Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

A LEVÉLTÁRI EGYSÉGEK KÉRDÉSÉHEZ A levéltári egységek kérdése, amelyről szólni kívánok, összefügg a levéltári tagolódás, a levéltári szintek kérdésével. A levéltári iratanyag kétféleképpen tagolódik : levéltáril

ag és raktárilag. Levéltári tagolódásnak a levéltári iratanyag belső, szerkezeti tagolódását nevezzuK, amely független annak elhelyezésétől. Raktári tagolódásnak a levéltári iratanyag külső, az elhelyezéstől függő tagolódását mondjuk. A levéltári iratanyagnak a levéltári tagolódás során keletkező részei a levéltári egységek, a raktári tagolódás során keletkezők pedig a raktári egységek. (Őrzési egységekről is szoktak beszélni, ennek azonban nincsen értelme, mivel a levéltári és a raktári egységek egyaránt őrzési egységek, egyaránt alapelemei a levéltári iratanyag őrzésének.) A raktári tagolódással, a raktári egységekkel ez alkalommal nem szándékozom foglalkozni. A levéltári tagolódásnak, a levéltári egységeknek is csupán azokról a kérdéseiről szólok, amelyek az egy levéltári intézményen belüli levéltári iratanyaggal kapcsolatosak, nem térve ki az egy országon belüli, vagy a még ennél is tágabb körű levéltári iratanyag levéltári tagolódására, levéltári egységeire. Még kevésbé gondolok arra, hogy a levéltári intézményekben őrzött, de nem iratjellegű levéltári anyag tagolódására, egységeire is kitérjek. * A levéltári tagolódás kétféle: függőleges és vízszintes, vertikális és horizontális. Levéltári egységek a vertikális és a horizontális levéltári tagolódás során egyaránt keletkeznek. A vertikális tagolódás során különböző szintű, a horizontális tagolódás során azonos szintű levéltári egységek jönnek létre. A horizontális levéltári tagolódás az azonos szintű levéltári egységek elrendeződését is jelenti. A vertikális levéltári tagolódás során levéltári szintek alakulnak ki. A levéltári szint a levéltári egységnek a vertikális levéltári tagolódásban elfoglalt'helyét jelenti. Ha valamelyik levéltári egység pl. fondszintű, ez azt jelenti, hogy a vertikális levéltári tagolódásban a fondok között van a helye. Hogy a fondok között hol van a helye, az már a vertikális és horizontális levéltári tagolódásnak együttes függvénye. A levéltári egységek vertikális tagolódásának, a levéltári szintek kialakulásának kétféle útja van. Az egyik az, amikor valamely nagyobb, magasabb szintű levéltárj egységet bontunk fel ..„több kisebb, alacsonyabb szintű levéltári egységre. A másika pedig az, amikor több kisebb, alacsonyabb szintű levéltári egységet vonunÍT~üssze egy nagyobb, magasabb szintű levéltári egységbe. Gyakori az az eset, amikor egy nagyobb levéltári egységet előbb kisebb levéltári egységekre bontunk, majd ezeket