Levéltári Közlemények, 39. (1968)

Levéltári Közlemények, 39. (1968) 2. - Borsa Iván: Mikrofilm publikáció : forráspublikáció mikrofilmen / 177–197. o.

186 Borsa Iván A bevezetés célja lévén, hogy a mikrofilm publikáció használhatóságát fokozza, az eddig ismertetett és általában minden publikáció esetében elkészítendő fejezeteken túlmenően bármely más segédlet jellegű fejezetet is tartalmazhat, ha az a publikáció könnyebb használhatóságát elősegíti. így készülhet olyan áttekintő jegyzék, amely az anyagról nem az eredeti (a filmen rögzített) rendben ad tájékoztatást, hanem a címszavakat a kutatást segítő más szempont szerint csoportosítja. Van, amikor név- vagy tárgymutató készül a filmtekercsek közt való tájékozódás és a kutatás megkönnyítése érdekében. - A bevezetést a mikrofilm publikáció első tekercsének elejére, közvetlenül a címlap után filmre veszik. így — miként a nyomtatott művek esetében — a bevezetés ad tájékoztatást a közzétett anyagról. Ez a tájékoztatási mód azonban nem elégít ki minden igényt, ezért részben a mikrofilm publikáció használatának további segítése, részben annak propagálása céljából minden mikrofilm publikáció mellé nyomtatásban vagy sokszorosításban ún. pamphíet-et adnak ki. A mikrofilm publikáció pamphlet-jének címlapja azonos a publikáció tekercseinek elején levő címlappal, csupán az az eltérés, hogy a tekercsszám helyett az „Accompanying Pamphlet" (kísérő füzet) felirat olvasható. Ebben a füzetben olvasható a teljes bevezetés (a fond-, Ül. állagképző története, az iratanyag tárgya, leírása, kapcsolódó levéltári anyag, áttekintő raktári jegyzék, egyéb segédletek). A bevezetésnek azt a részét, amely leginkább áttekintő raktári jegyzékhez hasonlítható, felhasználják arra is, hogy az egyes tekercseknél közlik a tekercs árát. Vannak azonban olyan pamphlet-ek is, amelyekben az egyes tekercsek árát külön jegyzékben tüntetik fel. Ez leginkább azoknál a publikációknál fordul elő, ahol az áttekintő raktári jegyzékszerű rész gazdagabb adatanyagot tartalmaz.

18 így a pamphlet egyszersmind a mikrofilm publikáció terjesztésének is eszköze, mert az érdeklődő nemcsak az egyes tekercsek tartalmáról, hanem azok áráról is tájékoztatást kap. Az árak tekercsenként változnak. Az árképzés alapjául az az elgondolás szolgál, hogy egy láb filmmásolat ára 8 dollárcent, tehát egy 100 láb hosszú filmtekercs ára 8 dollár. Minthogy a tekercsek hossza változó, az ár is 1 és 12—13 dollár között változik. A tekercsek ára minden esetben egész dollárra van kerekítve, s tekercsnél kisebb egység vásárlása nem lehetséges. Nagyobb rendelés esetén kedvezményt ad a National Archives, éspedig 1000 dollárnál nagyobb rendelés esetén 10, 3000 dollár felett 15 százalékot.

19 A mikrofilm publikációk terjesztését szolgálja a Levéltár által a könyvterjesztői katalógusok mintájára készített árjegyzék is. A „List of National Archives Microfilm Publications 1966" című füzet a National Archives anyagáról készített mikrofilm publikációkról a levéltár anyagának szerkezeti felépítése szerint ad tájékoztatást. Feltünteti az érintett fond (record group) jelzetét, az egyes mikrofilm kiadványok címét, jelzetét, tekercsszámát és az egész kiadvány dollárárát, majd hosszabb-rövidebb ismertetést ad a kiadványról. A füzet függelékében név- és tárgymutató, továbbá a kiadványok jelzetének mutatója található. A füzethez 1967-ben pótfüzetet adtak ki az azóta megjelent kiadványok adataival. Néhány adat a washingtoni National Archives mikrofilm publikációinak illusztrálására. A levéltárnak jelenleg (1968) 91 000 filmtekercse van.

20 Ebből 51 000 tekercset maga a levéltár készített, a többi 40 000 tekercset más intézményektől vette át. Ezek közül a legnagyobb menynyiséget a második világháborúban zsákmányolt német iratanyagról a Virginia állambeli Alexandriában és másutt készített filmek teszik ki.

21 Tekercsenként átlagban 1000 iratoldallal számolva ez 91 millió oldalt tesz ki. A levéltár kb. .30 év alatt 461 000 tekercs mikrofilm publikációt adott el. 1966 első felében 54 országba szállítottak mikrofilm publikációkat.

22 Az 1965-ben jóváhagyott program az elkövetkezendő 10 évre mintegy 60 000 tekercs mikrofilm publikáció készítését irányozta elő. Az elgondolások között szerepel, hogy a National Archivesban Washingtonban levő teljes negatív filmkészletről pozitív másolat (mikrofilm publikáció) készüljön á levéltár 13 regionális Federal Record Center-e (iratgyűjtő állomása) részére, hogy így ezek a kiadványok az Egyesült Államok 13 további városában álljanak a kutatás rendelkezésére. • A Nemzetközi Levéltári Tanács által életre hívott mikrofilm-bizottság 1967. október 11—13-án Washingtonban, 1968. május 7—9-én Budapesten és 1968. 18 Pl. Pamphlet Accompanying Microcopy No. 162, 247, 574. 19 List of National Archives Mkrofilm Publication 1966. Washington 1966. VII. 20 Leisinger: Report 9. 21 Leisinger: Report 14. és 17. — Leisinger: Microreproduction 12. és 38—39. 22 Leisinger: Report 9.