Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

Iratkezelési problémák 145 mondta, hogy minden főhatóság maga határoz a saját és felügyelete alá tartozó szerveknél alkalmazandó iratkezelési rendszer felől.

9 Ettől a pillanattól kezdve Magyarországon tulajdonképpen egyetlen állami szerv sem foglalkozott intézményesen az iratkezelés áiltalános kérdéseivel — minthogy ilyen feladatot nem is kapott senki sem. Egyedül a levéltárak tekintették feladatuknak — hatáskör és jogszabályi felhatalmazás nélkül — a kérdés lehetőségek szerinti figyelemmel kísérését. "Ez a helyzet önkéntelenül adódott, hiszen az irattárakban kialakított iratkezelési rendszer rendkívüli módon elősegítheti, vagy nehezítheti a levéltáros munkáját. Éppen ezért — főleg a XVIII. sz. vége óta — amióta a levéltáraknak a történettudomány igényei felé tekintő arculata határozottabban kirajzolódott — a levéltárosok nagyon sokat tettek az iratanyag jobb áttekintését, a tájékoztatás igényeit szolgáló irat rendszerezési, kezelési szisztémák kidolgozása érdekében. Hatásuk félreismerhetetlen a modern iratkezelési rendszerek kidolgozásánál is — bár ezek döntően a gyakorlati élet igényeihez igazodtak. Ezeknek a hagyományoknak a jegyében végzett az Országos Levéltár Népi Demokratikus Osztálya vizsgálatokat a gyűjtőkörébe tartozó legfelső államhatalmi, igazgatási és jogszolgáltatási szerveknél. Ennek a vizsgálatnak az eredménye, ha nem is teljes, de feltétlenül jellemző képet ad az említett szerveknél kialakult iratkezelési helyzetről. Diagnózist, amely alapján bizonyos következtetéseket levonhatunk a tennivalók tekintetében is. Mindenképpen érdemes egy pillantást vetni e felmérés első eredményeire. Az 1963-ban megkezdett vizsgálódás célbavette az Országos Levéltár gyűjtőkörébe tartozó valamennyi szerv szervezetére, iratkezelési rendszerére, irattári viszonyaira, kezelői személyzetére vonatkozó adatok teljesen egységes szempontok szerinti felmérését. Ez a meglehetősen nagy munka (cca 500 szerv tartozik a levéltár gyűjtőkörébe) még nem fejeződött be, másrészt pedig olyan kérdésekre is kiterjeszkedett, amelyek a jelenlegi vizsgálódás körébe nem tartoznak. Éppen ezért, úgy gondoljuk, helyesen járunk el, ha csupán az iratkezelés terén tapasztalt helyzetre térünk ki, másrészt pedig, ha szervtípusonként csak meghatározott számú néhány szerv ilyen jellegű problémáit próbáljuk értékelni. Értékelhető adatok állnak rendelkezésünkre 14 minisztériumról, 4 minisztertanács alá rendelt egyéb országos hatáskörű szervről, 2 jogszolgáltatási szervről, 5 ipari irányító szervről, 4 közlekedési irányító szervről, 2 mezőgazdasági irányító szervről, 10 külkereskedelmi vállalatról, 2 belkereskedelmi vállalatról, 9 Az akkor kialakult helyzetről írt aggódó hangú cikket Sziszi András: Szükség van-e tárgyi csoportosításon alapuló irattározásra? címmel a Levéltári Híradó 1957. évi 1—2. számában (29—34. L).