Levéltári Közlemények, 39. (1968)

Levéltári Közlemények, 39. (1968) 1. - IRODALOM - Borsa Iván: T[heodore] R. Schellenberg: The management of archives. New York and London, 1965. / 141–146. o.

I Irodalom 145 14. A tartalom leírása. Ez egyrészt az iratokat létrehozó tevékenység vizsgálatával, másrészt a tevékenység tárgyának vizsgálatával történik. Ez utóbbit 4 nagy csoportra osztja: személyek, helységek, tárgyak és fogalmak. 15. A növedék megszerzésének módja és a kutatás esetleges korlátozásai. 16. A levéltári anyag nyomtatott és kiadatlan segédleteire, továbbá megjelent ismertetéseire való utalás. Ilyen hiányában az iratképzőre vonatkozó irodalom. Az ideiglenes leírás közvetlenül a beérkezés után készül az egyes egységekről (fondokról). Ezeket az ideiglenes leírásokat azután felhasználják a végleges jellegű útmutatók (guides) és katalógusok (catalogs) készítésénél. Ez a két fondszintű segédlet azonos adatokat tartalmaz, de az útmutató jegyzékformájú és publikálásra kerül, a katalógus viszont az egyes fondok adatait cédulákon tartalmazza belső használatra, s alkalmas arra, hogy az újabb növedék adatait könnyen befogadja. Az útmutató és a katalógus az ideglenes leírásnál ismertetett adatokat tartalmazza több-kevesebb részletességgel, összefoglaló útmutató (summary guide) esetében csak a fent 1—13. alatt ismertetett adatok szerepelnek, a leíró útmutató (descriptive guide) viszont a 14—16. alatti adatokat is közli. — A katalógus belső tájékoztató jelentőségét azzal emelik, hogy minden lapról földrajzi, tárgyi és időrendi utalólapokat készítenek, s ezeket megfelelően rendezik. Sch. általános jellegű levéltári feladatnak azt tekinti, hogy az iratokat összefoglalóan kell leírni, de számít azzal a lehetőséggel is, hogy bizonyos esetekben sor kerülhet egyes iratok leírására is. Egyes iratok leírását indexszel vagy iratkatalógussal (item catalog) tartja megvalósíthatónak. Mindkettő megjelenési formája kartoték, vagyis cédulákon van és fejleszthető. Az index az iratanyagban levő jelentős személy- és helynevekre, valamint tárgyakra jnutat. A tárgymutató készítésével kapcsolatban Sch. annak a véleménynek ad kifejezést, hogy a mutatózás megkezdése előtt rögzíteni kell azokat a tárgyakat és fogalmakat, amelyek mutatózandók. Az item catalog az irat (ügyirat) kibocsátójára, típusára, kibocsátásának helyére és idejére, továbbá mennyiségére vonatkozóan tartalmaz adatokat. Az adatok azonban tetszés szerint bővíthetők. Tehát leírja az iratot és a bennük levő adatokra mutat. Sch. nem tartja lehetségesnek egy fond valamennyi iratának katalogizálását, hanem csak a jelentősebbekét, sőt úgy véli, hogy szervesen létrejött iratanyag esetében katalogizálásra nincs is szükség. (Az index és a katalógus kifejezéseket az amerikai gyakorlat sokszor azonos értelemben vagy esetleg megcserélve alkalmazza, de Sch. a fentiek szerint történő használatukat tartja indokoltnak.) Sch. ezután a jegyzékek (lists) és a regeszták (calendars) készítését írja le. Mindkettő a belső használaton túli publikálás céljára is készülhet, így formailag kidolgozottabbak, mint az index vagy a katalógus. A jegyzékek és a regeszták szintén nem valamennyi irategységről készülnek, hanem csak meghatározott válogatás után kiválasztottakról. A szerző azt ajánlja, hogy jegyzékek és regeszták csak azután készüljenek, ha a mutatók és a katalógusok elkészültek, s a rájuk vonatkozó igények még mindig fennállnak. A jegyzékeket két nagy csoportra osztja. A különböző irategységekről készült jegyzékek (lists of disparate record items) feladata az, hogy a különböző fondokban levő vagy különböző jellegű iratokat együtt sorolja fel. Ez történhetik azért, hogy általában megkönnyítse ezeknek a lényeges iratoknak a használatát, vagy hogy a szétszóródott iratokat ily módon hozza össze. (A National Archives-ban ilyen jegyzékeket adtak ki Lincoln és Jefferson szétszóródott iratairól.) A jegyzék bevezetése szól az iratok provenienciájáról, a jegyzékelés okáról és módjáról, az iratok csoportosításáról, más iratokkal való kapcsolatukról és az esetleges kutatási korlátozásokról. A jegyzékeken belül legcélszerűbb tárgyi csoportokat kialakítani és ezen belül jegyzékeim az irategységeket legfontosabb adataikkal (írattípus, másolatok előállításának módja, kibocsátó neve, kibocsátás helye, a kibocsátó közelebbi adatai, keltezés, címzett, lapszám, jelzet). — A közös jellemzőjű irategységekről készült jegyzékek (lists of items having common attributes) tulajdonképpen a különböző helyen levő azonos típusú iratok (számadáskönyvek, naplók, leveleskönyvek, hajónaplók, beszédek stb.) egységes jegyzékelését jelenti. A bevezetés gondosan meghatározza a közös jellemzőt, s ugyanazokat a tájékoztatásokat adja, mint a másik fajta jegyzék. Az egyes iratok leírásánál lényeges a közös jellemzőtől eltérő adatok pontos feltüntetése (személy, hely, tárgy). A jegyzékeknél törekedni kell a minél tömörebb leírásra, s lehetőség szerint nagyobb egységek kialakítására. A regeszták bővebbek, mint a jegyzékek egyes tételei és minden esetben egyes iratról készülnek. Publikálásuk általában időrendben történik. A regeszta 3 részből áll: I. Keltezés, író 10 Levéltári Közlemények