Levéltári Közlemények, 39. (1968)

Levéltári Közlemények, 39. (1968) 1. - IRODALOM - Borsa Iván: T[heodore] R. Schellenberg: The management of archives. New York and London, 1965. / 141–146. o.

144 Irodalom Maga a leltár a következő adatokból áll: A series címe, amely az irattípus pontos meghatározásán kívül megadja a sorozat megkülönböztető jellegzetességét is (szervezeti részleg neve, funkció), az esetleges reprodukció típusa (másolat, mikrofilm, fotoprint), az iratok keletkezésének évköre és mennyisége folyólábban és inch-ben kifejezve. A leíró leltár esetében a leíró rész (descriptive paragraph) a cím után következik. Ha a series alsorozatokra oszlik, úgy a leíró rész is alsorozatonként készül. Az iratfajta leírásán túlmenően tájékoztat a fontosabb ügyiratokról (items), ezek eredetéről, tartalmáról és a sorozat egyéb jellemzőiről (rendezettség, rendszer, állapot, tárolási egységek), A leltár függeléke tartalmazza mindazokat az adatokat, amelyeket a leltár készítője még szükségesnek tart elmondani (a szerv, az iratanyag története, iratok tartalma). Az útmutató (guide) a levéltár archivál group-jairól ad tájékoztatást számuk rendjében vagy szervezeti rendjük szerint. Az egyes group-okat tárgyalva előbb tájékoztatást ad az iratokat létrehozó szerv történetéről, mintegy sűrítve a leltárban közölt hasonló adatokat, de ez nem elengedhetetlen. Az anyagismertető részben szintén a leltár megfelelő adatainak sommázása a feladat, s ennek érdekében több rokon jellegű sorozat együttes leírását ajánlja. Az ismertetés lehet narratív, mint a washingtoni National Archives 1948. évi guide-ja vagy táblázatos, amikor az ismertetett group-nak csak a legfontosabb adatait közli, (amint ezt a Magyar Országos Levéltár fond- és állagjegyzéke is teszi). Az útmutatóhoz készített index tartalmazza az útmutatóban előfordult személy- és helyneveket, tárgyakat és fogalmakat, ideértve a fondképzők és szervezeti egységek nevét, s azokat a tevékenységeiket, melyeknek következtében az iratanyag létrejött. Bár a szerző elvi célkitűzései között szerepel a közületi és a magán eredetű iratok elbírálása közt levő szakadék megszüntetése, a segédletek tárgyalásakor mégsem tudta kivonni magát az eltérő gyakorlat hatása alól és a magániratok segédletkészítését — a meglevő gyakorlatnak megfelelően — külön tárgyalja. Sőt, míg a közülerí iratok összefő?

1 sió segédleteit (jtiventory és guide) egy fejezetben ismertette, addig a magániratok esetébén e kérdésnek két fejezetet szentel. Előbb az ideiglenes leírás (preliminary description) kérdésével foglalkozik. A gyűjteményekbe újonnan érkező iratanyagról ugyanis először ezt a segédletet készítik el. A segédlet — Sch. szerint — a proveniencia és az iratok vizsgálatának eredménye. A proveniencia vizsgálatát (analysis of provenance) a fondképző személy életrajza, a testület alapítása, fejlődésének fővonala (működésének iránya, termékeinek fajtái, szervezetének alakulása stb.), működésének helye, s esetleges érdekesebb epizódok leírása jelenti. Az iratok vizsgálata (analysis of records) során viszont minden újabb növedékről adatlapot vesznek fel, melyen 16 kérdésre kell válaszolni. Ezek a következők: 1. Növedéki sorszám. 2. A növedék címe összhangban a 3. pontban foglaltakkal. 3. Az iratokat létrehozó személy, család, testület, illetőleg a gyűjteményt létrehozó személy neve. 4. Az iratok létrejöttének helye. 5. Személyi fond esetében a fondképző foglalkozása, testület esetében annak hatásköre. 6. A növedék iratainak általános megjelölése (records — testületek vagy hatóságok, papers — személyek iratai esetében, manuscripts — nyomtatásban közzétett szövegnél). 7. Az előforduló irattípusok felsorolása. 8. Másolati levéltári anyag előállításának módja (kéziratos, gépírásos, mikrofilm vagy fotoprint). 9. Az iratok évköre. Ha az Íratok zöme az évhatároknál szűkebb évekből való, ezt közbevetően zárójelben tüntetik fel. Pl. 1850(1876—1884)1890. 10. A levéltári anyag mennyisége: a) folyóláb és -inch, b) irategységek (items) száma, c) kötetek száma. — Mikrofilm esetében filmhossz (láb) vagy tekercsszám szerint. 11. Ama állam vagy államok neve, amelyre a növedék vonatkozik. 12. E rovatban 12 tárgyi csoport van felsorolva, előttük üres négyszög, amelyben meg kell jelölni, hogy melyik tárgyra (tárgyakra) vonatkozóan található adat a növedékben. (A 12 tárgyi csoport címe: földmivelés, gazdaság, katonai ügyek, kormányzat és politika, külügy, munka, művészet, oktatás, szociális ügyek, tudomány, utazás és felfedezések, vallás.) S a végen egy üres sor. 13. E rovatban 15 évkor van felsorolva, előttük ugyancsak üres négyszög, amelyben meg iell jelölni, hogy mely évkörökre vonatkozóan található irat a növedékben.