Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Beck, Friedrich: Az NDK állami levéltárügyének új szabályozása / 159–172. o.

Az NDK állami levéltárügyének új szabályozása 169 levéltárakat is lehet létrehozni; ilyenkor ezek gyűjtőkörébe az illető központi állami szervnek alárendelt szervek, intézetek vagy üzemek levéltári megőrzésre érdemes iratanyaga is beletartozik. Záró levéltár jellegük azonban ezeknek sincs. 5. Különleges jelentőségű az új levéltári rendelet a IV. szakaszában lefektetett rendelkezések által, amelyek az iratanyagnak az államigazgatásban és a gazdaságban történő kezeléséről szólnak. Ennek a munkának a minősége közismerten döntő előfeltétele minden rendes levéltári munkának. Éppen a népgazdasági tervezés és irányítás új rendszerének érvényesítése szempontjából az iratkezelés rendkívül időszerű jelentőségét a rendelet a következőképpen határozza meg: „A szakszerű iratkezelés biztosítja az államapparátus szerveiben és intézményeiben, valamint a gazdasági életben a feladatok elvégzésére vonatkozó átfogó és naprakészen felhasználható Ínformációt és dokumentációt. Segítséget nyújt az állami vezető tevékenység állandó javításához és tökéletesítéséhez, biztosítja az iratanyag megmaradásának ellenőrzését, és lehetővé teszi az állandó áttekintést a meglevő anyag fölött." A szabályszerű iratkezelésért való felelősséget a rendelet — illetékességükön belül — kifejezetten magukra a szervekre, intézményekre és üzemekre hárítja. Kötelezi őket, hogy a keletkező iratanyagot irattári tervek és iratkezelési rendszerek alapján kezeljék, és a már nem szükséges iratanyagot az igazgatási levéltárakba beszállítsák. Az e téren hozott intézkedések támogatása érdekében a kerületi és körzeti tanácsok részére egységes irattári terveket dolgoztak és adtak ki.

25 Irattári keretterveket a szocialista gazdaság egyes területein is be lehetett vezetni. Az Állami Levéltári Igazgatóság az iratkezelésben dolgozó káderek támogatására egy különleges kézikönyvet Ís kiadott, amely számos a munkával kapcsolatos javaslatot és ösztönzést tartalmaz.

36 Az iratanyag kezelésével kapcsolatos problémák nem utolsósorban azért is különleges figyelmet igényelnek, mert az állami és gazdasági életben állandóan, fokozódó irattermelés mellett az értékmegállapítás és selejtezés feladatainak ellátása attól függ, hogy úrrá tudunk-e lenni az anyag felett. A rendelkezés V. szakaszában e munkának a levéltári összmunka keretében központi jelentőségét a következő megállapítással húzza alá: „Az iratanyag értékét annak társadalmi jelentősége határozza meg. E szempont szerint kell dönteni az iratanyag tartós vagy meghatározott ideig való megőrzéséről, ill. megsemmisítéséről." A gyakran idézett „tömegproblémát" megoldani, a levéltárakba özönlő iratanyag áradatát gátak közé szorítani, és szabályozott csatornákba vezetni ui. csak szigorú mérték alapján hozott értékítélet útján lehet. Az értékmegállapítás ugyanakkor döntő előfeltétele a jelenkor levéltári anyaga gyorsított feltárásának és értékelésének a népgazdaság, az állami irányító tevékenység és a tudományos kutatás informálása és dokumentumokkal való ellátása céljából is. Ebből a felismerésből kiindulva az Állami Levéltári Igazgatóság már 1964ben kutatócsoportot alakított, amelynek célja az értékmegállapítás és selejtezés egységes alapelveinek kidolgozása volt. A szovjet levéltárügy tapasztalatainak és a Csehszlovák és Lengyel Népköztársaság levéltárosai eredményeinek felhasználásával a kutatócsoport mélyre25 Lásd: Einheitsaktenplan für die Räte der Bezirke, Kreise, Stadtkreise und Stadtbezirke in der DDR. — Einheitsaktenplan für die Räte der kreisangehörigen Städte in der DDR. Berlin 1964. 26 B. Brachmann: Die Schriftgutverwaltung in Staat und Wirtschaft. Berlin 1965. 3 Levéltáti Közlemények