ki tételeket, pl. a családok, személyek iratainak rendszerezésekor. Az is előfordul, hogy egy nagy terjedelmű, pl. minisztériumi teteit kisebbekre bontunk fel. A tételek kialakítása, akár az irattárakban, az