Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 1. - Szedő Antal: A ma levéltárelmélete / 3–20. o.

A ma levéltárelmélete 7 kell bevezetni, meg kell akadályozni a tömeges irattermelést. ScheUenberg azt is ajánlja, hogy minden államapparátusban legyen egy szerv, mely kizárólag az iratkezelés problémáival foglalkozik. A helyes iratkezelés fa hivatali organizáció helyességétől ás a helyes munkamódszerektől: függ elsősorban, ezért ezek a kérdések egy fórumhoz 'tartóztalak. A szerző idézi munkája elején Tocquaville-t, íaki szeritat „az adminisztráció állhatatlausága jóleső szokássá lett", senki sem törődik azzal, hogy mit csináltak előtte, nincs módszer, vagy ha van, a véletlen folytán, — nem ragaszkodnak hozzá. Ez a legfőbb veszedelem a levéltárak szempontjából. 2. Rendezés Sajátságos módon, míg nálunk a „rendezés" levéltári fogalom, és magában foglalja azt, hogy valíami rendetlen és bönne rendet kell teremteni, addig a francia clasisemiént kifejezés már csupán osztályozást, csoportosítást jelent, vagyis egy olyan munkafolyamatot, melyet az irattárban is el lehet és ott is kell elvégezni. így jelentkezik a rendezés fogalma Schellenibergnél, Endersnél és a szovjet szakirodalomban is. Ez arra int bennünket, magyar levéltárosokat, hogy mi is arra törekedjünk, hogy a rendezéssel, mint az iratcsoportosítás problémájával, elsősorban az irattárak munkájával kapcsolatban foglalkozzunk. ScheUenberg helyes megállapítása szerint a jól rendezett irattár iratcsoíportjainak elsősorban az intézmény feladatkörét kell visszatükrözni, ugyanakkor az a jó rendszer, mely az egyes ügyet az elvi szabályozásoktól, a szakfeladatokat a belső intézkedésektől és általában a fontost a jelentéktelentől is elválasztja. Az iratokat három szempont szerint lehet csoportosítani: funkciójuk, a szerv organizációja és végül tartalom szerint. ScheUenberg meglehetősen szkeptikusan ítéli meg a tárgyi, tartalmi csoportosítás lehetőségeit. Szerinte az iratot elsősorban a funkció szerint kell csoportosítani: elsősorban az egy egyénre, vagy egy eljárásra, vagy egy elvi állásfoglalásra, vagy egy rendelkezésre vonatkozó iratokat kell összehozni egy csoportba. Az így keletkezett kis iratcsoportolkat az egyes munkaterületek szerint kell nagyobb csoportokba osztani. A szervezeti elv alapján azonban általában már nemcsak nagyobb iratcsoport, hanem (mint az Egyesült Államokban) decentralizált iratkezelés, külön regisztf&itúra is jön létre. A tárgyi (pertinencia szerinti) csoportosítás elvét Schellenberg egészen nem utasítja el, sőt bizonyos fajta iratoknál előnyösnek is tartja. így pl. a belső ügyvitel iratait szerinte helyesen lehet csoportosítani pénzügyi, tervezési, személyzeti stb. csomókra. Nagyon ellenzi azonban a Dewey-féle könyvtári szisztémát követő merev, kiagyalt rendszereket. Az ilyen rendszert túl bonyolultnak és ugyanakkor pontatlannak tartja ahhoz, hogy a levéltáraikban alkalmazni lehessen. Kerülni kell az ilyen címeikben me'glmutatkozó csoportosítást, mint „általános ügyek", vagy „különféle"; ezek rendszerint az iratok „lerakásánál" elkövetett vétkeket takarják. Schellenberg ui. a csoportosításnál is igen erősen magkülönbözteti a „lajstromozó" és „lerakó" irattári rendszereket, — ez utóbbi alatt az alapelvekben már tárgyalt önmutató, lajstromozás nélküli iratkezelési rendszer jelentkezik. Természetesein a lajstromozó rendszer a régibb, már Rómában készítettek comrnentarii-kat, azaz iratokról készített fel jegyzéséket. Ezt a szokást örökölte át