Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

144 Szűcs László Az említett három modern iratkezelési rendszer nem csak modernségével és nem csak azzal, hogy egy ugrással igyekezett megoldani az e téren mutatkozott lemaradást s nem csak kudarcában egyezik egymással. Azonosak abban is, hogy mindhárom a racionalizálás, a takarékosság jegyében született. Ez azt jelentette, hogy az abszolutizmus idején lerakott alapokon nyugvó, általánosan elterjedt iratkezelési rendszerrel szemben ezek a próbálkozások teljesen előkészítetlenül, az e kérdésekkel foglalkozó szakember-garnitúra gondolkodásának teljesen idegenül jelentkeztek. Másrészt pedig azok, akik hitelt adtak az egyébként nehézkesnek elismert iratkezelési helyzet megváltóiként jelentkezőknek, azonnal élvezni is akarták az új rendszerek gyümölcseit: takarékossági meggondolásokból nem adták meg a kellő támogatást az új iratkezelési rendszereknek, a kezelők egy részét elbocsátották, más feladatokkal bízták meg, nem adtak lehetőséget az iratkezeléssel gyakorlatban foglalkozóknak a továbbképzésére. Így az új rendszerek nem váltak, de nem is válhattak volna be. Az iratkezelés terén foglalkoztatott dolgozók, de ebben az időben még az ügyintézés terén tevékenykedő dolgozók meglehetősen alacsony szintű felkészültsége folytán is az iratok tárgymeghatározása, illetve besorolása terén adott tág lehetőségek szubjektív, félrevezető szempontok érvényesülésének nyitottak teret. Ez pedig a modern iratkezelési rendszerek legfőbb célkitűzésének, a gyors tájékozódásnak a lehetőségét vágta el. Ugyanekkor, minthogy e modern rendszereknél a tájékoztatási szempontok hathatósabb érvényesítésének érdekét hangsúlyozva, de valójában takarékossági érdekből, könyveket nem vezettek, csupán fixálatlan nyilvántartó kartonokat, nagy mértékben megnőtt az iratok elkallódásának lehetősége. Nem szolgálták jól tehát e rendszerek az. iratok biztonságos megőrzésének követelményét sem. Ha már most azt nézzük, hogy megkönnyítették-e az e korszakban is ugrásszerűen növekvő, jelentős tömegükben állandó megőrzést nem igénylő iratok kiselejtezésének lehetőségét, tagadólag kell válaszolnunk. Az iratcsoportok megtervezésénél, kialakításánál ugyanis egyáltalán nem voltak tekintettel erre, az e rendszerek esetében egyébként érvényesíthető szempontra. Ezeknek az iratkezelési rendszereknek a fő hibája mégis abból az elképzelésből származott, hogy ezekkel próbálták — mint ahogy Botár Olivér idézett szavaiból kitűnik — az ügykörök rendszerezését elérni, holott arra lett volna szükség, hogy először az intézmények, szervek hatáskörét, ügykörét határozzák meg pontosan, világosan — s erre épülhetett volna az ismertetettekhez hasonló, jó iratkezelési szisztéma.

8 A felmerült nehézségeket a régi iratkezelési szisztémák visszaállításával oldották meg. Ez történt 1932-ben a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztériumben, és ez történt 1956-ban is, amikor az 1058/1956. M. T. sz. rendelet ki8 E kérdésekről a csoportszámos iratkezelési rendszer megjavításának, hibái kiküszöbölésének a céljából a levéltári irodalomban figyelemre méltó vita folyt. Lásd: Szedő Antal: A jelenleg alkalmazott iratkezelési rendszerek vizsgálatával foglalkozó munkaközösség munkájának eddigi eredményei. Levéltári Híradó 1954. 1—2. szám 124—126. 1., Szászt András: Helyes vagy helytelen a csoportszámos iratkezelési rendszer? Levéltári Híradó 1954. 3—4. szám 107—111. 1., Vörös Károly: Helyes vagy helytelen a csoportszámos iratkezelési rendszer? Levéltári Híradó 1955. 1—2. sz. 177—179. 1.