Levéltári Közlemények, 39. (1968)
Levéltári Közlemények, 39. (1968) 1. - IRODALOM - Borsa Iván: T[heodore] R. Schellenberg: The management of archives. New York and London, 1965. / 141–146. o.
142 Irodalom bizottságot küldtek ki egy nemzeti levéltári intézmény megszervezésére. Ez a törekvés azonban csak 1934-ben vezetett eredményre. Ekkor alakult meg Washingtonban a National Archives. Az egyes államok levéltári szervezetét illetően a kötet megírásakor az volt a helyzet, hogy csak 18 államnak volt önálló levéltári intézménye, 11 államban a könyvtár, 10 államban pedig más állami intézmény látta el a levéltár funkcióit. A levéltári anyag mennyisége kezdetben lassan növekedett. Ebben az első jelentős emelkedést az I. világháború okozta. A levéltári anyag növekedését az alábbiak szerint becsülik: A szövetségi kormány megalakulása és a polgárháború között (1787—1865) 100 000 köbláb A polgárháború és az első világháború között 1 500 000 köbláb Az első világháború és a gazdasági válság között 3 500 000 köbláb A gazdasági válság és a második világháború között 10 000 000 köbláb A második világháború alatt évente 2 000 000 köbláb irat keletkezett, s a növekedés azóta is tart, (1 köbláb = 0,0283 m 3 .) Az iratanyag rendezése (arrangement) terén különböző elgondolások érvényesültek. A 19. században elterjedt volt az idórendezés, de a tárgyi és földrajzi alapon történő csoportosítás — sokszor a fondkeretekre való. tekintet nélkül — is helyet kapott. A proveniencia elvének elfogadását a század első két évtizedében sok vita előzte meg, s a magániratok vonatkozásában sokáig nem fogadták el a ma már általánosan elismert elvet, amelynek alkalmazása azonban még ma sem mentes a félreértésektől. Az iratanyag tárolásánál kb. 40 éve a dobozok használata terjedt el. A segédletkészítés (description) terén kezdetben teljesen a könyvtári gyakorlat érvényesült. Az egyes iratokat úgy katalogizálták, mint a könyveket, s a katalógusokat ugyanúgy jelentették meg nyomtatásban, mint a könyvtárak. Ezenkívül regeszták (calendars) és indexek is készültek az egyes iratokról. Nagyobb egységek kollektív leírása (útmutatók, leltárak készítése) csak a jelen században indult meg. A magániratokról központi nyilvántartás elkészítését már 1865-ben felvetették. Ennek munkálatai ma a Library of Congress-ben folynak. E rövid történeti áttekintésből is látható,' hogy az Egyesült Államok levéltárügye meglehetősen hosszú utat tett meg. A helyi levéltári anyag vonatkozásában a könyvtáraknak és a történelemmel foglalkozó társaságoknak még mindig jelentős szerepük van. Ilyen körülmények között különös jelentőséget kap Sch. könyve, amely a rendezés és a segédletkészítés terén ad részletes útmutatást az amerikai levéltárosoknak és a levéltári anyagot kezelő más dolgozóknak, egyszersmind hathatós lépést tesz egyes fogalmak és módszerek tisztázása terén, hogy elősegítse ez utóbbiak általános elfogadását és szabványosítását. Az iratanyag rendezése tekintetében a következő általános iránymutatásokat adja: Mindenekelőtt meg kell vizsgálni az iratot létrehozó szerv szervezetét és funkcióit. Az iratok összességét alapos vizsgálat tárgyává kell tenni az iratanyag bármely része rendezésének megkezdése előtt, miként a paleontológus is előbb végig vizsgálja az ősállat egyes csontjait és azután rakja össze azokat. Ha lehetséges, a fondon (archivál group vagy manuscript collection) belül tárgyi sorozatokat kell létrehozni. Nagyobb mennyiségű irat rendezését célszerű előbb cédulákon megtervezni. A rendezési elvek és módszerek alkalmazásáról írt fejezetekben kibontakoznak előttünk a levéltári anyag rendszerezésének, nyilvántartásának kategóriái. Azt viszont nem tudjuk meg, hogy ezek a kategóriák mennyire tekinthetők célkitűzéseknek vagy mennyiben tükrözik az általánosan megvalósult gyakorlatot. Az önálló hatáskörű szerv iratainak összessége az archivál group (a magyar gyakorlatban: fond). A szervezetileg összefüggő intézmények archivál group-jait generál archivál group-hz vonják össze (magyar analógia: A Külügyminisztérium levéltára), a közös jellemzőjű szervek archivál group-jait viszont collective archivál group-okba csoportosítják (pl. a kongresszusi bizottságok). Nagyobb szervek általában kisebb egységekben fejtik ki tevékenységüket, s az ezek által létrehozott és külön kezelt iratok összességének neve: suhgroup (magyar megfelelője: állag). E kategóriák sok tekintetben megfelelnek a_ magyar gyakorlatban kialakult levéltárfond-állag kategóriáknak. — Az archivál series égy szerv egy meghatározott tevékenysége során létrejött és külön kezelt iratok összessége, de kialakítható szervezeti alapon és irattípusok szerint is. Az egyes series-ek egymásutánját az eredeti rend szerint, vagy strukturális alapon kell elrendezni, s ha ennek akadálya van, funkcionális alapon. Ha egyik sem ad megfelelő megoldást, akkor valami más szempont (irattípus, földrajzi vagy időrend) legyen az irányadó. Bár a szerző egyik fő törekvése, hogy a köziratok és a magániratok kezelése között
