Levéltári Közlemények, 39. (1968)

Levéltári Közlemények, 39. (1968) 1. - IRODALOM - Borsa Iván: T[heodore] R. Schellenberg: The management of archives. New York and London, 1965. / 141–146. o.

Irodalom 14 J mutatkozó nagy szakadékot áthidalja, nem tudta elkerülni, hogy külön fejezetben foglalkozzék a magániratok rendezésével. A legnagyobb levéltári egység itt a manuscript collection vagy manuscript group, amely háromféle lehet. Az organic collection (szerves gyűjtemény) egy személy vagy egy egyházi, oktatási, kereskedelmi vagy más intézmény működése során keletkezik. Az artificial collection (mesterséges gyűjtemény) műgyűjtők, történészek, antikváriusok által a legkülönbözőbb helyekről összegyűjtött levéltári anyag gyűjteménye. Különböző eredetű iratoknak a levéltár által egy gyűjteménybe történt egyesítésekor collection of miscellany (vegyes iratok gyűjteménye) jön létre. — Az egy szerv vagy egy személy működése során létrejött „gyűjteményt" természetesen ugyanúgy egységes egészként kell kezelni, mint a hivatalok archivál group-jainak iratait. Ha a levéltárosnak egyaránt vannak köz- és magániratai, ezeket a raktárban különítse el egymástól és az utóbbiakat érkezésük rendjében helyezze el. A gyűjtemények rendezésénél különböző szempontokat tart lehetségesnek (pl. irattípusok, korszak, méret), de különösen aláhúzza a földrajzi szempont jelentőségét. — E gyűjteményeknek sorozatokra (manuscript seríes) való tagolását ugyanúgy szükségesnek tartja, mint a köziratok archivál group-jainak esetében. A tagolásnak ugyanazt a három szempontját (eredeti rend, irattípusok,\evékenység) tartja lehetségesnek, mint a levéltári sorozatok esetében. A series-ek record iíem-ekből tevődnek össze. Egy item fizikailag különálló irategység, amely lehet egyetlen irat éppen úgy, mint az ügyvitel során együvé helyezett és együtt tartott több irat. (Az egyetlen irat neve piece.) Az item a legkisebb egység, amellyel a levéltárosnak foglalkoznia kell. Ha a levéltáros megtartja az eredeti irattári rendet, tartsa meg az item-ek rendjét is. — Az irattlpusok szerint rendezett series-ek közül leggyakoribbak a levelezők szerint csoportosított levelek. Az időrenddel szemben a levelezők szerinti rendet részesíti előnyben, illetőleg a két megoldás kombinációját oly módon, hogy a kimenő leveleket időrendbe, a bejövöket pedig levélírók szerint rendezzék. Más irattípus esetében a számszerinti, időrendi, ábécérendbe rakott és tárgyilag kialakított csoportok mellett más megoldásokat is lehetőnek tart, amelyek az iratok használhatóságát megkönnyítik. — A kötet formában megjelenő iratok elkülönített kezelése általános, s ezek rendezését leginkább típusok szerint látja megoldhatónak. — A funkcionális alapon tárgyilag rendezett series-ek esetében irattípusok szerint rendezett subseries-ek kialakítását tartja jónak. E subseries-eken belül az időrend érvényesül. — A gyűjteményeknél is a hasznavehető eredeti rend megtartását tekinti a legjobb, megoldásnak, s csak ennek hiányában kell a köziratok esetében említett megoldások valamelyikéhez fordulni. A rendezés kapcsán Sch. foglalkozik a group-ok jelzetelésével, továbbá az iratok csomagolásával (dobozolásával), az irattárolók típusaival és feliratozásával, az állványozással és az állványok típusaival, ideszámítva az állványok jelzettel való ellátását és a raktári jelzetrendszer kidolgozását az irategységek könnyebb megtalálása érdekében. A segédletkészítés (description) Sch. szerint két tevékenységet foglal magába: a levéltári egység identifikálását és lényeges tulajdonságainak felsorolását. Három szintet különböztet meg: nagy egységek (group, collection), közepesek (series) és kis egységek (record item) segédleteit. A nagy és kis egységek könnyen leírhatók. Egy szerv iratait, valamint az egyes köteteket, iratokat könnyen lehet identifikálni. Az irodalom is inkább ezekkel foglalkozott és kevesebb figyelmet fordított a series-ek leírására, pedig ezzel a közbeeső fokozattal is behatóan kell foglalkozni egy jól kiegyensúlyozott segédletkészítési program érdekében. A segédletek, összefoglaló kifejezése: finding aid. A század elején a segédletek összefoglaló neve catalog volt, ma azonban ez a cédula formában megjelenő segédletek elnevezése. Sch. néhány segédletfajtával kiemelten foglalkozik. A leltár (inventory) egy archivál group series-eit veszi számba. A series-ek egyes funkciók gyakorlásának eredményeképpen jöhetnek létre, de lehetnek irattípusok szerint csoportosítottak. Kétféle leltárt készítenek. A kevésbé fontos levéltári anyagról ún. summary inventory (összefoglaló leltár) készül, amely az egyes sorozatokat identifikálva csak azok címét közli, míg a descriptive inventory (leíró leltár), amely főleg különleges érdeklődésre számottartó értékes anyagról készül, az egyes series-eknek nemcsak a címét adja meg, hanem részletes leírást is ad róluk, ill. ha több részre tagolódnak, valamennyi alsorozatról is. A leltár bevezetéssel kezdődik, amely a következő részekből áll: A szerv hivataltörténete: Szervezési előzmények, alapítás (törvény, végrehajtási utasítás, más jogszabályok), évkor; a szerv utolsó szervezeti felépítése nagyobb részletekig lemenőén; az egész szerv, majd egyes részlegeinek funkciói. Az iratoknak egyes típusok, szervezeti egységek vagy funkciók szerint történő vizsgálata, rendszerük vagy kezelésük, más iratokkal való kapcsolatuk.