Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 1. - Szedő Antal: A ma levéltárelmélete / 3–20. o.

Szedő Antal az egyház, mély ezen a területen is híd gyanánt szolgált középkor és ókor között. A lajstrom a lajstromozó rendszer (Registratur-System) lényege és legfőbb segédlete. Emellett a lajstromrendszer számtalan változata lehetséges. Az iratok elhelyezhetők kronologikus vagy számsorrendben-, tagolódhatnak tárgyi szempontok Vagy földrajzi ismérvek szerint. Az európai fejlődésre — mint Schellenberg rámutat — éppen az a jellemző, hogy még a legfejlettebb tárgyilag tagolt rendszerék esetlében is, bizonyos fajta lajstromot mindig megtartottak. Ugyancsak jellemző az is, hogy ennek pótlására nem vezették be a másolatok (fogalmazványok, visszatükrözött iratok) használatát. A lerakó rendszerek ezzel szemben nem regisztrálják, lajstromozzák az. iratokat. Az Egyesült Államokban, az elnök mellett működő központi hivataloknál, a függetlenség megszerzése után a fejlődés rögtön ilyen irányt vett. Kezdetiben három nagy sorozat alakult: kimenő levélek, érkező levelek és vegyes iratok. A 18. század végén, a 19. században megkezdődött az iratok további csoportosítása, már a lerakó rendszer másik jellegzetessége szerint: a funkció vagy tartalom szerint csoportosított kiáltok bizonyos rendszer: nevek, földrajzi nevek abc-rendjében vagy logikai rendszer szerint kerülnek elhelyezésre. Fontos volt e rendszer továbbfejlődésében a sökszoroisitógépek föltalálása is, mivel ezáltal kellő számú másolat állott; rendelkezésre, nogy valamennyi számbajövő tárgyi csoportba kerülhessen egy példány. Ezután ahány helyre mútiatózni kellett volna a regiisztratúrában, annyi helyet készítettek, különféle rendszerű állványokon, az egyes tárgyi iratcsoportok elhelyezésére. A lerakó rendszerék háromfélék lehetnek: 1. számrendszerek; ahol az iratokat számokkal jelöljük és a természetes számsorrendben rakjuk őket egymás mellé. Schel'lenberg ide sorolja azt a rendszert is, amikor iratcsoportokat jelölünk számoikkal és az iratcsopoitökat rakjuk le a természetes számsorrendben. Lehet többszörös számsorrendet kialakítani, főcsoport, csoport, alcsoport stb. osztásban. 2. Alfabetikus rendben lerakott anyag, mikor is »a személyek, helynevek aktáit rakjuk le ilyen rendben. Itt is lehet csoíportokat betűvel jelölni és a csoportokat alfabetikus sorrendben lerakná. A szám- és betűrendszert lehet kombinálni. 3. Végül tárgyi csoportok bizonyos logikai rendben történő lerakása is ismeretes. Ez történik a Dewey-renidszerben is, amelyik azonban Schel'lenberg szerint nem vált be (mint ezt nálunk a hasonló elképzelésen alapuló közigazgatási számrendszer kudarca is mutatta). 3. Selejtezés A selejtezés ellenőrzése a nagy vívmány, amelyet a levéltárak az utóbbi évtizedekben elértek. Ez persze a tennivalókat is szaporítja. A levéltáraknak először is részt kell venniök az úgynevezett ügykörjegyzékek szerkesztésében. Ezek leghelyesebben úgy készülnek, hogy minden (lehetőleg minél kisebb) ügyet (ill. tárgyi állapon álló irattári rendszer esetén már közvetlenül iiratcsoportot) felsorolnak és közlik iratai őrzési idejét. Ezeket az iratcsoportokat Schellenberg szerint leghelyesebb a hivatal feladatkörei szerint felsorolni. Az értékes iratokat (melyek megmaradnak) bővebben kell körülírni, az értéktelen, kiselejtezhetőt röviden. Természetesen ügykörjegyzék csak akkor készíthető, ha az iratanyag jól van csoportosítva, rendezve. Megfelelő rendezés esetén egész iratcsoportokat lehet selejtezni, hiszen egyes kiselejtezhető iratok után való